Manual del usuario

v.01/2024

Mensajes Mensajes Calendario Calendario Contactos Contactos Documentos Documentos Mensajería instantánea IM SMS SMS Fax Fax Grupos Grupos

Contactos personales

  1. Agregar un contacto
    Hacer clic en Nuevo. Introducir todos los datos deseados y hacer clic en Guardar.
  2. Modificar un contacto
    Exhibir detalles de contacto y haga clic en Modificar
  3. Foto
    Usted puede agregar una foto. La mayoria de los formatos han sido aceptados: GIF, JPEG, BMP, PNG, TIFF and RAW. Se redimensiona automáticamente la foto.
  4. Cumpleaños
    Si ingresa la fecha de nacimiento de un contacto personal, se creará automáticamente un evento repetitivo en su calendario durante 25 años a partir de hoy.
  5. Mapa
    Exhibe los detalles de contacto y haga clic en Mapa. Esta función solo sera disponible si usted entro una dirección (privada o profesional) para este contacto.
  6. Añadir un comentario
    Podrá añadir un comentario a un Contacto. Los comentarios en un contacto de grupo serán visibles por todos los miembros del grupo.

    Seleccione Comentario en las Acciones de un Contacto. Los Contactos que contengan un comentario se señalan por un pictograma.

  7. Adjuntar un documento
    Es posible adjuntar (o vincular) un Documento a un Contacto. Por ejemplo, puede adjuntar su CV a una persona.

    Añadir los detalles del Contacto y haga clic en la pestaña Archivos adjuntos. A continuación, seleccione un Documento

    Nota: Si el evento es compartido, puede dar los derechos de acceso necesarios al Documento.

    Una vez que el documento ha sido adjuntado, podrá acceder fácilmente a los detalles del mismo. También podrá romper el enlace después, en caso necesario.

Libro de direcciones de grupo

  1. Acceso a los contactos de grupo
    Seleccione el nombre del grupo en el selector de entorno cuyo valor por defecto es "Privado".
  2. Derechos de acceso por defecto
    • Ver contactos: todos los miembros del grupo (no puede ser cambiado).
    • Modificar contactos: creador de contacto (no puede ser cambiado).
    • Agregar contactos: administrador de grupo (no puede ser cambiado)
    • Suprimir contactos: administrador de grupo (no puede ser cambiado).
  3. Creadores: autorizar la modificación
    El derecho de Modificación de un contacto permitirá a los miembros seleccionados actualizar al contacto. Esto se realiza contacto a contacto.
  4. Administradores: autorizar la adición y/o la supresión de contenido
    Conceder el derecho de Añadir contenido (de los contactos) o Añadir y suprimir contenido. El derecho de supresión se extiende al conjunto de los contactos del grupo.
  5. Dar derechos de acceso a un miembro
    1. Haga clic en Añadir.
    2. Seleccione un grupo al que pertenezca este miembro.
    3. Eventualmente, buscar a este miembro introduciendo su nombre (o una parte del mismo) en el campo de búsqueda.
    4. Seleccione el derecho de acceso que desee atribuir en el menú desplegable Derecho de acceso.
    5. Haga clic en Añadir.
    6. El miembro aparecerá en adelante en el resumen de los derechos.
    Podrá seleccionar a varios miembros a la vez.

    En cualquier momento, podrá retirar los derechos de acceso acordados.

  6. Dar derechos de acceso a todos los miembros
    1. Haga clic en Añadir.
    2. Seleccione un grupo.
    3. Seleccione el derecho de acceso que desee atribuir en el menú desplegable Derecho de acceso.
    4. Haga clic en Añadir.
    5. El miembro aparecerá en adelante en el resumen de los derechos.
    Nota: Si alguien se añadiese al grupo con posterioridad se beneficiará automáticamente de los derechos de acceso atribuidos de esta forma. Si desea evitar esta situación, atribuya derechos a los miembros actuales individualmente.

    De este modo, si un miembro actual deja el grupo posteriormente, ya no se beneficiará de los derechos de acceso.

    Usted podrá retirar en cualquier momento los derechos de acceso acordados.

  7. Agregar un contacto de grupo
    Nota: Usted puede agregar contenido solo si el administrador de grupo le ha permitido de hacerlo.

    Agregar un nuevo contacto como usted lo hace en su entorno privado.

  8. Compartir datos privados con un grupo
    Nota: Para utilizar esta característica, el administrador del grupo debe haber permitido que usted agregue documentos en la carpeta raíz de los documentos del grupo (primer nivel de la carpeta).

    Si el documento esta yá en sus documentos privados, usted puede compartir lo con el grupo. Vaya a sus documentos privados y seleccione Compartir con grupos en el Acciones menú del documento.

  9. Compartir un dato de grupo con otro grupo
    Al igual que al compartir un dato privado con un grupo, también es posible compartir un dato que ya figure en un grupo, con otro. En Compartir con grupos, basta con seleccionar otro grupo en el que se tenga el derecho de Añadir contenido.

    Como el hecho de compartir se realiza dato a dato, esta funcionalidad debería tener un empleo excepcional. Si usted debe hacerlo demasiado a menudo, puede crear un grupo suplementario en el que colocar los datos comunes.

Suprimir contactos

  1. Suprimir un contacto
    Ir a Acciones de un Contacto y seleccione Suprimir.
  2. Suprima una selección de contactos
    Marque los contactos a suprimir, ir a Acciones y seleccione Suprimir.
  3. Vaciar el libro de direcciones
    Esta operación eliminará todos los contactos del cuaderno de direcciones. Marque la casilla que figura en lo alto de la lista, a la izquierda de Nuevo y después haga clic en Eliminar en las Acciones.

Mensajería

  1. Enviar un correo electrónico
    Haga clic en una de las direcciones de correo electrónico de contactos.
  2. Enviar un SMS
    Haga clic en el numero de teléfono movíl.

    Nota: Le consejamos de firmar sus mensajes SMS para que los recipientes sepan de donde viene el mensaje.

  3. Enviar un fax
    Haga clic en el numero de fax del contacto.

    Si usted no puede hacer clic en el numero, verifique que eso era codificado en un formato internacional. Verifique que el numero se entro en un campo fax. Modifique el menu y pongalo en 'fax' si necesario.

  1. Búsqueda en las herramientas y entornos
    En la parte superior derecha de la pantalla, aparece un campo de búsqueda. Para realizar una búsqueda, introduzca una palabra o el inicio de una palabra.

    La búsqueda puede efectuarse en diferentes herramientas:

    • Si se realiza cuando una herramienta está activa, (los Mensajes por ejemplo), la búsqueda se realizará en los datos de esta herramienta.
    • Si ninguna estuviese activa (sería el caso de la página de inicio, justo después de la conexión), entonces se efectuará en todas las herramientas. La lista de resultados precisará de qué tipo de datos se trata. Para volver a la página de inicio, haga clic en el logo en la parte superior izquierda.
    La búsqueda se puede efectuar también en diferentes entornos:
    • Si se realiza desde el privado (Documentos privados por ejemplo) se realizará en ese entorno.
    • Si se realiza en un grupo, la búsqueda solo se hará en dicho grupo.
    • Usted puede ampliar o restringir la búsqueda haciendo clic en el triángulo para que aparezca la pantalla de búsqueda avanzada. En la sección Buscar en, seleccione Privado o Privado + Grupos. En este último caso, la búsqueda se extenderá al conjunto de grupos.
  2. Búsqueda avanzada
    La mayoría de herramientas están provistas de búsqueda avanzada. Los criterios propuestos están adaptados a las diferentes herramientas.
  3. Sintaxis en el campo de la búsqueda
    • Si usted introduce varias palabras, la búsqueda le reenviará los datos que contienen todas esas palabras. Si introduce "OR" entre las palabras, la búsqueda devolverá los datos que contengan una de las palabras.
    • La búsqueda no hace diferencia entre mayúsculas y minúsculas
    • Puede añadir una estrella (*) detrás de al menos 4 caracteres para representar todas las palabras que comiencen por dichos caracteres.
    Ejemplos:
    • vacaciones Hawaii (equivalente a vacaciones Y Hawaii) reenviará los datos que contengan las palabras vacaciones y Hawaii.
    • Maui OR Hawaii reenviará los datos que contengan las palabras Maui o Hawaii.
    • "super vacaciones" (con las comillas) reenviará los datos que contengan la expresión "super vacaciones".
    • "info*" reenviará los datos que contengan palabras que comiencen por info (informática, informático, informaciones, etc.).
    • virus-ordenador reenviará los datos que contengan la palabra "virus", pero no la palabra "ordenador".
  4. Visualización de los resultados
    Los resultados están limitados a 200 y se muestran por orden de pertinencia.
  5. Ultima búsqueda
    Puede mostrar los resultados de la ultima búsqueda pulsando en Resultados de la búsqueda en la parte izquierda de la pantalla.

Imprimir

  1. Impresión de un contacto
    Ir a Acciones de un Contacto y seleccione Imprimir.
  2. Impresión de una selección de contactos
    Seleccione los Contactos, vaya a Acciones de un Contacto y seleccione Imprimir.

    Marque la casilla superior para imprimir todos los Contactos.

Etiquetas

  1. ¿Para qué sirven las etiquetas?
    Las etiquetas permiten organizar sus datos en función de etiquetas como por ejemplo, Urgente, Importante, etc. y/o según los proyectos, clientes, etc. La primera etapa consiste en crear sus propias etiquetas.
  2. Acceso a los etiquetas
    Seleccione cualquier dato, visualice sus Acciones y seleccione Etiquetas.
  3. Crear una etiqueta
    Ver las etiquetas de un determinado dato y hacer clic en Adjuntar. Introduzca un nombre y elija eventualmente un color para esa etiqueta.
  4. Modificar una etiqueta
    Los nombres de las etiquetas no pueden ser modificados una vez que han sido creados. Sin embargo, es posible modificar su color.
  5. Eliminar una etiqueta
    En la parte izquierda de la pantalla, vaya a Acciones de la etiqueta y seleccione Suprimir.
  6. Atribuir una etiqueta a un dato
    Seleccione Etiquetas en lasAcciones del dato. En la ventana de las etiquetas, marque una o varias casillas, según las etiquetas que desee atribuir. A continuación podrá atribuir otras etiquetas o retirarlas.

    Otro método: seleccione una etiqueta a la izquierda sin soltar el botón del ratón y desplace la etiqueta hacia el dato que desee (arrastrar-soltar). También podrá partir del dato y depositarlo sobre la etiqueta.

  7. Mostrar los datos con una determinada etiqueta
    Existen dos posibilidades:
    • Clic sobre una etiqueta en la parte izquierda de la pantalla. Si la lista de etiquetas no aparece, ábrala clicando sobre el triángulo.

      Para volver a la vista normal, haga clic en la carpeta en la que esté (Mi calendario, Mis contactos, etc. según la herramienta.

    • Abra la búsqueda avanzada y seleccione un etiqueta.
  8. Etiquetas y grupos
    Las etiquetas son propias de una persona y no de un grupo: no existen etiquetas de grupo. No se recomienda usar las etiquetas en los datos de grupo.

  1. Funcionalidades
    Sincronice las aplicaciones de su smartphone (iPhone, iPad, Android, etc.) con los Mensajes, Calendarios y Contactos de ContactOffice. Acceda a los datos de ContactOffice directamente en las aplicaciones del teléfono (por ejemplo: la aplicación Calendario del iPhone) y sincronice.

    Podrá sincronizar varios dispositivos y ContactOffice actuará como servidor de sincronización.

    Si ocurriese un problema durante alguna sincronización (pérdida de red, teléfono descargado, etc.), la siguiente sincronización considerará que los datos actualizados figuran en ContactOffice.

    Por último, esta sincronización conserva los datos que ya estén en su teléfono.

  2. Datos locales y datos de servidor
    Los datos presentes en su dispositivo móvil siempre permanecerán en este. Los datos presentes en ContactOffice se añadirán en una "capa" diferente: si desactiva la sincronización con dispositivos móviles, esta capa desaparecerá.

    Su dispositivo necesita saber dónde se han almacenado los datos que usted cree: en el dispositivo o en ContactOffice. Para calendario y contactos, asegúrese de seleccionar su cuenta de ContactOffice en las aplicaciones respectivas.
  3. iPhone/iPad
    1. Asegúrese de que dispone de una conexión estable y rápida.
    2. Vaya a "Ajustes" en su aparato.
    3. Pulse en 'Mail', 'Contactos' o 'Calendario'.
    4. Pulse en "Cuentas" y después en "Añadir una cuenta".
    5. Pulse en 'Exchange'.
    6. Introduzca los datos de conexión en ContactOffice:
      • Dirección: su dirección correo electrónico en ContactOffice
      • Contraseña: su contraseña por ContactOffice
      • Descripción: introduzca 'ContactOffice'
    7. Pulse "Siguiente":
      • Nombre del servidor: office.contactoffice.com
      • Nombre del usuario: NOMBRE DE USUARIO (su identificador por ContactOffice)
    8. Pulse en "Siguiente" y su dispositivo comprobará la configuración. En general, sincronizará 5 tipos de datos (Mail, Contactos, Calendario, Recordatorios y Notas). Desactive los Recordatorios y Notas porque ContactOffice no los maneja. Desactive otras herramientas si lo desea.
      A continuación pulse en "Grabar"
      Note: al final de esta etapa, los datos comenzaran a ser descargados. La duración de la primera sincronización dependerá naturalmente del número de datos.
    9. Por defecto, su aparato sincroniza los correos para los últimos 7 días. Puede modificar este periodo en 'Ajustes' > 'Mail' > La descripción de la cuenta que haya elegido > 'Emails a sincronizar'
    Nota: ayuda para iOS 10.
  4. Android (Samsung, etc.)
    Dada la gran variedad de versiones de Android, no es posible ofrecer una guía detallada para cada una de ellas.

    En general:

    1. Asegúrese de que dispone de una conexión estable y rápida.
    2. Vaya a los "Parámetros" de su dispositivo.
    3. Vaya a la pestaña 'Cuentas' y pulse en 'Cuentas' por encima de 'Mis cuentas'.
    4. A continuación pulse en 'Añadir cuenta'.
    5. Pulse en 'Microsoft Exchange ActiveSync'.
    6. Introduzca los datos de conexión en ContactOffice, probablemente a través de la 'Configuración manual':
      • Dirección correo electrónico: su dirección correo electrónico ContactOffice
      • Identificador: NOMBRE DE USUARIO
      • Contraseña: su contraseña ContactOffice
      • Servidor: office.contactoffice.com
      • TLS/SSL: sí
    7. Su dispositivo está intentando conectarse al servidor.
      Atención, pueden pasar unos minutos hasta que los datos sean visibles.
    8. Adapte los parámetros a su gusto.
    9. De un nombre a su conexión y a continuación pulse en 'Terminado'.
    10. La sincronización de los datos se inicia.
      Si no es así, vuelva a las etapas 2 y 3 y a continuación pulse en 'Sincronizar todos'.
      La duración de la primera sincronización dependerá, obviamente, del número de datos.
  5. Otros
    Todos los aparatos y programas capaces de sincronizarse con un servidor Exchange (protocolo ActiveSync) pueden sincronizarse con ContactOffice:Indique como parámetros sus identificadores (NOMBRE DE USUARIO) y contraseña ContactOffice, su dirección de correo electrónico y nombre del servidor: office.contactoffice.com. Opte preferentemente por una conexión segura.

Sincronización con Outlook

  1. Funcionalidades
    Outlook (>= 2013) se sincroniza directamente con ContactOffice.

    La sincronización con Outlook afecta a la mensajería, contactos y calendario. Los datos que figuren en ContactOffice aparecerán en Outlook pero en una cuenta separada. Los datos ya presentes en Outlook no aparecerán en ContactOffice, excepto si son importados a ContactOffice.

    Nota: Outlook se desconectará del servidor si ocurriese algún problema durante alguna sincronización. Para volver a conectarse al servidor, seleccione la pestaña "Enviar/Recibir" y haga clic dos veces en el botón "Fuera de conexión".

  2. Configuración
    1. Seleccione la pestaña "Archivo"
    2. En la columna de la izquierda, seleccione "Información" si no está ya seleccionada y a continuación haga clic en el botón "Añadir una cuenta".
    3. Seleccione "Configuración manual o tipos de servidores complementarios". Haga clic en "Siguiente"
    4. Seleccione "Servicio compatible Outlook.com o Exchange ActiveSync". Haga clic en "Siguiente"
    5. Indique su nombre, dirección de correo electrónico, servidor de mensajería (office.contactoffice.com), nombre de usuario (NOMBRE DE USUARIO) y contraseña ContactOffice. Haga clic en "Siguiente".
    6. Haga clic en "Finalizar".

Sincronización a través de CardDAV

  1. En lugar de ello, utilice la sincronización
    Si su abono y su dispositivo (ordenador, smartphone, tablet) permiten la sincronización, utilícela preferentemente. La configuración es más simple, se efectúa de una sola vez para la totalidad de las herramientas y es más consistente. Sin embargo, contrariamente al protocolo explicado en la sección de ayuda, no gestiona los datos de los miembros ni de los grupos.
  2. Funcionalidades
    Los contactos se pueden sincronizar con un programa compatible con CardDAV.
  3. Limitaciones
    La sincronización entre diferentes programas implica limitaciones:
    • Si utiliza los contactos al mismo tiempo en ContactOffice y en uno o varios programas: actualice los contactos en el programa antes de aportar modificaciones desde éste, ya que en caso contrario las modificaciones efectuadas en ContactOffice se perderían.
  4. Programas compatibles
    Nota: Microsoft Outlook no ofrece funcionalidades CardDAV.
  5. Configuración del programa
    La configuración variará según el programa.

    Cuaderno de direcciones Apple

    1. En el menú "Cuaderno de direcciones" seleccione "Preferencias".
    2. Seleccione la pestaña "Cuentas".
    3. Haga clic en el "+" en la parte baja de la ventana. En la ventana que aparecerá asegúrese de que el tipo de cuenta seleccionado sea "CardDAV". Introduzca su identificador (NOMBRE DE USUARIO), contraseña ContactOffice y la dirección de su cuaderno de direcciones: https://office.contactoffice.com.
      Si eso no funciona, indique: https://office.contactoffice.com/dav/NOMBRE DE USUARIO/privado/contactos.

    iPhone/iPad

    1. En "Ajustes" seleccione "Contactos", a continuación "Añadir una cuenta, seleccione "Otro" y después, "Añadir una cuenta CardDAV".
    2. Indique https://office.contactoffice.com en el campo "Servidor".
      Si eso no funciona, indique: https://office.contactoffice.com/dav/NOMBRE DE USUARIO/privado/contactos
    3. Introduzca sus identificadores (NOMBRE DE USUARIO) y contraseña ContactOffice en los dos campos siguientes.
  6. Libro de direcciones de grupo
    Para acceder al cuaderno de direcciones de un grupo, utilice la dirección https://office.contactoffice.com/dav/groups/NOMBRE_DEL_GRUPO/_addbooks_/contacts. Atención, el NOMBRE_DEL_GRUPO es sensible a la rotura: respete las mayúsculas y minúsculas.
    Utilice la siguiente dirección en los iPhones y iPads de Apple (a partir de iOS 13): https://office.contactoffice.com/dav/principals/groups/NOMBRE_DEL_GRUPO

Enlaces Skype

  1. Funcionalidades
    Skype es un programa de telefonía por Internet. Permite llamar gratis a otros usuarios Skype. La funcionalidad Skype Out del mismo programa permite llamar a teléfonos fijos o móviles por un precio inferior a los de las operadoras de telecomunicación tradicionales.

    Si activa los enlaces Skype del agenda de ContactOffice, podrá:

    • Llamar con un solo clic los contactos privados o de grupos por los cuales una dirección de mensajería instantánea de tipo Skype fue introducida
    • Llamar con un solo clic los contactos privados o de grupos en sus números de teléfono tradicionales vía Skype Out.
    Para mas información acerca de Skype y Skype Out, ir al sitio de Skype.
  2. Activar los enlaces Skype
    Por defecto, los enlaces Skype estan desactivados. Ir en las Ajustes del Contactos y marque la casilla en frente de SkypeOut.

Importación - Exportación

  1. Importar
    Antes de importar, seleccione un entorno (privado o de grupo). Haga clic en Importar en la barra de menu y elija un formato de fichero: Outlook, Google, vCard, LDIF o .csv.

    La ventana de importación exhibe cuantos contactos usted puede importar.

  2. Exportar
    Vaya en un libro de direcciones (Privado o de grupo), haga clic en Exportar y elija un formato: vCard, CSV o PDF.

    Para exportar un solo contacto, exhiba los detalles de contacto y haga clic en Exportar vCard.

Ajustes

  1. Acceso a los Parámetros
    Puede acceder a los Parámetros de varias maneras:
    • Cuando esté en una herramienta, haga clic en el botón "..." en las Acciones y elija Parámetros.
    • Haga clic en su nombre en la parte superior derecha de la pantalla para que aparezca el menú y elija Parámetros.
    • En el menú horizontal de las herramientas, elija el icono de los Parámetros.
  2. Orden de visualización
    Por defecto, los Contactos se visualizan de la siguiente forma: Nombre - Apellido. Puede modificar el orden a Apellido - Nombre.

    Este orden será de aplicación en todas las ventanas, mostrando una lista de personas (herramienta Contactos, adición de participantes a una reunión, derechos de acceso, etc.).

 

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