Benutzerhandbuch

v.01/2024

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Persönliche Dokumente

  1. Ein Dokument hinzufügen
    Gehen Sie zum Ordner, in dem Sie ein Dokument hinzufügen möchten. Wählen Sie Neu in der Menüleiste oder Upload in diesem Menü.
  2. Ein Dokument per Drag & Drop hinzufügen
    Sie können eine oder mehrere Dateien per Drag & Drop von Ihrem Computer-Desktop in die Dokumentenliste verschieben.
  3. Ein leeres Dokument erstellen
    Gehen Sie zum Ordner, in dem Sie ein leeres Dokument (Textdatei, Tabellenkalkulation oder Präsentation) hinzufügen möchten. Das Nur-Text-Format ist praktisch für kleine Notizen. Im Menü Neu wählen Sie Erstellen, geben Sie einen Namen ein und wählen Sie das Format.
  4. Einen Kommentar hinzufügen
    Sie können einem Dokument einen Kommentar hinzufügen, um eine Idee von seinem Inhalt zu vermitteln. In einer Gruppe wird der Kommentar allen Gruppenmitgliedern angezeigt. Wählen Sie Kommentar in den Aktionen des Dokuments. Dokumente mit Kommentaren werden mit einem speziellen Icon dargestellt.
  5. Ein Dokument bearbeiten
    Um ein Dokument zu bearbeiten, müssen Sie es zunächst auf Ihren Computer herunterladen, die notwendigen Änderungen vornehmen und es möglicherweise wieder hochladen.

    Sie können dies alles vereinfachen, indem Sie eine virtuelle Festplatte oder die Online-Version-Funktion (sofern verfügbar) nutzen.

  6. Ein Dokument herunterladen
    Klicken Sie auf den Namen des Dokuments oder wählen Sie Herunterladen im Menü Aktionen des Dokuments.

    Jedes Mal, wenn das Dokument heruntergeladen wird (indem das Web-Interface oder das virtuelle Laufwerk genutzt werden), wird der Downloadzähler aktualisiert.

  7. Ein Dokument umbenennen
    Wählen Sie Umbenennen im Menü Aktionen des Dokuments.
  8. Ein Dokument duplizieren
    Wenn Sie ein Dokument erstellen müssen, das ähnlich wie ein bereits existierendes Dokument ist, wählen Sie Duplizieren in den Aktionen des bestehenden Dokuments. Sie können diese Funktion auch als manuelle Versionsverwaltung einsetzen: Bevor Sie ein Dokument bearbeiten, duplizieren Sie es und benennen Sie es dann um, indem Sie einen Hinweis auf die Version wie zum Beispiel v1, v2, etc. hinzufügen. Diese Methode kann bei Ihren persönlichen Dokumenten und Gruppendokumenten verwendet werden.
  9. Ein Dokument verschieben
    Wählen Sie Verschieben im Menü Aktionen des Dokuments. Dann wählen Sie den Zielordner aus. Das Dokument wird in den Zielordner verschoben und erscheint dann nicht mehr im bisherigen Ordner.
  10. Ein Dokument kopieren
    Wählen Sie Kopieren im Menü Aktionen des Dokuments. Dann wählen Sie den Zielordner aus. Das Dokument wird in diesen anderen Ordner kopiert und bleibt auch im bisherigen Ordner.
  11. Direkter Zugriff
    Jedes Dokument ist direkt zugänglich, indem eine spezielle URL, die Sie in eine E-Mail oder Webseite, usw. einfügen können, verwendet wird. Diese Funktion des direkten Zugriffs deaktiviert nicht die Zugriffsrechte: Nutzer müssen sich authentifizieren, um ein Dokument herunterladen zu können.

    Klicken Sie auf Aktionen neben dem Dokument, um den Zugriff auf dier URL zu erhalten.

Gruppendokumente

  1. Zugriff auf Gruppendokumente
    Wählen Sie einen Gruppennamen über die Kontextauswahl, dessen Standardwert "persönlich" ist.
  2. Standard-Zugriffsrechte
    • Alle Gruppenmitglieder können jederzeit auf Gruppenordner und -dokumente zugreifen. In anderen Worten, sie verfügen jederzeit über die Lese-Berechtigung.
    • Ein Autor eines Dokuments kann es jederzeit bearbeiten. Er kann die Bearbeiten-Berechtigung an einige oder alle Mitglieder vergeben.
    • Gruppenadministrator und Co-Administratoren können Inhalte jederzeit hinzufügen und löschen (d.h. Ordner und Dokumente). Sie können die Inhalt hinzufügen und Inhalt hinzufügen und löschen Berechtigung an einige oder alle Mitglieder vergeben. Hinweis: Die Inhalt hinzufügen-Berechtigung berechtigt außerdem zum Umbenennen von Ordnern.
  3. Autoren: Bearbeiten erlauben
    Die Dokument Bearbeiten Berechtigung ermöglicht es, seinen Inhalt, aber auch seine Meta-Informationen (Name, etc.) zu bearbeiten.
  4. Administratoren: den Mitgliedern das Hinzufügen und/oder Löschen von Dokumenten gestatten
    Gewähren Sie die Inhalt hinzufügen (d.h. Ordner und Dokumente) oder die Inhalt hinzufügen und löschen-Berechtigung. Inhalt löschen bedeutet ein jedes beliebiges Dokument löschen.

    Hinweis: Es wird empfohlen, dass der Gruppenadministrator (u.U. mit Unterstützung der Co-Administratoren der Gruppe) zuerst die Ordnerstruktur erstellt, um deren Konsistenz zu gewährleisten. Erst dann sollte er die Inhalt hinzufügen-Berechtigungen für die entsprechenden Ordner und Unterordner vergeben. Dies verhindert unter anderem, dass Gruppenmitglieder einfach ihre eigenen Ordner auf der ersten Ebene einrichten.

    Hinweis: Jeder Ordner besitzt eigene Zugriffsrechte. Sie können dieselben Berechtigungen einfach den Unterordnern zuweisen, in dem Sie Auf Unterordner anwenden anklicken. Bitte beachten Sie, dass, wenn Sie die Ordner-Berechtigungen ändern, diese nicht automatisch auf die Unterordner angewendet werden. Sie müssen gegebenenfalls auf Auf Unterordner anwenden klicken.

  5. Einem Mitglied Zugriffsrechte gewähren
    1. Klicken Sie auf Hinzufügen.
    2. Wählen Sie eine Gruppe, zu der dieses Mitglied gehört.
    3. Sie können auch nach diesem Mitglied suchen, indem Sie ihren/seinen Namen (oder Teile davon) in das Suchfeld eingeben.
    4. Wählen Sie das Zugriffsrecht, das Sie gewähren möchten, im Zugriffsrechte Pull-Down-Menü.
    5. Klicken Sie auf Hinzufügen.
    6. Das Mitglied erscheint nun in der Zugriffsrechte-Übersicht.
    Sie können auch mehrere Mitglieder auswählen.

    Sie können die Zugriffsrechte, die Sie gewährt haben, jederzeit wieder widerrufen.

  6. Zugriffsrechte allen Gruppenmitgliedern gewähren
    1. Klicken Sie auf Hinzufügen.
    2. Wählen Sie eine Gruppe.
    3. Wählen Sie das Zugriffsrecht, das Sie gewähren möchten, im Zugriffsrechte Pull-Down-Menü.
    4. Klicken Sie auf Hinzufügen.
    5. Die Gruppe erscheint nun in der Zugriffsrechte-Übersicht.
    Hinweis: Falls jemand der Gruppe zu einem späteren Zeitpunkt beitritt, erhält er automatisch dieselben Zugriffsrechte. Wenn Sie dies vermeiden möchten, gewähren Sie die Rechte den einzelnen Mitgliedern, die derzeit in der Gruppe sind.

    Dementsprechend verliert ein Mitglied, wenn es die Gruppe später einmal verlässt, die gewährten Zugriffsrechte

    Sie können die gewährten Zugriffsrechte jederzeit widerrufen.

  7. Ein Gruppendokument hinzufügen
    Beachten Sie bitte: Sie können im Gruppenordner nur Inhalte mit der Zustimmung des Administrators hinzufügen.

    Laden Sie ein neues Dokument genauso wie auf Ihrem persönlichen Arbeitsplatz hoch. Sie können ebenso einen Unterordner erstellen und Dokumente dort hochladen.

  8. Ein persönliches Objekt mit einer Gruppe austauschen
    Sie können persönliche Objekte (z.B. ein Dokument, einen Kontakt, etc.) mit einer Gruppe austauschen. Das Objekt wird dann in der Gruppe sichtbar sein, bleibt aber auch auf Ihrem persönlichen Arbeitsplatz:
    • Es gibt nur ein Objekt: Alle Änderungen, die in Ihrem persönlichen Arbeitsplatz durchgeführt werden, werden auch in der Gruppe sichtbar und umgekehrt. Dies verhindert Duplikate (was letztendlich zu unterschiedlichen Inhalten führen kann.
    • Um ein Objekt mit einer Gruppe auszutauschen, müssen Sie über die Inhalt hinzufügen-Berechtigung in dieser Gruppe verfügen.
    • Ein einzelnes Objekt kann auch mit mehreren Gruppen ausgetauscht werden.
    Wählen Sie ein persönliches Objekt und wählen Sie dann Mit Gruppen austauschen in seinen Aktionen. Klicken Sie dann auf die Austauschen-Schaltfläche. Wählen Sie dann eine Gruppe und einen Zielordner innerhalb dieser Gruppe. Wenn es sich dabei um ein Dokument handelt, erstellen Sie bei Bedarf den Zielordner.

    Wenn Sie dieses Objekt nicht mehr austauschen möchten, gehen Sie auf denselben Bildschirm und klicken Sie auf das --Symbol (Entfernen) neben dem Gruppennamen.

  9. Ein Gruppendokument mit einer anderen Gruppe austauschen
    So wie Sie ein persönliches Objekt mit einer Gruppe teilen können, können Sie auch ein Gruppenobjekt mit einer anderen Gruppe austauschen. Öffnen Sie Mit Gruppen austauschen und wählen Sie die Gruppe, in der Sie über die Inhalt hinzufügen-Berechtigung verfügen. Da der Austausch für jedes einzelne Dokument erfolgen muss, sollten Sie diese Funktion nicht zu oft einsetzen. Es ist wahrscheinlich besser, eine zusätzliche Gruppe für die gemeinsamen Daten zu erstellen als zu viele Objekte zwischen zwei Gruppen auszutauschen.
  10. Gruppenmitglieder benachrichtigen
    Wenn Sie ein Gruppendokument erstellen oder bearbeiten, können Sie eine E-Mail-Benachrichtigung an alle Gruppenmitglieder (außer an Sie selbst) senden, um sie wissen zu lassen, dass ein neues Dokument (oder eine neue Version des Dokuments) verfügbar ist. Diese Standardbenachrichtigung kann mit Ihren eigenen Kommentaren personalisiert werden. Beachten Sie bitte: Nur der Ersteller des Dokuments kann eine Benachrichtigung senden.

    Um eine Benachrichtigung zu senden, wählen Sie Per E-Mail benachrichtigen in dem Menü Aktionen des Dokuments.

Online-Editor

  1. Funktionen
    Sie benötigen keine Office-Software (Microsoft Office, OpenOffice) mehr auf Ihrem Computer, um in der Lage zu sein, Textdokumente, Tabellenkalkulationen und Vortragspräsentationen zu bearbeiten. ContactOffice enthält einen Online-Editor, der die wichtigsten Funktionen bietet.

    Dieser Editor steht zur Verfügung, wenn Ihr Administrator des ContactOffice ihn aktiviert hat (er ist standardmäßig deaktivier) und Sie über die Rechte verfügen, ein bestimmtes Dokument zu bearbeiten.

    Wählen Sie online bearbeiten aus dem Kontext-Menü eines "Office"-Dokuments. Um Ihre Änderungen zu speichern, klicken Sie auf "Speichern" im Online-Editor.

    Hinweis: Der Online-Editor wird über die Anwendung eines Drittanbieters zur Verfügung gestellt. Diese Anwendung greift dafür auf Ihre bearbeiteten Inhalte im Dokumententool zu. Der Drittanbieter übernimmt keine Garantie, dass der Service auch zukünftig verfügbar seine wird.

  2. Gemeinsames Bearbeiten
    Dokumente in einer Gruppe können durch verschiedene Personen zur selben Zeit bearbeitet werden, jeder Anwender kann dabei zu einer bestimmten Zeit einen Abschnitt bearbeiten. Änderungen, die von anderen Personen durchgeführt werden, werden in Echtzeit dargestellt. Eine Chatfunktion steht ebenfalls zur Verfügung.
  3. Beschränkungen
    Bitte beachten Sie, dass die maximale Dokumentgröße 10 MB beträgt.
    Bitte beachten Sie auch, dass Ihre Dokumente nach einer Weile nicht automatisch gespeichert werden: Sie müssen sie von Zeit zu Zeit manuell speichern.
  4. Privacy
    Der Online-Editor wird über die Anwendung eines Drittanbieters zur Verfügung gestellt. Diese Anwendung greift dafür auf Ihre bearbeiteten Inhalte im Dokumententool zu. Der Drittanbieter übernimmt keine Garantie, dass der Service auch zukünftig verfügbar seine wird.

Virtuelles Laufwerk

  1. Definition
    Das virtuelle Laufwerk ermöglicht Ihnen den direkten Zugriff auf Ihre Dokumente (ohne einen Webbrowser): die Dokumente befinden sich in einem speziellen Ordner auf Ihrem Computer, durch einen Benutzernamen und ein Passwort geschützt.

    Dieser Ordner kann wie ein Standardordner eingesetzt werden: Sie können Dateien und Unterordner hinzufügen, löschen und/oder umbenennen. Sie können eine Datei auch von einem Ordner oder einer Anwendung auf Ihrem Computer aus öffnen. Das virtuelle Laufwerk ist außerdem eine einfache Möglichkeit, um ein Backup von den auf Ihrem persönlichen Computer gespeicherten Dateien zu erstellen.

  2. Ein virtuelles Laufwerk einrichten
    Das Verfahren hängt von Ihrem Betriebssystem ab.

    Sie werden feststellen, dass das virtuelle Laufwerk aus verschiedenen Ordnern besteht:

    • Ein 'persönlicher' Ordner: Er enthält Ihre persönlichen Ordner und Dokumente
    • Ein Ordner für jede Gruppe: Jeder Ordner enthält Gruppenordner und Dokumente

    Beachten Sie bitte: Alle Dokumente müssen in einem dieser Ordner abgelegt werden: Sie können auf der obersten Verzeichnishierarchieebene keine Dokumente ablegen oder neue Ordner erstellen.

  3. Einen Webordner in Windows 10 & Vista erstellen
    1. Gehen Sie zu "Computer".
    2. Klicken Sie auf "Netzlaufwerk zuordnen" in der horizontalen Menüleiste oben.
    3. Klicken Sie ganz unten auf "Verbindung mit einer Webseite herstellen, auf der Sie Dokumente und Bilder speichern können".
    4. Klicken Sie auf "Eine benutzerdefinierte Netzwerkressource auswählen".
    5. Geben Sie die folgende URL ein: https://office.contactoffice.com/docs/BENUTZERNAME
    6. Geben Sie Ihren ContactOffice Benutzernamen (BENUTZERNAME) und das Passwort ein.
  4. Einen Webordner mit Windows 7 & 8 erstellen
    1. Gehen Sie zu "Computer".
    2. Klicken Sie auf "Netzwerkverbindung einrichten" im horizontalen Menü.
    3. Fügen Sie diesen Link in das Ordnerfeld ein: https://office.contactoffice.com/docs/BENUTZERNAME
    4. Geben Sie Ihren ContactOffice Benutzernamen (BENUTZERNAME) und das Passwort ein.
  5. Leere Ordnern in Windows
    Ein Ordner, der korrekt in der Weboberfläche angezeigt wird, kann allerdings im virtuellen Laufwerk unter Windows leer erscheinen. Dies geschieht dann, wenn der Pfad auf die Datei mehr als 256 Zeichen enthält. Der Pfad enthält zumindest den Servernamen, den Gruppennamen, die Ordnernamen und eventuell den Dateinamen.
  6. Eine virtuelle Festplatte in macOS (Mac) erstellen
    1. Gehen Sie zum Finder, öffnen Sie das 'Gehe zu' Menü und wählen Sie 'Mit Server verbinden ...' (oder "Befehltaste" + K).
    2. Geben Sie in der 'Mit Server verbinden"-Dialog Box die folgende Adresse ein: https://office.contactoffice.com/docs/BENUTZERNAME.
    3. Im nächsten Fenster, unter 'Verbinden als', wählen Sie 'Registrierter Anwender'. Unter 'Name' geben Sie Ihren ContactOffice Benutzernamen (BENUTZERNAME) und dann Ihr ContactOffice-Passwort ein. Sie können dann wählen, ob Sie die Benutzerdaten für den zukünftigen Einsatz speichern möchten. In diesem Fall achten Sie unbedingt auf Ihre Computer-Sicherheit
    4. Klicken Sie auf 'Verbinden'.
    5. Der WebDAV-Ordner erscheint unter 'Shared' in der Seitenleiste des Finder-Fensters. Er erscheint auch, wenn Sie zum Menü 'Gehe zu > Computer' wechseln.
    Es ist möglich, diesen Ordner jedes Mal automatisch zu erstellen, wenn Ihr Mac hochfährt. Zuerst müssen Sie erlauben, dass das System sich an Ihr Passwort erinnern darf. Gehen Sie dann zu 'System-Einstellungen', dann 'Benutzer & Gruppen'. Wählen Sie Ihren Benutzer aus und klicken Sie dann auf 'Anmeldeobjekte'. Ziehen Sie die virtuelle Festplatte per Drag & Drop in die Anmeldeobjekte-Liste.
  7. Ungewollte Dateien bei macOS
    Bei macOS wird beim Upload einer Datei zum Web Ordner ein Duplikat erstellt, das mit '_' beginnt. Dies liegt an der Art und Weise, wie MacOS Dateien verwaltet
  8. Eine virtuelle Festplatte auf dem iPhone oder iPad erstellen
    iOS hat keine integrierte WebDAV (das Protokoll, das für virtuelle Festplatten verwendet wird) Funktion. Mit Apps wie My WebDAV lässt sich diese Funktion allerdings ergänzen.
  9. Eine virtuelle Festplatte auf Android erstellen
    Android hat keine integrierte WebDAV (das Protokoll, das für virtuelle Festplatten verwendet wird) Funktion. Mit Apps wie WebDAV Navigator lässt sich diese Funktion allerdings ergänzen.
  10. Erstellen einer virtuellen Festplatte in Linux
    Sie können Ihr Gerät über das WebDAV-Protokoll mit Ihren ContactOffice Konto-Dokumenten verbinden.

    GNOME-Desktop-Umgebung (Nautilus-Dateimanager):
      <
    1. Öffnen Sie Ihre GNOME-Dateien/Nautilus-Dateimanager.
      2. <
    2. Gehen Sie zu Dateien > Mit Server verbinden.
      3. <
    3. Geben Sie diese URL ein: davs://office.contactoffice.com/docs/BENUTZERNAME
    KDE-Desktop-Umgebung (Dolphin-Dateimanager):
    1. Dolphin öffnen
      2. <
    2. Klicken Sie auf "Netzwerk" in der linken Spalte.
    3. Klicken Sie auf "Netzwerkordner hinzufügen"
    4. Ein Fenster erscheint und WebDAV sollte bereits ausgewählt sein. Wählen Sie es aus, falls dies nicht der Fall ist.
    5. Klicken Sie auf "Weiter".
    6. Geben Sie folgende Einstellungen ein:
      • Name: der Name, den Sie im Lesezeichen "Places" sehen möchten, z.B. ContactOffice
      • Benutzer: BENUTZERNAME
      • Server: office.contactoffice.com (ohne https:// davor oder Verzeichnisse danach)
        • <
      • Ordner: /office.contactoffice.com/docs/BENUTZERNAME.
      • >
    7. (optional) Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Icon erstellen", damit ein Lesezeichen in der Spalte Places erscheint.
    Hinweis: Wenn Sie eine andere Desktop-Umgebung/einen anderen Dateimanager verwenden, dann lesen Sie bitte in der entsprechenden Dokumentation nach, um genaue Anweisungen zu erhalten.

    Basierend auf Ihrer GNU/Linux-Umgebung müssen Sie das Paket davfs2 eventuell vorher installieren.
  11. Mögliche Probleme
    Für eine optimale Nutzung, beachten Sie folgendes:
    • Vermeiden Sie Sonderzeichen in den Ordnernamen
    • Konfigurieren Sie Ihre persönliche oder die Firewall des Netzwerkes so, dass die Verbindung zu Ihrem virtuellen Laufwerk zugelassen wird (WebDAV Protokoll auf Port 443(https): Das Senden von Daten von Ihrem Computer muss gestattet sein).
    • Je nach Abonnementtyp variieren die Verzeichnishierarchieebenen. Wenn Sie noch weitere Ebenen in Ihrem virtuellen Ordner einrichten möchten, erhalten Sie eine Fehlernachricht
  12. Verbindung trennen
    Die Verbindung zu Ihrem Web Ordner ist nur so lange aktiv, wie Ihr Computer eingeschaltet ist. Um die Verbindung manuell zu trennen, klicken Sie auf 'Mein Computer' und wählen dann 'Netzlaufwerk trennen'. Wählen Sie das Netzlaufwerk, das mit Ihrem Web Ordner übereinstimmt und klicken Sie auf 'OK'.
  13. Spezielle Dateien und Ordner
    Sie werden feststellen, dass es bestimmte Dateien und Ordner gibt, die weder umbenannt noch gelöscht werden können:
    • Der "persönliche" Ordner ist für Ihre persönlichen Dokumente.
    • Der "__TrAsH__"-Ordner ist ein Papierkorb.
    • "E-Mail-Bilder": Dieser Ordner enthält die Bilder, die Sie in Ihren E-Mails verwenden (z.B. in Ihrer Signatur).
    • Der "Web"-Ordner ist für Dokumente mit öffentlichem Zugriff
    • In einer Gruppe werden der "Wiki"-Ordner und der "Gruppen-Info"-Unterordner für die auf der Startseite dargestellten Gruppen-Infos verwendet.
    • Die calendar.ics-Datei enthält den Kalender

Ordner und Unterordner

  1. Spezielle Ordner
    Es gibt in den persönlichen Dokumenten spezielle Ordner, die weder umbenannt noch gelöscht werden können:
    • Papierkorb: Er enthält gelöschte Dokumente und Ordner; diese werden dann endgültig gelöscht, wenn der Papierkorb geleert wird.
    • Eingangsordner: Er enthält die Dokumente, die von Gruppenmitgliedern abgelegt wurden. Er wird automatisch erstellt, wenn das erste Dokument abgelegt wurde. Weitere Informationen siehe Rubrik Eingangsordner.
    • "E-Mail-Bilder": Dieser Ordner enthält die Bilder, die Sie in einer E-Mail verwenden (z.B. in Ihrer Signatur).
    • Web: Dokumente, die in diesem Ordner abgespeichert sind, sind öffentlich verfügbar, wenn diese Funktion für Ihr Profil zur Verfügung steht. Weitere Informationen siehe Rubrik "Öffentlicher Zugriff".
    Gruppendokumente verfügen ebenfalls über einen Papierkorb. Sie können auch einen Web-Ordner haben.
  2. Einen Ordner oder Unterordner erstellen
    Gehen Sie zum Ordner, für den Sie einen Unterordner erstellen möchten. Rufen Sie dessen Kontextmenü auf (klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf oder auf die drei Punkte daneben) und wählen Sie Neuer Ordner. Geben Sie einen Namen ein und drücken Sie die Return-Taste.
  3. Einen Ordner umbenennen
    Rufen Sie die Aktionen des Ordners auf und wählen Sie Umbenennen.
  4. Einen Ordner verschieben
    Sie können dies in zweierlei Art tun:
    • Wählen Sie den Ordner mit der Maus und schieben Sie ihn in den Zielordner.
    • Rufen Sie die Aktionen des Ordners auf und wählen Sie Verschieben.
  5. Einen Ordner löschen
    Vorsicht:
    • Das Löschen eines Ordners bedeutet, dass alle Dokumente, die er enthält, sowie alle Unterordner und deren Inhalte ebenfalls gelöscht werden.
    • Wird der Papierkorb geleert, können Sie die Dokumente nicht wiederherstellen. Seien Sie also vorsichtig, wenn Sie den Papierkorb leeren.
    • Anstatt Ordner zu löschen, können Sie sie auch archivieren (siehe entsprechender Hilfebereich).
    Wählen Sie den Ordner, rufen Sie dessen Aktionen auf und wählen Sie Löschen.

    Hinweis: der Ordner wird erst endgültig gelöscht, wenn der Papierkorb geleert wird. Falls Sie einen Ordner versehentlich in den Papierkorb verschoben haben, können Sie ihn von dort auch wieder zurück verschieben.

  1. Suche in Tools und Arbeitsplätzen
    Das Suchfeld befindet sich im oberen rechten Teil des Bildschirms. Geben Sie ein Wort oder seine ersten Buchstaben ein, um die Suche zu starten.

    Suche und Tools:

    • Wenn Sie ein Tool (z.B. Nachrichten) nutzen und von dort eine Suche starten, wird die Suche nur in diesem Tool ausgeführt.
    • Wenn kein Tool ausgewählt ist und Sie eine Suche starten (z.B. auf der Startseite, nachdem Sie sich eingeloggt haben), wird die Suche in allen Tools ausgeführt. Die Ergebnisliste zeigt dann für jedes Ergebnis den entsprechenden Datentyp an. Um zur Startseite zurückzukehren, klicken Sie einfach auf das Logo in der linken, oberen Ecke.
    Suche und Arbeitsplätze:
    • Wenn Ihr persönlicher Arbeitsplatz ausgewählt ist und Sie eine Suche starten (z.B. in Ihren persönlichen Dokumenten), wird die Suche auf diesem Arbeitsplatz durchgeführt.
    • Wenn eine Gruppe ausgewählt ist und Sie eine Suche starten, wird die Suche nur in dieser Gruppe durchgeführt.
    • Sie können die Suche erweitern oder eingrenzen, wenn Sie auf das Dreieck klicken, um die erweiterten Suchoptionen zu öffnen. In der Rubrik Suchen in wählen Sie Persönlich oder Überall (persönlich und Gruppen). Wenn Sie letzteres auswählen, wird dies Suche gleichzeitig in allen Gruppen durchgeführt.
  2. Erweiterte Suche
    Die meisten Tools verfügen über eine erweiterte Suche, die Suchkriterien hängen dabei vom entsprechenden Tool ab.
  3. Ergebnisse
    Die Suchergebnisse sind auf 200 Treffer begrenzt und werden nach Relevanz sortiert.
  4. Letzte Suche
    Sie können die Ergebnisse der letzten Suche anzeigen, indem Sie auf Suchergebnisse im linken Teil des Bildschirms klicken.
  5. Suchfeld-Syntax
    • wenn Sie mehrere Wörter eingeben, erhalten Sie Suchtreffer, die alle diese Wörter enthalten. Wenn Sie "OR" zwischen den Wörtern eingeben, erhalten Sie Suchtreffer, die nur eines der eingegebenen Wörter enthalten.
    • Die Suchfunktion unterscheidet zwischen Groß- und Kleinschreibung.
    • Sie können ein Sternchen (*) nach mindesten 4 Buchstaben eingeben, um nach allen Wörtern zu suchen, die mit diesen Buchstaben beginnen.
    Beispiel:
    • Urlaub Hawaii (gleich Urlaub UND Hawaii) liefert Suchtreffer, die die Wörter Urlaub und Hawaii enthalten.
    • Maui OR Hawaii liefert Suchtreffer, die die Wörter Maui oder Hawaii enthalten.
    • "Klasse Urlaub" (mit Anführungsstrichen) liefert Suchtreffer, die die Wortfolge "Klasse Urlaub" enthalten.
    • "Info*" liefert Suchtreffer, die Wörter, die mit Info beginnen (Informationen, Informativ, Informiert, etc.)
    • Virus -Computer liefert Suchtreffer, die das Wort "Virus", aber nicht das Wort "Computer" enthalten.
  6. Nach welchen Dateien wird gesucht
    Die Suchmaschine durchsucht alle Ihre persönlichen Dokumente sowie alle Gruppendokumente, auf die Sie zugreifen können. Sie durchsucht den Inhalt der folgenden Dateiformate: Microsoft Word, Excel und PowerPoint, PDF, HTML, RTF und Text.

    Hinweis: Die Suchmaschine ignoriert passwortgeschützte Dateien und OpenOffice (.odt, etc.) Dateien.

Dokumente per E-Mail senden

  1. Als Anhang senden
    Wählen Sie aus dem Dokumentenarchiv ein oder mehrere Dokumente, rufen Sie die Aktionen auf und wählen Sie Senden und dann Per E-Mail senden.
  2. Als Hyperlink senden
    Anstatt das Dokument in einer E-Mail zu versenden, können Sie es auch als Link verschicken. Der Empfänger hat dann einige Tage Zeit, das Dokument herunter zu laden, indem er auf den Link klickt. Sobald er dies tut, erhalten Sie eine entsprechende Nachricht.

    Diese Funktion ist besonders für große Dokumente geeignet, Sie können sie aber auch bei kleinen Dokumenten einsetzen.

    Beachten Sie bitte, dass diese Funktion eine individuelle Nachricht pro Empfänger versenden wird, der Empfänger sieht also nicht die anderen Empfänger.

Eingangsordner

  1. Definition
    Der Eingangsordner ist ein spezieller Ordner in Ihren persönlichen Dokumenten, in dem die Mitglieder von Gruppen, denen Sie angehören, Dokumente ablegen können. Der Eingangsordner ist wie ein Posteingang: Wenn jemand dort ein Dokument ablegt, wird es für ihn unsichtbar. Präziser ausgedrückt wird das Dokument dupliziert: Das Gruppenmitglied besitzt immer noch eine Kopie des Dokuments, eine weitere Kopie wird in Ihrem Eingangsordner erstellt. Wenn das Gruppenmitglied seine Kopie zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet, hat dies keine Auswirkungen auf Ihre Kopie - und umgekehrt.

    Jedes Mal, wenn ein Dokument abgelegt wird, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung und eine Nachricht auf der Startseite.

    Hinweis: Alle Mitglieder von Gruppen, denen Sie angehören, können jederzeit Dokumente in Ihrem Eingangsordner ablegen.

  2. Wozu dient der Eingangsordner ?
    Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Dateien direkt im Dokumententool zu erhalten und nicht nur per E-Mail.
  3. Tipps
    Falls Sie eine große Anzahl an Dokumenten in Ihrem Eingangsordner erwarten, geben Sie den Gruppenmitgliedern genaue Anweisungen zu deren Bezeichnung, damit die Dokumentenliste für Sie einfacher zu nutzen ist. Versucht darüber hinaus jemand, ein Dokument mit einem Namen abzulegen, der bereits existiert, wird dieser Vorgang zurückgewiesen.
  4. Erstellen eines Eingangsordners
    Ihr Eingangsordner wird in Ihren Dokumenten automatisch erstellt, wenn zum ersten Mal ein Dokument dort abgelegt wird. Aus diesem Grund existiert er nicht, wenn Ihr Benutzerkonto erstmalig erstellt wird.
  5. Ein Dokument ablegen
    Um ein Dokument in den Eingangsordner von einer anderen Person abzulegen, legen Sie es zunächst in Ihren persönlichen Dokumenten ab. Danach wählen Sie An einen Eingangsordner senden in dem Menü Aktionen dieses Dokuments. Im Gruppenverzeichnis klicken Sie dann auf den Namen des Empfängers.
  6. Einen Dokumenten-Absender identifizieren
    In dem Fall, dass der Absender explizit keinen Namen gewählt hat, ist es nicht immer offensichtlich, dass sich ein Dokument auf eine Gruppe bezieht. Der Absendername erscheint automatisch. Sie können außerdem eine Liste der Gruppen aufrufen, in denen Sie beide Mitglied sind, indem Sie Gemeinsame Gruppen in den Dokumenten-Aktionen auswählen.
  7. Die abgelegten Dokumente verwalten
    Die üblichen Funktionen (einschließlich Austausch mit Gruppen) finden auch auf die in Ihrem Eingangsordner abgelegten Dokumente Anwendung. Sie können sie auch in andere Ordner verschieben oder löschen.

Tags

  1. Wozu gibt es Tags?
    Tags ermöglichen es Ihnen, Ihre Daten mit Bezeichnungen wie Dringend, Wichtig, etc. oder nach Projekt, Kunde, etc. zu sortieren. In einem ersten Schritt erstellen Sie Ihre eigenen Tags.
  2. Zugriff auf die Tags
    Wählen Sie einen beliebigen Eintrag, zeigen Sie seine Aktionen an und wählen Sie Tags.
  3. Einen Tag erstellen
    Rufen Sie die Tags eines beliebigen Datensatzes auf und klicken Sie auf Hinzufügen. Geben Sie die neue Tag-Bezeichnung ein und wählen Sie eine Farbe (optional).
  4. Einen Tag bearbeiten
    Tag-Bezeichnungen können nicht bearbeitet werden, Sie können aber ihre Farben ändern.
  5. Einen Tag löschen
    Rufen Sie im linken Bereich des Bildschirms die Tag-Aktionen auf und wählen Sie Löschen.
  6. Objekt mit Tags versehen
    Wählen Sie Tags in den Aktionen des Objekts. Im Tag-Fenster markieren Sie eine oder mehrere Auswahlkästchen, je nachdem, welche(n) Tag(s) Sie setzen möchten. Sie können jederzeit weitere Tags auswählen oder Ihre Auswahl wieder zurücknehmen.

    Eine weitere Methode: Wählen Sie einen Tag links, ohne die Maustaste loszulassen und bewegen sie ihn zum Objekt (Drag & Drop). Sie können auch beim Objekt starten und dieses auf den Tag ziehen.

  7. Daten mit einem bestimmten Tag anzeigen
    Es gibt zwei Möglichkeiten, dies zu tun:
    • Klicken Sie auf einen Tag im linken Teil des Bildschirms. Falls der Tag nicht angezeigt wird, öffnen Sie ihn durch Anklicken des Dreiecks. Um zum Standardbildschirm zurückzukehren, klicken Sie auf den aktuellen Ordner (Mein Kalender, Meine Kontakte, etc.)
    • Öffnen Sie die erweiterte Suche und wählen Sie einen Tag
  8. Tags und Gruppen
    Tags gehören einer einzelnen Person und nicht einer Gruppe: Es gibt keine Gruppen-Tags. Es ist nicht ratsam, Tags bei Gruppen-Daten zu verwenden.

Dokumente löschen

  1. Ein Dokument löschen
    Markieren oder wählen Sie das Dokument aus, rufen Sie seine Aktionen auf und wählen Sie Löschen. Sie können außerdem das Dokument per Drag & Drop in den Papierkorb verschieben.

    Hinweis: das Dokument wird nur endgültig gelöscht, wenn der Papierkorb geleert wird. Falls Sie ein Dokument fälschlicherweise in den Papierkorb verschoben haben, können Sie es von dort auch wieder zurück verschieben.

  2. Eine Auswahl von Dokumenten löschen
    Achtung: Wenn der Papierkorb geleert wurde, können Sie die Dokumente nicht wiederherstellen. Seien Sie also vorsichtig, wenn Sie den Papierkorb leeren.

    Das Löschen erfolgt Ordner für Ordner. Sie müssen zuerst einen Ordner auswählen. Markieren Sie die Dokumente (oder wählen Sie sie mit der Tastatur oder der Maus aus), rufen Sie die Aktionen auf und wählen Sie Löschen. Sie können außerdem Dokumente per Drag & Drop in den Papierkorb verschieben.

    Hinweis: Dokumente werden nur endgültig gelöscht, wenn der Papierkorb geleert wird. Falls Sie Dokumente fälschlicherweise in den Papierkorb verschoben haben, können Sie sie von dort auch wieder zurück verschieben.

  3. Papierkorb leeren
    Rufen Sie die Aktionen des Papierkorbs auf und wählen Sie Papierkorb leeren.

PDF-Umwandlung

  1. Funktionen
    Um eine Datei aufrufen zu können, für die Sie nicht die notwendige Software auf Ihrem Computer installiert haben oder um einfach ein Dokument in das PDF-Format zu konvertieren, wählen Sie In PDF-Format konvertieren im Kontext-Menü dieses Dokuments.

    Die Umwandlung erfolgt in Echtzeit, die dafür benötigte Zeit hängt von der Größe und Komplexität der Datei ab. Bitte warten Sie, während die Umwandlung läuft. Danach können Sie die PDF-Datei auf Ihrem Computer speichern.

    Die folgenden Formate können umgewandelt werden: .pdf, .swf (Flash), .html, .odt, .sxw, .doc, .docx, .rtf, .wpd, .txt, .wikitext (MediaWiki), .ods, .sxc, .xls, .xlsx, .csv, .tsv, .odp, .sxi, .ppt, .pptx, .odg, .svg

Öffentlicher Zugriff

  1. Definition
    Die Standard-Zugriffsrechte ermöglichen den Austausch von Daten in Gruppen mit authentifizierten Nutzern.

    Öffentlicher Zugriff ermöglicht es Ihnen, Daten auf dem Web zu veröffentlichen: Jeder kann sie aufrufen, ohne ein Konto beim ContactOffice zu haben und ohne Authentifizierung.

    Sie müssen nur den öffentlichen Zugriff aktivieren und die URL bestimmter Daten per E-Mail, auf Ihrer Webseite, usw. mitteilen.

  2. Wozu dient der öffentliche Zugriff ?
    Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Formulare, Berichte, Studien usw. zu veröffentlichen,

    Bitte beachten Sie: Die Veröffentlichung von Inhalten, die Ihnen nicht alleine gehören, ist ungesetzlich. Sie sind im Falle eines gerichtlichen Vorgehens selbst dafür verantwortlich. ContactOffice übernimmt dabei keinerlei Haftung. Falls Sie nicht sicher sind, ob Sie die erforderlichen Rechte haben, um Dateien zu teilen oder zu veröffentlichen, sollten Sie dies auch nicht tun.

  3. Verfügbarkeit
    Standardmäßig ist der öffentliche Zugriff nicht verfügbar. Falls er verfügbar ist, erscheint Öffentlichen Ordner erstellen in den Aktionen des Stammordners (Meine Dokumente)
  4. Den öffentlichen Ordner erstellen
    1. Rufen Sie die Aktionen des Ordners auf der ersten Ebene auf: Meine Dokumente auf dem persönlichen Arbeitsplatz oder den Folder, der nach der Gruppe auf dem Gruppenarbeitsplatz benannt ist. Wählen Sie Öffentlichen Ordner erstellen. Der Name dieses Ordners lautet "web".
    2. Legen Sie dort Dokumente ab, die Sie veröffentlichen möchten.
    Öffentliche Dokumente werden mit einem speziellen Symbol angezeigt.
  5. Zugriff auf ein öffentliches Dokument
    Um die öffentliche URL eines Dokuments zu erhalten, rufen Sie dessen Aktionen auf und wählen Sie Direkter Zugriff. Die URL wird unter Öffentlicher Zugriff angezeigt.
  6. Ihre öffentliche Seite
    Die https://office.contactoffice.com/pub/docs/BENUTZERNAME/web/ Seite zeigt eine Liste aller öffentlicher Dokumente auf Ihrem persönlichen Arbeitsplatz, d.h. alle Dokumente im web Ordner.

    Dies bedeutet, dass jemand, der Ihre Login-Daten kennt, auf diese Seite zugreifen kann. Suchmaschinen können sie ebenfalls durchsuchen.

    Für eine Gruppe verwenden Sie bitte die folgende Adresse: https://office.contactoffice.com/pub/docs/group-GRUPPENNAME/web/

  7. Öffentlichen Zugriff deaktivieren
    Sie können ein öffentliches Dokument jederzeit in einen anderen Ordner verschieben oder löschen, es wird dann öffentlich nicht mehr verfügbar sein.

    Sie können aber auch den öffentlichen Ordner (sein Name ist web) in den Papierkorb verschieben und ihn löschen, wenn Sie ihn nicht mehr benötigen.

  8. Öffentlicher Zugriff und Gruppendokumente
    Das Abonnement des Gruppenadministrators legt fest, ob ein öffentlicher Zugriff für die Gruppe verfügbar ist. Wenn er verfügbar ist, erscheint Öffentlichen Ordner erstellen in den Aktionen des Stammordners. Der Gruppenadministrator, die Co-Administratoren (soweit vorhanden) und die Gruppenmitglieder, denen das Inhalte hinzufügen-Recht im Stammordern gewährt wurde, können den öffentlichen Ordner erstellen. Sie können auch Dokumente im öffentlichen Ordner ablegen.

    Sie sollten die Zugriffsrechte für den Stammordner und den öffentlichen Ordner entsprechend setzen.

Remote Server

  1. Definition
    Ein Remote Server ist ein Dokumentenserver, der WebDAV-Verbindungen (normalerweise auf Port 80 (http)/443(https)) ermöglicht. Wenn Sie einen Remote Server in ContactOffice konfigurieren, können Sie alle Ihre Dokumente auf einer einzigen Benutzeroberfläche anzeigen.

    Beachten Sie bitte: Der Remote Server legt die Zugriffsrechte (lesen, schreiben) für seine Ordner und Dokumente fest. Er legt auch den verfügbaren Speicherplatz fest.

  2. Aktionen in den Ordnern und Dateien des Remote Servers
    Ein Ordner eines Remote Servers ähnelt bei den wichtigsten Vorgängen einem normalen Ordner: Hinzufügen, Löschen, Umbenennen eines Dokuments usw. Sie können Dokumente vom RemoteServer in einen normalen Ordner kopieren oder verschieben und umgekehrt.
  3. Einen Remote Server hinzufügen
    Gehen Sie zu den Dokumenten-Einstellungen und wählen Sie Externer Speicher. Klicken Sie auf Neu und wählen Sie einen Server-Typ. Geben Sie die Verbindungseinstellungen ein:
    • Name: Dieser Name identifiziert den Server. Dieser Name hat keinerlei Verbindung mit dem tatsächlichen Namen des Remote Servers.
    • URL: Remote Server Adresse
    • Login: Ihr Benutzername für den Remote Server
    • Passwort: Ihr Passwort für den Remote Server.

    Klicken Sie dann auf Speichern. Damit werden die Einstellungen automatisch überprüft, ein Remote Server wird eingerichtet, wenn die Einstellungen korrekt sind. Falls nicht, können Sie sie bearbeiten. Falls die Daten korrekt sind, aber nicht bestätigt werden, kontaktieren Sie bitte den technischen Support des Remote Servers.

  4. Dropbox-Setup
    Wählen Sie diesen Typ, wenn Sie einen Remote Server erstellen. Die Einstellungen werden automatisch eingestellt. Sie müssen lediglich Ihren Dropbox-Benutzernamen und das Passwort eingeben.
  5. Google Drive Setup
    Wählen Sie diesen Typ, wenn Sie einen neuen Remote Server erstellen. Die Einstellungen werden automatisch eingestellt. Sie müssen lediglich Ihren Google Drive-Benutzernamen und das Passwort eingeben.
  6. Einen Remote Server bearbeiten
    Klicken Sie auf Bearbeiten neben dem Remote Server, danach bearbeiten Sie die Einstellungen und klicken dann auf Speichern.

    Beachten Sie bitte: Falls Sie den Namen des Remote Servers bearbeiten, werden die Änderungen wirksam, wenn Sie sich das nächste Mal einloggen.

  7. Remote Server und Nachrichten
    Bei den Nachrichten können Sie:
    • Einen Anhang auf einem Remote Server auswählen
    • Einen Anhang auf einem Remote Server abspeichern
  8. Einen Remote Server deaktivieren
    Sie können einen Remote Server deaktivieren, ohne ihn zu löschen.
  9. Einen Remote Server löschen
    Rufen Sie die Aktionen des Remote Servers auf und wählen Sie Löschen. Dies hat natürlich keine Auswirkungen auf die auf diesem Server gespeicherten Daten.
 

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