Manuel de l'utilisateur

v.01/2024

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Calendrier personnel

  1. Ajouter un événement
    Dans le menu Nouveau, sélectionnez Événement ou cliquez dans la tranche horaire souhaitée.

    Les événements ont une durée par défaut. Vous pouvez modifier celle-ci dans les Paramètres.

  2. Ajouter un événement s'étendant sur toute une journée
    Dans le menu Nouveau, sélectionnez Événement ou cliquez dans la tranche horaire souhaitée. Cochez ensuite la case (journée). L'événement apparaît en haut de la page.
  3. Accéder aux détails d'un événement
    Trois possibilités vous sont proposées:
    • Cliquez sur l'événement puis cliquez sur Modifier dans la bulle qui apparaît.
    • Double-cliquez sur l'événement avec le bouton gauche de la souris
    • Cliquez avec le bouton droit de la souris pour faire apparaître les Actions et choisissez Ouvrir
  4. Dupliquer un événement
    Si vous devez créer un événement semblable à un événement existant, sélectionnez Dupliquer dans les Actions de l'existant, effectuez les modifications nécessaires et cliquez sur Sauver pour créer le nouvel événement.

    Si vous devez créer beaucoup d'événements semblables, il est peut-être plus simple d'utiliser Périodicité.

  5. Répéter un événement
    Certains événements se répètent selon un rythme déterminé, comme les anniversaires, certaines réunions, une activité sportive, etc. Plutôt que de créer à chaque fois un nouvel événement, il suffit de créer un seul événement et de définir la règle de répétition.

    Dans les détails d'un événement, cochez la case Périodicité: Activer pour choisir les options de répétition.

    Cette opération créera une série d'événements. Vous pourrez, selon les cas, agir sur un événement donné ou sur la totalité de la série. Par exemple, si vous créez une réunion hebdomadaire, il y aura certainement des semaines où l'horaire sera modifié en raison des circonstances et d'autres semaines où la réunion n'aura pas lieu du tout (vacances, etc.). Vous pourrez créer ces exceptions sans perturber la série. Dans l'exemple envisagé, supprimez simplement les événements concernés. Lors de chaque action (modification, suppression), il vous sera demandé si elle doit porter sur l'événement sélectionné ou sur la totalité de la série.

    Si la série ne comporte plus que des exceptions, il est conseillé d'utiliser plutôt la fonction de duplication.

    NB: Lorsque vous choisissez Jamais à la section Plage (soit un événement répété indéfiniment), 20 instances sont en réalité créées afin de ne pas remplir votre calendrier.

    Si vous désactivez la périodicité, tous les événements (y compris le premier) seront supprimés.

  6. Attribuer une couleur à un événement
    Différentes couleurs de fond sont disponibles pour les événements. Lors de la création ou de la modification d'un événement, sélectionnez la couleur souhaitée en regard de Couleur.

    Les couleurs vous sont propres: vous pouvez attribuer une couleur à une réunion, mais cette couleur ne sera d'application que dans votre calendrier.

  7. Disponibilité
    Les états de disponibilité sont standardisés; vous les trouverez également dans des logiciels tels que Microsoft Outlook.
    • Occupé: C'est l'état par défaut des événements normaux, ce qui signifie que vous êtes effectivement occupé par cet événement.
    • Libre: Cet état signifie que vous êtes toujours disponible, malgré l'existence de l'événement. Par exemple, vous avez créé un événement pour vous rappeler qu'une livraison est attendue entre 14 et 16h, mais cela ne vous empêche pas de faire autre chose en attendant. "Libre" est l'état par défaut pour tous les événements de type "journée", parce que vous êtes au bureau même si c'est l'anniversaire de Didier (et même si c'est le vôtre).
    • Provisoire: Cet état désigne les invitations non-confirmées dans votre calendrier. Les invitations à des réunions qui n'ont pas encore été traitées (c'est-à-dire acceptées ou refusées) ont ce statut. Si vous les acceptez, elles passeront au statut "Occupé". De manière générale, utilisez cet état pour qualifier des événements qui ne sont pas encore certains.
    • Absent du bureau: Ce statut indique que vous ne pouvez pas accepter d'événements car vous êtes absent du bureau, pour raisons professionnelles ou personnelles. Si vous voulez un jour de congé pour votre anniversaire, créez un événement de type journée et sélectionnez ce statut, au lieu du statut par défaut ("Libre", comme expliqué plus haut).
    Vous pouvez changer l'indication de disponibilité d'un événement en affichant ses détails. Toutefois, il n'est pas possible de modifier la disponibilité des événements provenant de calendriers externes.
  8. Visibilité
    Par défaut, vos événements sont visibles sous forme de plages occupées par les membres des groupes auxquels vous appartenez. Cela facilite le partage des emplois du temps dans le groupe, ainsi que l’organisation de réunions et de sondages. Par défaut, la confidentialité est dès lors positionnée à Visible.

    Il est possible de masquer complètement l’existence d’un événement à certains ou à tous les membres de vos groupes :
    • En choisissant Visible à certains membres, l’événement apparaîtra sous forme de plage occupée uniquement aux membres disposant d’un droit de lecture dans votre calendrier. Cette possibilité vous permet de signaler à votre assistant(e) que vous êtes occupé(e) sans lui renseigner la nature de votre activité.
    • En choisissant Invisible, l’événement devient complètement invisible à tous sans exception.
  9. Nombre maximal par créneau horaire
    Jusqu'à 5 événements peuvent être affichés dans le même créneau horaire.

Partage du calendrier personnel

  1. Afficher les droits d'accès de votre Calendrier
    Dans les Actions de Mon calendrier, sélectionnez Droits d'accès.
  2. Droits par défaut
    • Voir les événements: tous les membres du groupe voient toujours les plages horaires occupées dans votre calendrier (non modifiable). Vous pouvez masquer complètement un événement donné en créant un événement privé.
    • Voir les détails de vos événements: vous seul (modifiable).
    • Modifier votre calendrier (ajout, modification et suppression d'événements): vous seul (modifiable).
  3. Modifier les droits d'accès dans votre calendrier
    Pour autoriser un membre à voir les détails de vos événements, donnez-lui le droit de Lecture.

    Pour autoriser un membre à modifier votre calendrier (c'est-à-dire : ajouter, supprimer et modifier n'importe quel événement), donnez-lui le droit de Lecture et écriture. N'accordez donc pas ce droit à la légère.

  4. Donner des droits d'accès à un membre
    1. Cliquez sur Ajouter.
    2. Sélectionnez un groupe auquel ce membre appartient.
    3. Cherchez éventuellement ce membre en entrant son nom (ou une partie de celui-ci) dans le champ de recherche.
    4. Sélectionnez le droit d'accès que vous souhaitez attribuer dans le menu déroulant Droit d'accès.
    5. Cliquez sur Ajouter.
    6. Le membre apparaît désormais dans le résumé des droits.
    Vous pouvez sélectionner plusieurs membres à la fois.

    Vous pouvez à tout moment retirer les droits d'accès accordés.

  5. Donner des droits d'accès à tous les membres
    1. Cliquez sur Ajouter.
    2. Sélectionnez un groupe.
    3. Sélectionnez le droit d'accès que vous souhaitez attribuer dans le menu déroulant Droit d'accès.
    4. Cliquez sur Ajouter.
    5. Le groupe apparaît désormais dans le résumé des droits.
    NB: Si quelqu'un rejoint le groupe ultérieurement, il bénéficiera automatiquement des droits d'accès attribués de cette manière. Si vous souhaitez éviter ce comportement, attribuez alors des droits aux membres actuels individuellement.

    De même, si un membre actuel quitte le groupe ultérieurement, il ne bénéficiera plus des droits d'accès.

    Vous pouvez à tout moment retirer les droits d'accès accordés.

Autres calendriers

  1. Fonctionnalités
    Vous disposez vous-même d'un seul calendrier mais pouvez accéder à d'autres calendriers:
    • Calendrier d'un membre de groupe
    • Calendrier d'un groupe
    • Calendrier externe
    Vous pouvez en outre superposer ces autres calendriers, en incluant ou pas le vôtre.

    Ces calendriers ne seront pas accessibles via la synchronisation mobile ou via CalDAV, à l'exception des calendriers de membres de groupe qui seront bien accessibles en CalDAV , pour autant que vous disposiez des droits d'accès nécessaires.
  2. Gérer les calendriers
    Choisissez Autres calendriers dans les Actions de Mon calendrier. Commencez par ajouter au moins un calendrier.

    NB: Le nombre maximal de calendriers que vous pouvez ajouter dépend de votre abonnement.

  3. Ajouter le calendrier d'un membre
    Dans les Autres calendriers, cliquez sur Ajouter un calendrier interne. Sélectionnez un ou plusieurs membres et cliquez sur OK.

    Par défaut, seule une vue des plages horaires occupées vous est accessible. Si vous avez reçu du membre le droit de Lecture, vous pourrez voir les titres et détails de ses événements. Si vous avez reçu le droit de Lecture & Ecriture, vous pourrez en outre ajouter, modifier et supprimer des événements dans son calendrier.

  4. Ajouter le calendrier d'un groupe
    Vous n'êtes pas tenu d'ajouter un calendrier de groupe dans vos Autres calendriers pour y accéder: pour un accès ponctuel, choisissez plutôt le nom du groupe dans le sélecteur d'environnement. Ne l'ajoutez dans vos Autres calendriers que si vous devez y accéder fréquemment et/ou si vous en avez besoin dans la superposition.

    Dans les Autres calendriers, cliquez sur Ajouter un calendrier. Sélectionnez un calendrier de groupe en cliquant sur la case dans la ligne de titre, en regard du nom du groupe, et cliquez sur OK.

    Vous disposez toujours du droit de Lecture dans le calendrier de groupe: vous pouvez voir les titres et détails des événements. Si l'administrateur du groupe (ou un éventuel co-administrateur) vous a donné le droit de Lecture & Ecriture, vous pourrez en outre ajouter, modifier et supprimer des événements.

  5. Ajouter un calendrier externe
    Un calendrier externe contient des événements publics (jours fériés, congés scolaires, événements sportifs, etc.) et est disponible sur Internet (voir notamment iCalShare).

    Dans les Autres calendriers, cliquez sur Ajouter un calendrier externe. Entrez ensuite un nom explicite pour ce calendrier et son adresse. Celle-ci doit commencer par "http://" ou "https://"; assurez-vous dès lors qu'elle ne commence pas par "webcal://". Choisissez une couleur qui s'appliquera à l'ensemble des événements de ce calendrier. Cliquez sur Créer. Si l'adresse est acceptée, le nouveau calendrier apparaît dans la liste.

    Selon le fournisseur du calendrier, le nombre d'événements affichés dans le futur pourrait être limité (Outlook et iCloud: 200 jours; Google: un an).

    Ces calendriers sont toujours en lecture seule: vous ne pouvez dès lors pas les modifier.

  6. Superposition
    Lorsque vous ajoutez un calendrier dans Autres calendriers, il est automatiquement superposé:
    • Pour l'exclure de la superposition, décochez la case en regard de son nom dans la partie gauche de l'écran.
    • Pour l'inclure dans la superposition, cochez cette case.
    • Pour masquer les autres calendriers, sélectionnez Afficher uniquement ce calendrier dans ses Actions. Cela exclut de la superposition tous les autres calendriers.
    • Pour effectuer des modifications dans un calendrier, cliquez d'abord sur son nom dans la partie gauche de l'écran afin de le sélectionner.
    En mode superposition, chaque événement est accompagné des initiales de son propriétaire. Pour les calendriers externes, c'est le nom que vous avez choisi qui détermine ses initiales.

    NB: Le nombre de calendriers que vous pouvez superposer simultanément est fixé par votre abonnement.

  7. Supprimer un calendrier
    Pour masquer un calendrier temporairement, il vous suffit de décocher la case en regard de son nom dans la partie gauche de l'écran. Pour le supprimer de la liste, rendez-vous dans Autres calendriers, passez la souris sur le calendrier concerné et cliquez sur l'icône Retirer.

Calendrier de groupe

  1. Accès au calendrier d'un groupe
    Sélectionnez le nom du groupe dans le sélecteur d'environnement (dont la valeur par défaut est "Privé").
  2. Utilisation du calendrier de groupe
    Indiquez dans le calendrier du groupe les événements qui concernent tous les membres.

    En fonction des droits d'accès qui vous sont accordés par l'administrateur du groupe, vous pourrez ajouter, modifier ou supprimer des événements.

  3. Afficher les droits d'accès d'un calendrier de groupe
    Dans les Actions du Calendrier du groupe, sélectionnez Droits d'accès.
  4. Droits par défaut
    • Tous les membres du groupe peuvent toujours voir les événements et leurs détails. Ce droit de Lecture ne peut donc leur être retiré.
    • L'administrateur et les co-administrateurs du groupe peuvent toujours modifier le calendrier de groupe (ajout, modification et suppression): ils disposent du droit de Lecture et écriture.
  5. Modifier les droits d'accès dans un calendrier de groupe
    Pour autoriser un membre à modifier le calendrier du groupe (c'est-à-dire : ajouter, supprimer et modifier n'importe quel événement), donnez-lui le droit de Lecture et écriture. N'accordez donc pas ce droit à la légère.
  6. Donner des droits d'accès à un membre
    1. Cliquez sur Ajouter.
    2. Sélectionnez un groupe auquel ce membre appartient.
    3. Cherchez éventuellement ce membre en entrant son nom (ou une partie de celui-ci) dans le champ de recherche.
    4. Sélectionnez le droit d'accès que vous souhaitez attribuer dans le menu déroulant Droit d'accès.
    5. Cliquez sur Ajouter.
    6. Le membre apparaît désormais dans le résumé des droits.
    Vous pouvez sélectionner plusieurs membres à la fois.

    Vous pouvez à tout moment retirer les droits d'accès accordés.

  7. Donner des droits d'accès à tous les membres
    1. Cliquez sur Ajouter.
    2. Sélectionnez un groupe.
    3. Sélectionnez le droit d'accès que vous souhaitez attribuer dans le menu déroulant Droit d'accès.
    4. Cliquez sur Ajouter.
    5. Le groupe apparaît désormais dans le résumé des droits.
    NB: Si quelqu'un rejoint le groupe ultérieurement, il bénéficiera automatiquement des droits d'accès attribués de cette manière. Si vous souhaitez éviter ce comportement, attribuez alors des droits aux membres actuels individuellement.

    De même, si un membre actuel quitte le groupe ultérieurement, il ne bénéficiera plus des droits d'accès.

    Vous pouvez à tout moment retirer les droits d'accès accordés.

  8. Ajouter un événement de groupe
    Placez-vous dans le calendrier de groupe et vérifiez que vous disposez du droit d'ajout. Si c'est le cas, créez un événement comme vous le feriez dans votre calendrier privé.
  9. Inviter tous les membres à un événement de groupe
    Afin qu'un événement apparaisse dans les calendriers personnels de tous les membres du groupe, cochez la case Inviter tous les membres lors de la création de l'événement. Cette opération crée une réunion qui apparaît dans le calendrier de chaque membre.

    NB: Cette option n'est disponible que lors de la création d'un événement dans un calendrier de groupe; elle n'est pas disponible pour un événement d'un calendrier personnel ou lors de la modification d'un événement de groupe.

  10. Ajouter une réunion de groupe
    Vous pouvez créer une réunion à partir du calendrier de groupe, de telle sorte qu'elle y apparaisse. Vous n'êtes pas tenu d'inviter l'ensemble des membres du groupe.

    Si vous souhaitez que la réunion apparaisse également dans votre Calendrier privé, invitez-vous vous-même. A cette fin, votre nom figure bien dans la liste des membres du groupe, ce qui n'est pas le cas lorsque vous créez une réunion à partir de votre Calendrier privé.

  11. Rappels dans le calendrier de groupe
    Il n'y a pas de rappels pour les événements figurant dans un calendrier de groupe.

Accès public

  1. Définition
    Les droits d'accès habituels permettent le partage de données au sein de groupes d'utilisateurs identifiés et authentifiés.

    L'accès public permet quant à lui de publier des données sur le Web: elles seront accessibles par n'importe qui et sans identification. Il n'est donc plus nécessaire de disposer d'un compte ContactOffice pour les consulter.

    Concrètement, il suffit de paramétrer l'accès public et de diffuser l'URL de la donnée par email, sur votre site Web, etc.

  2. A quoi l'accès public sert-il ?
    Dans le cas du calendrier personnel, vous pouvez diffuser et publier (sur votre site Web, par exemple) les plages occupées de votre calendrier afin que les personnes qui souhaitent un rendez-vous puissent vous faire des propositions qui vous conviennent. De manière générale, cela permet de donner une vue sur votre emploi du temps à une personne qui n'utilise pas ContactOffice (ou qui ne figure pas dans un groupe avec vous). La vue des plages occupées est généralement suffisante.

    Dans le cas du calendrier de groupe, vous pouvez diffuser et publier les événements organisés par votre département, service, association, etc. Dans ce cas, les détails des événements seront probablement publics également.

    Un calendrier public est consulté au choix dans une interface Web très allégée de ContactOffice, soit dans un logiciel tiers.

  3. Disponibilité
    Par défaut, l'accès public n'est pas disponible: s'il l'est, vous verrez apparaître Accès public dans les Actions de votre Calendrier.
  4. Publier votre calendrier
    Sélectionnez Accès public dans les Actions de votre Calendrier. Choisissez ensuite un mode de publication:
    • Voir occupé/libre: seules les plages occupées sont signalées, sans aucune autre indication, et à l'exception des événements que vous avez renseignés comme privés.
    • Voir détails: le sujet et la description des événements sont également publiés. Cette option est dès lors à utiliser avec précaution.
    À tout moment, vous pouvez cesser de publier votre Calendrier en choisissant Désactivé dans ce même écran.
  5. Accès à un calendrier public
    Dans la fenêtre d'accès public, vous trouverez trois types d'adresses, permettant:
    • de consulter votre calendrier dans une interface allégée de ContactOffice
    • de publier votre Calendrier sur un site Web
    • de consulter votre Calendrier dans un logiciel tiers
  6. Accès public et calendrier de groupe
    Le calendrier de groupe peut lui aussi être publié. L'administrateur du groupe, ou les éventuels co-administrateurs, effectuent la configuration nécessaire en choisissant Accès public dans les Actions du Calendrier du groupe.

Suppression d'événements

  1. Suppression d'un événement
    Passez la souris sur l'événement pour faire apparaître la bulle d'informations ou affichez les Actions de l'événement avec un clic droit. Sélectionnez ensuite Supprimer.
  2. Suppression d'anciens événements
    Sélectionnez Supprimer entre 2 dates dans les Actions d'un calendrier. Indiquez les dates souhaitées et cliquez sur Supprimer.

    NB: Prenez garde à renseigner les bonnes dates car la suppression est définitive.

Réunions

  1. Qu'est-ce qu'une réunion?
    Un événement se transforme automatiquement en réunion lorsque vous invitez des participants. Ces participants sont sélectionnés parmi les membres des groupes et les contacts (uniquement ceux disposant d'une adresse email).
  2. Réunions en attente
    S'il y a des réunions en attente de réponse, une boule rouge apparaît sur l'icône de l'outil Calendrier. Passez le pointeur sur l'icône pour faire apparaître le nombre d'invitations en attente. Rendez-vous dans le Calendrier et cliquez sur Invitations, situé sous Mon calendrier, pour faire apparaître la liste des réunions en attente de réponse.

    NB: Les réunions situées dans le passé ne sont pas comptabilisées ni affichées.

  3. Accepter ou refuser une réunion
    Une invitation à une réunion est signalée par une icône comportant un point d'interrogation. Cliquez sur la réunion pour afficher les détails et décidez de votre réponse:
    • Accepter: cliquez sur Accepter. Vous pourrez toujours décliner la réunion par la suite en affichant à nouveau les détails et en cliquant sur Refuser?.
    • Refuser et supprimer la réunion: cliquez sur Refuser et indiquez éventuellement un motif. Le créateur de la réunion est averti par email. La réunion disparaît de votre calendrier.
    • Refuser mais ne pas supprimer la réunion: cliquez sur Refuser, indiquez éventuellement un motif et décochez la case Supprimer. Le créateur de la réunion est averti par email. Non seulement vous conservez une trace de la réunion tout en n'y participant pas, mais vous pourrez toujours l'accepter par la suite. Pour ce faire, il vous suffira d'afficher les détails de la réunion et de cliquer sur Accepter?. Le créateur de la réunion sera également averti par email. Une réunion refusée est signalée par un pictogramme barré.
  4. Créer une réunion
    Créez un événement en renseignant tous les éléments nécessaires. En dernier lieu, invitez les participants dans la section Participants. Les dernières personnes que vous avez invitées sont affichées en tant que suggestions. Cliquez sur le nom d'une personne pour l'inviter. Si nécessaire, cliquez sur Ajouter pour accéder à vos Contacts (privé et groupes). Cochez les cases appropriées pour inviter des participants. Vous pouvez aisément inviter tous les membres d'un groupe en cochant la case de tête (Tous les membres).
    • Invités utilisant ContactOffice: la proposition de réunion apparaît directement dans leur calendrier avec un point d'interrogation. En cliquant sur la réunion, ils peuvent d'un clic l'accepter ou la refuser. En cas de refus, vous recevez une notification par email comportant éventuellement un motif.
    • Invités n'utilisant pas ContactOffice: un email leur est envoyé avec les détails de la réunion. D'un clic, ils peuvent l'accepter ou la refuser. En cas de refus, vous recevez une notification par email.
    A noter qu'une réunion d'abord acceptée peut être refusée par la suite et inversement.
  5. Désactivation de la notification par email lors de la création
    Lors de la création d'une réunion, vous pouvez désactiver l'envoi d'une notification par email aux participants disposant d'un compte sur ContactOffice. C'est particulièrement utile lorsque vous créez plusieurs réunions d'affilée, au début de l'année exemple. Pour ce faire, décocher la case Notifier les participants internes sous la liste des participants.

    NB: les participants ne disposant pas d'un compte sur ContactOffice sont toujours notifiés par email car c'est le seul moyen de les informer de l'existence de la réunion.
  6. Membres de groupe dans les Contacts privés
    Si un membre de groupe figure également dans vos Contacts privés et que vous l'invitez à partir de vos Contacts privés, ContactOffice tentera de considérer l'invité comme un utilisateur de ContactOffice, afin que l'invitation apparaisse dans son compte. Cela nécessite qu'une adresse email corresponde entre les deux contacts; en d'autres termes, l'adresse email que vous avez entrée pour votre contact privé doit correspondre à une des adresses figurant dans ses Données personnelles.
  7. Suivi des invitations
    Le créateur de la réunion peut visualiser les réponses de chacun au départ de la liste des participants. Les états possibles sont: Invité (pas de réponse), Accepté ou Refusé. A noter qu'un participant peut accepter puis refuser ou, à l'inverse, refuser puis accepter.

    Le pictogramme signalant la réunion dans le calendrier peut varier:

    • Silhouette avec point d'interrogation: au moins un invité n'a pas répondu
    • Silhouette barrée: au moins un invité a refusé la réunion
    • Silhouette normale: tous les invités ont accepté la réunion
    Les Actions d'un participant s'affichent lorsqu'on passe la souris sur celui-ci. Le créateur de la réunion peut:
    • Envoyer un rappel à un participant
    • Supprimer un participant
  8. Modification de réunion
    Seul le créateur de la réunion est autorisé à la modifier.

    La modification peut porter sur les détails de la réunion (horaire, sujet, description et/ou lieu) ou sur les participants. Pour effectuer la modification, cliquez tout d'abord sur le sujet de la réunion.

    Lorsque les détails sont modifiés, les états des invitations sont remis à zéro: les invités doivent alors à nouveau accepter ou refuser la réunion. Une notification est envoyée à chacun par email. Cette notification peut être désactivée au cas par cas.

  9. Annuler une réunion
    Le créateur d'une réunion peut à tout moment l'annuler en la supprimant dans son propre calendrier. La procédure est identique à la destruction d'un événement ordinaire. La réunion disparaît du calendrier des participants et une notification est envoyée à chacun par email. Cette notification peut être désactivée au cas par cas.
  10. Supprimer un participant
    Vous pouvez supprimer un participant, même s'il a déjà accepté la réunion. Veuillez noter qu'il ne reçoit pas de notification.

    Dans l'onglet Participants, affichez les Actions d'un participant en passant la souris sur son nom et sélectionnez Supprimer.

  11. Réunions récurrentes
    Vous pouvez créer des réunions récurrentes en une seule opération. Par réunions récurrentes, on entend des réunions avec les mêmes participants qui ont lieu selon une fréquence déterminée; par exemple, toutes les semaines ou le premier du mois. Créez un événement, déterminez la périodicité et sélectionnez enfin les participants.

    NB: Les participants reçoivent un seul email de notification pour l'ensemble de la série de réunions, et non un message par réunion, afin de ne pas encombrer leur messagerie. Les participants utilisant ContactOffice pourront visualiser toutes les dates dans les réunions en attente (en cliquant sur Invitations dans leur calendrier).

    Les participants pourront accepter ou refuser chaque réunion au cas par cas.

    Une réunion récurrente se comporte comme un événement récurrent classique: lors d'une modification, vous pourrez modifier l'ensemble des réunions ou bien une seule réunion (modification de l'horaire, ajout ou retrait d'un participant, etc.). Vous pouvez également supprimer une ou plusieurs réunions de la série (en raison de congés, par exemple).

    Si la périodicité devient trop complexe et que la série ne comporte plus que des exceptions, il est conseillé de créer des réunions classiques par duplication.

Sondages

  1. Fonctionnalités
    Chacun sait combien il est fastidieux de convenir d'une date et d'un horaire dès lors que plus de deux personnes sont impliquées. La fonctionnalité de sondage pour réunion vous permet de proposer une série de possibilités et de recueillir les votes des participants, afin de dégager la ou les possibilités qui conviennent à tous.

    NB: Les participants ne sont pas tenus de disposer d'un compte ContactOffice mais doivent figurer dans un carnet d'adresses privé ou de groupe.

    Il n'y a pas de sondage de groupe. Un sondage est toujours créé à partir de l'environnement privé et n'apparaît jamais dans l'environnement de groupe.

  2. Accès aux sondages
    Cliquez sur Sondages dans la partie gauche de l'écran. Ils figurent sous les calendriers, les tags et les invitations.
  3. Créer un sondage
    Cliquez sur Nouveau et suivez les instructions de l'assistant.

    A l'issue de la création, les participants reçoivent un email les invitant à participer au sondage en cliquant sur un hyperlien.

  4. Membres de groupe dans les Contacts privés
    Si un membre de groupe figure également dans vos Contacts privés et que vous l'invitez à partir de vos Contacts privés, ContactOffice tentera de considérer l'invité comme un utilisateur de ContactOffice, afin que l'invitation apparaisse dans son compte. Cela nécessite qu'une adresse email corresponde entre les deux contacts; en d'autres termes, l'adresse email que vous avez entrée pour votre contact privé doit correspondre à une des adresses figurant dans ses Données personnelles.
  5. Consulter les votes
    À tout moment, vous pouvez consulter le résultat des votes en affichant les détails du sondage.

    Veuillez noter que les participants peuvent modifier leur vote à tout moment, en fonction de l'évolution de leurs contraintes personnelles.

  6. Rappels
    Pour envoyer un rappel aux participants qui n'ont pas encore répondu, affichez les détails d'un sondage et cliquez sur Rappels. Tous les participants qui n'ont pas encore répondu sont sélectionnés par défaut, mais vous pouvez en exclure certains avant d'envoyer le rappel.
  7. Déterminer la date finale
    À tout moment, vous pouvez déterminer la date et l'horaire de la réunion parmi toutes les propositions soumises aux participants. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Sélectionner figurant dans la colonne de la proposition concernée. Veuillez noter que cette opération est irréversible: une fois la date finale choisie, vous ne pourrez pas en changer.

    Les participants sont avertis du choix de la date finale par email. De plus, une réunion est créée dans le Calendrier de ContactOffice. Elle apparaît dès lors dans votre propre calendrier, de même que dans celui des participants qui disposent d'un compte. Quant aux autres participants, ils peuvent accepter ou refuser la réunion au moyen d'un hyperlien.

    Que faire si aucune date ne convient à tous?

    Si c'est acceptable, choisissez la date qui convient au plus grand nombre ou aux participants les plus indispensables. Vous pouvez également ajouter des dates en modifiant le sondage.

    Que faire si plusieurs dates conviennent à tous?

    En tant qu'initiateur du sondage, déterminez souverainement la date finale.

    Que faire si toutes les dates ne conviennent à personne?

    Modifiez le sondage pour proposer d'autres dates. Toutefois, il peut arriver qu'il n'y ait tout simplement pas de solution.

  8. Modifier un sondage
    Vous pouvez modifier tous les paramètres d'un sondage à tout moment. Pour ce faire, affichez les détails du sondage et cliquez sur Modifier. Vous pouvez ajouter ou retirer des jours et des heures, ajouter un participant, etc.

    Les participants sont notifiés par email uniquement si vous modifiez les dates, les heures ou la liste des participants. Ils ne sont donc pas notifiés si vous modifiez le titre ou la description.

  9. Fermer un sondage
    Si le projet de réunion est abandonné ou si vous ne trouvez pas de date finale, vous pouvez fermer le sondage. Il est conservé en l'état et peut toujours être consulté par vous-même et les participants. Par contre, les votes ne sont plus autorisés. De même, la modification et le choix de la date finale ne sont plus possibles.

    NB: Un sondage fermé ne peut être rouvert. Ne fermez donc pas un sondage à la légère.

    NB: Une fois que la date finale a été choisie, le sondage est automatiquement fermé.

    Pour fermer un sondage, affichez ses détails et cliquez sur Fermer.

  10. Supprimer un sondage
    Si vous n'avez plus l'utilité d'un sondage, vous pouvez le supprimer. Cette suppression est définitive.

    Pour ce faire, affichez les détails du sondage et cliquez sur Supprimer.

Rappels

  1. Créer un rappel par email
    Affichez les détails de l'événement et sélectionnez le type de rappel correspondant en regard de Rappel. Le rappel est envoyé à votre adresse email par défaut.
  2. Créer un rappel par SMS
    Affichez les détails de l'événement et sélectionnez le type de rappel correspondant en regard de Rappel. Le rappel est envoyé à votre numéro de téléphone mobile configuré dans vos Données personnelles.
  3. Créer un rappel par pop-up
    Un rappel par fenêtre pop-up apparaîtra dans la messagerie instantanée. Affichez les détails de l'événement et sélectionnez ce type de rappel en regard de Rappel.
  4. Modifier un rappel
    Dans les détails de l'événement, en face de Rappel, modifiez le moment et/ou le canal du rappel.
  5. Annuler un rappel
    Dans les détails de l'événement, en face de Rappel, sélectionnez Aucun.
  6. Agenda par SMS
    Dans les Paramètres du Calendrier, cliquez sur SMS. Choisissez les jours pour lesquels vous souhaitez recevoir votre agenda de même que le contenu (le jour même ou le lendemain).

    NB: Si votre agenda est vide pour un jour donné, vous ne recevrez pas de SMS.

    Vous pouvez également prendre une copie SMS de votre agenda en cliquant sur Envoyer maintenant: le contenu sera identique à l'envoi automatique (le jour même ou le lendemain)

    Vous pouvez à tout moment modifier les réglages ou annuler la fonction en décochant tous les jours.

  1. Recherche dans les outils et les environnements
    Un champ de recherche figure dans la partie supérieure droite de l'écran. Entrez un mot ou le début d'un mot pour lancer une recherche.

    La recherche peut s'effectuer dans différents outils :

    • Si elle est lancée alors qu'un outil est actif (les Messages, par exemple), elle s'effectue dans les données de cet outil.
    • Si aucun outil n'est actif (c'est le cas dans la page d'accueil, juste après la connexion), elle s'effectue alors dans tous les outils. La liste des résultats précisera de quel type de données il s'agit. Pour revenir à la page d'accueil, cliquez sur le logo dans la partie supérieure gauche.
    La recherche peut également s'effectuer dans différents environnements :
    • Si elle est lancée depuis l'environnement privé (vos Documents privés, par exemple), elle s'effectue dans cet environnement.
    • Si elle est lancée depuis un groupe, elle s'effectue uniquement dans ce groupe.
    • Vous pouvez étendre ou restreindre la recherche en cliquant sur le triangle pour faire apparaître l'écran de recherche avancée. A la section Rechercher dans, sélectionnez Privé ou Privé + Groupes. Dans ce dernier cas, la recherche s'étendra à l'ensemble des groupes.
  2. Recherche avancée
    La plupart des outils sont munis d'une recherche avancée, les critères proposés étant adaptés aux différents outils.
  3. Affichage des résultats
    Les résultats sont limités à 200 et s'affichent par ordre de pertinence.
  4. Dernière recherche
    Vous pouvez afficher les résultats de la dernière recherche en cliquant sur Résultats de la recherche dans la partie gauche de l'écran.
  5. Syntaxe dans le champ de recherche
    • Si vous entrez plusieurs mots, la recherche renverra les données qui contiennent tous ces mots. Si vous entrez "OR" entre les mots, la recherche renverra les données qui contiennent l'un des mots.
    • La recherche ne fait pas de différence entre les majuscules et les minuscules
    • Vous pouvez ajouter une étoile (*) après au moins 4 caractères pour représenter tous les mots débutant par ces caractères.
    Exemples:
    • vacances Hawaii (équivalent à vacances AND Hawaii) renverra les données contenant les mots vacances et Hawaii.
    • Maui OR Hawaii renverra les données contenant les mots Maui ou Hawaii.
    • "super vacances" (avec les guillemets) renverra les données contenant l'expression "super vacances".
    • "info*" renverra les données contenant des mots débutant par info (informatique, informaticien, informations, etc.).
    • virus -ordinateur renverra les données contenant le mot "virus" mais pas le mot "ordinateur".

Imprimer

  1. Imprimer un calendrier
    Positionnez-vous dans la vue souhaitée (jour, semaine, etc.) et sélectionnez Imprimer dans le menu ... (Plus).
  2. Imprimer un événement
    Affichez les Actions d'un événement et sélectionnez Imprimer.

Tags

  1. A quoi servent les tags?
    Les tags permettent d'organiser vos données en fonction d'étiquettes telles que Urgent, Important, etc. et/ou selon des projets, des clients, etc. La première étape consiste à créer vos propres tags.
  2. Accès aux tags
    Sélectionnez n'importe quelle donnée, affichez ses Actions et sélectionnez Tags.
  3. Créer un tag
    Affichez les tags de n'importe quelle donnée et cliquez sur Ajouter. Entrez un nom et choisissez éventuellement une couleur pour ce tag.
  4. Modifier un tag
    Les noms des tags ne peuvent être modifiés une fois qu'ils ont été créés. Vous pouvez néanmoins modifier leur couleur.
  5. Supprimer un tag
    Dans la partie gauche de l'écran, affichez les Actions du Tag et sélectionnez Supprimer.
  6. Attribuer un tag à une donnée
    Sélectionnez Tags dans les Actions de la donnée. Dans la fenêtre des tags, cochez une ou plusieurs cases selon les tags que vous souhaitez attribuer. Vous pourrez par la suite attribuer d'autres tags ou en retirer.

    Autre méthode: sélectionnez un Tag sur la gauche sans relâcher le bouton de la souris et déplacer le Tag sur la donnée concernée (glisser-déposer). Vous pouvez également partir de la donnée et la déposer sur le Tag.

  7. Afficher les données avec un tag donné
    Il existe deux possibilités:
    • Cliquez sur un tag dans la partie gauche de l'écran. Si la liste des tags n'est pas affichée, ouvrez-la d'abord en cliquant sur le triangle. Pour revenir à la vue normale, cliquez sur le dossier courant (Mon calendrier, Mes contacts, etc. selon l'outil).
    • Ouvrez la recherche avancée et sélectionnez un tag.
  8. Tags et groupes
    Les tags sont propres à une personne et non à un groupe: il n'y a pas de tags de groupe. Il est déconseillé d'utiliser les tags dans les données de groupe.

Synchronisation mobile

  1. Fonctionnalités
    Synchronisez les applications de votre smartphone (iPhone, iPad, Android, etc.) avec les Messages, Calendriers et Contacts de ContactOffice. Accédez aux données de ContactOffice directement dans les applications du téléphone (ex: l'application Calendrier de l'iPhone) et synchronisez-les.

    Vous pouvez synchroniser plusieurs appareils, ContactOffice jouant le rôle du serveur de synchronisation. Votre abonnement définit le nombre maximal d'appareils que vous pouvez synchroniser.

    Si un problème devait survenir durant une synchronisation (perte du réseau, téléphone déchargé, etc.), la synchronisation suivante considérera que les données à jour figurent sur ContactOffice.

    Enfin, cette synchronisation conserve les données figurant déjà sur votre téléphone.

  2. Données locales et données du serveur
    Les données déjà présentes sur votre appareil seront conservées sur celui-ci. Les données présentes dans ContactOffice seront ajoutées dans une autre "couche": si vous désactivez la synchronisation ultérieurement, cette couche disparaîtra.

    Votre appareil doit savoir où stocker les données que vous créez: sur l'appareil ou dans ContactOffice. Pour le calendrier et les contacts, assurez-vous de sélectionner votre compte ContactOffice dans les apps respectives.
  3. iPhone/iPad
    1. Assurez-vous de disposer d'une connexion stable et rapide.
    2. Rendez-vous dans les 'Réglages' de votre appareil.
    3. Appuyez sur 'Mots de passe et comptes'.
    4. Dans 'Comptes', appuyez sur 'Ajouter un compte'.
    5. Appuyez sur 'Exchange'.
    6. Entrez votre adresse email ContactOffice et une description telle que 'ContactOffice'.
    7. Appuyez sur 'Suivant'.
    8. L'alerte suivante apparaît: "Souhaitez-vous vous connecter à votre compte Exchange ContactOffice en utilisant Microsoft ?". Appuyez sur 'Configurer manuellement' puisque votre compte ContactOffice n'est pas hébergé sur les serveurs de Microsoft.
    9. Entrez le mot de passe de ContactOffice.
    10. Appuyez sur 'Suivant'.
    11. Entrez le serveur: office.contactoffice.com. Entrez le nom d'utilisateur: IDENTIFIANT (votre identifiant ContactOffice)
    12. Appuyez sur 'Suivant' et votre appareil va tester la configuration. Il va, en standard, synchroniser 5 types de données (Mail, Contacts, Calendrier, Rappels et Notes). Désactivez les Rappels et les Notes car ContactOffice ne les gère pas. Désactivez d'autres outils si vous le souhaitez.
      Appuyez ensuite sur 'Enregistrer'
      Note : à la fin de cette étape, les données commencent à être téléchargées. La durée de la première synchronisation dépend naturellement du nombre de données.
    13. Par défaut, votre appareil synchronise les emails pour une période d'un mois. Vous pouvez modifier cette période dans 'Mots de passe et comptes' > 'ContactOffice' > 'Emails à synchroniser'
    Remarque: aide pour iOS 12.
  4. Android (Samsung, etc.)
    Étant donné la grande variété des versions d'Android, il ne nous est pas possible de fournir un guide détaillé pour chacune d'entre elles.

    En toute généralité:

    1. Assurez-vous de disposer d'une connexion stable et rapide.
    2. Rendez-vous dans les 'Paramètres' de votre appareil.
    3. Rendez-vous dans l'onglet 'Comptes' et appuyez sur 'Comptes' en-dessous de 'Mes comptes'.
    4. Appuyez ensuite sur 'Ajouter compte'.
    5. Appuyez sur 'Microsoft Exchange ActiveSync'.
    6. Entrez les informations de connexion à ContactOffice, probablement via la 'Configuration manuelle':
      • Adresse email: votre adresse email ContactOffice
      • Identifiant: IDENTIFIANT
      • Mot de passe: votre mot de passe ContactOffice
      • Serveur: office.contactoffice.com
      • TLS/SSL: oui
    7. Votre appareil tente à présent de se connecter au serveur.
      Attention, cela peut prendre quelques minutes avant que des données soient visibles.
    8. Adaptez les paramètres selon vos souhaits.
    9. Donnez un nom à votre connexion et appuyez ensuite sur 'Terminé'.
    10. La synchronisation des données débute.
      Si ce n'est pas le cas, retournez aux étapes 2 et 3 et appuyez ensuite sur 'Synchroniser tous'.
      La durée de la première synchronisation dépend naturellement du nombre de données.
  5. Autres
    Tous les appareils et logiciels capables de se synchroniser avec un serveur Exchange (protocole ActiveSync) peuvent se synchroniser avec ContactOffice:
    • Windows Mail (Windows 8 & Windows 10)
    • eM Client
    • etc.
    Indiquez comme paramètres vos identifiant (IDENTIFIANT) et mot de passe ContactOffice, votre adresse email ainsi que le nom du serveur: office.contactoffice.com. Optez de préférence pour une connexion sécurisée.

Synchronisation avec Outlook

  1. Fonctionnalités
    Outlook (>= 2013) se synchronise directement avec ContactOffice.

    La synchronisation avec Outlook porte sur la messagerie, vos contacts et votre calendrier. Les données figurant dans ContactOffice apparaîtront dans Outlook, mais dans un compte séparé. Les données déjà présentes dans Outlook n'apparaîtront pas dans ContactOffice, sauf si vous les importez dans ContactOffice.

    Note: Outlook se déconnectera du serveur si un problème survient lors d'une synchronisation. Pour vous reconnecter au serveur, sélectionnez l'onglet "Envoyer/Recevoir" et cliquez deux fois sur le bouton "Hors connexion".

  2. Configuration
    1. Sélectionnez l'onglet "Fichier"
    2. Dans la colonne à gauche, sélectionnez "Informations" s'il n'est pas déjà sélectionné et cliquez ensuite sur le bouton "Ajouter un compte".
    3. Sélectionnez "Configuration manuelle ou types de serveurs supplémentaires". Cliquez sur "Suivant"
    4. Sélectionner "Service compatible Outlook.com ou Exchange ActiveSync". Cliquez sur "Suivant"
    5. Indiquez votre nom, votre adresse email, le serveur de messagerie (office.contactoffice.com), votre nom d'utilisateur (IDENTIFIANT) et votre mot de passe ContactOffice. Cliquez sur "Suivant".
    6. Cliquez sur "Terminer".

Accès en lecture et écriture depuis un logiciel tiers (CalDAV)

  1. Utilisez plutôt la synchronisation
    Si votre abonnement et votre appareil (ordinateur, smartphone, tablette) permettent la synchronisation, utilisez plutôt celle-ci. La configuration est plus simple, s'effectue en une seule fois pour l'ensemble des outils et est plus robuste. Toutefois, contrairement au protocole expliqué dans cette section de l'aide, elle ne gère pas les données des membres ni des groupes.
  2. Fonctionnalités
    Les calendriers peuvent être accédés en lecture et écriture depuis un logiciel compatible CalDAV.

    Veuillez cependant prendre connaissance des limitations.

  3. Réunions
    Dans un logiciel CalDAV:
    • Vous pouvez accepter et refuser des réunions.
    • Il n'est pas possible de créer des réunions: la gestion des participants s'affiche uniquement si la réunion a été créée dans ContactOffice.
    • Vous pouvez cependant ajouter des participants à une réunion existante. Ces participants doivent être des membres de groupe ou figurer dans vos contacts personnels ou dans les contacts d'un de vos groupes.
    • Si vous supprimez un participant, il ne sera pas supprimé dans ContactOffice: il est dès lors conseillé de supprimer les participants directement dans ContactOffice.
    • Si vous modifiez une réunion, aucune notification par email n'est envoyée.
    Si vous rencontrez des problèmes, assurez-vous que l'adresse email d'un participant ne figure pas dans les adresses email de votre compte ContactOffice. En effet, les logiciels CalDAV supposent qu'une adresse email n'est pas utilisée par plus d'une personne.
  4. Limitations
    La synchronisation entre différents logiciels implique des limitations:
    • Les rappels d'événements ne sont pas synchronisés car ils sont propres à chaque logiciel.
    • Actuellement, la suppression de tags depuis un logiciel tiers est sans effet.
    • Si vous utilisez le calendrier en même temps dans ContactOffice et dans un ou plusieurs logiciels: veillez à mettre le calendrier à jour dans le logiciel avant d'apporter des modifications depuis celui-ci, sans quoi les modifications effectuées dans ContactOffice seront perdues.
  5. Logiciels compatibles
    NB: Microsoft Outlook n'offre pas de fonctionnalités CalDAV en standard.
  6. Configuration du logiciel
    La configuration varie selon le logiciel.

    Lightning Calendar (Thunderbird)

    1. Dans le menu "Fichier", sélectionnez "Nouveau" puis "Calendrier".
    2. Dans l'écran qui apparaît, choisissez "On the network".
    3. Dans l'écran suivant, sélectionnez "CalDAV" et entrez l'adresse suivante dans le champ "Location": https://office.contactoffice.com/dav/IDENTIFIANT/private/events
    4. Dans l'écran suivant, choisissez un nom et éventuellement une couleur. Décochez la case "Show Alarms".
    5. Introduisez vos identifiant (IDENTIFIANT) et mot de passe ContactOffice.

    Calendrier Apple (macOS)

    1. Dans le menu "Calendrier", sélectionnez "Préférences".
    2. Sélectionnez l'onglet "Comptes".
    3. Cliquez sur le "+" dans le bas de la fenêtre. Dans la fenêtre qui apparaît, assurez-vous que le type de compte sélectionné soit "CalDAV", entrez votre identifiant (IDENTIFIANT), votre mot de passe ContactOffice et l'adresse: office.contactoffice.com.
      Si cela ne fonctionne pas, indiquez: https://office.contactoffice.com/dav/principals/accounts/IDENTIFIANT/.
    iPhone/iPad
    1. Dans les "Réglages", sélectionnez "Calendrier", puis "Ajouter un compte"; sélectionnez "Autre", puis "Ajouter un compte CardDAV".
    2. Indiquez office.contactoffice.com dans le champ "Serveur".
      Si cela ne fonctionne pas, indiquez: https://office.contactoffice.com/dav/principals/accounts/IDENTIFIANT/
    3. Entrez vos identifiant (IDENTIFIANT) et mot de passe ContactOffice dans les deux champs suivants.
  7. Calendrier d'un membre
    Vous pouvez accéder au calendrier des membres de vos groupes, pour autant qu'ils vous aient donné les droits d'accès nécessaires:
    • Tout logiciel CalDAV
      Dans les réglages CalDAV, remplacez votre propre identifiant par l'identifiant du membre de groupe concerné. Authentifiez-vous en utilisant votre identifiant et votre mot de passe personnels.
    • Calendrier Apple (macOS)
      Le Calendrier Apple dispose d'une fonction de délégation (elle n'est pas disponible sur iPad ou iPhone): elle permet d'accéder à plusieurs calendriers avec une seule configuration.

      Allez dans "Préférences", sélectionnez l'onglet "Comptes" et sélectionnez votre compte existant. Si vous n'avez pas encore de compte, créez-le au moyen des instructions figurant dans cette section de l'aide. Cliquez sur l'onglet "Délégation". Les membres de groupe qui vous ont donné le droit de vue des détails de leurs événements apparaissent dans la liste. Cochez les cases appropriées pour afficher les calendriers de votre choix.

      Si vous souhaitez donner accès à votre propre agenda au moyen de la délégation, modifiez les droits d'accès de votre calendrier en conséquence. La modification des droits doit s'effectuer dans ContactOffice; il n'est pas possible de modifier les droits dans le Calendrier Apple.

  8. Calendrier de groupe
    Pour accéder à un calendrier de groupe, utilisez l'URL suivante:
    • Thunderbird Calendar et autres:
      Entrez dans le champ "Adresse": https://office.contactoffice.com/dav/groups/NOM_DU_GROUPE/events
    • Calendrier Apple (macOS, iPhone/iPad):
      iOS 13 ou plus récent:
      Entrez dans le champ "Serveur":
      https://office.contactoffice.com/dav/principals/groups/NOM_DU_GROUPE
    Attention, le NOM_DU_GROUPE est sensible à la casse: veillez à respecter les minuscules et majuscules.

Accès en lecture avec un logiciel compatible iCal

  1. Utilisez plutôt la synchronisation
    Si votre abonnement et votre appareil (ordinateur, smartphone, tablette) permettent la synchronisation, utilisez plutôt celle-ci. La configuration est plus simple, s'effectue en une seule fois pour l'ensemble des outils et est plus robuste. Toutefois, contrairement au protocole expliqué dans cette section de l'aide, elle ne gère pas les données des membres ni des groupes.
  2. Fonctionnalités
    Des logiciels tiers peuvent se connecter à ContactOffice, qui est aussi un serveur de calendriers.

    L'accès depuis un logiciel tiers se limite à la consultation et ne permet pas la modification. Les calendriers sont protégés par votre identifiant et mot de passe habituels.

    Dans le disque virtuel, vous remarquerez la présence de fichiers "calendar.ics" dans chaque dossier principal (le dossier "private" et le dossier de chaque groupe) nécessaires pour cette fonctionnalité. Ces fichiers sont de taille nulle et il est normal qu'ils ne puissent être supprimés.

  3. Logiciels compatibles
    Lightning Calendar (Thunderbird), Calendrier Apple, etc.
  4. Configuration du logiciel
    Pour votre calendrier personnel, utilisez l'adresse:
    https://office.contactoffice.com/docs/IDENTIFIANT/private/calendar.ics

    Pour le calendrier d'un groupe, utilisez l'adresse:
    https://office.contactoffice.com/docs/IDENTIFIANT/NOM_DU_GROUPE/calendar.ics

Accès par RSS

  1. Qu'est-ce que le RSS?
    Le RSS permet d'être averti des nouveautés sur un site Web, au moyen d'un lecteur RSS. Concrètement, on s'abonne aux flux RSS de son choix, ceux-ci étant rafraîchis périodiquement par le lecteur RSS.

    ContactOffice propose plusieurs flux, protégés par votre identifiant et mot de passe habituels.

  2. Flux disponibles
    Chaque calendrier (privé ou de groupe) dispose de 4 flux RSS:
    • Jour courant
    • Semaine courante
    • Mois courant
    • 30 jours (à compter du jour courant)
  3. Logiciels compatibles
    Tous les lecteurs RSS gérant l'authentification: Feedreader (Windows), par exemple.

    NB: Si vous voulez employer un lecteur RSS qui permet d'accéder aux fils sécurisés mais ne masque pas les mots de passe (Firefox par exemple), utilisez la syntaxe suivante pour l'URL du flux: "https://identifiant:motdepasse@adresse_du_flux".

  4. Où trouver les flux?
    Dans les Actions d'un Calendrier, sélectionnez RSS.
  5. Configuration du logiciel
    1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône RSS et sélectionnez Copier l'adresse de ce lien.
    2. Dans le lecteur RSS, créez un nouveau flux et collez l'adresse.
    3. Entrez votre identifiant et votre mot de passe de ContactOffice dans le lecteur RSS, de même qu'un nom pour le flux
    4. Configurez l'intervalle de rafraîchissement du flux dans le lecteur RSS.

Importation - Exportation

  1. Importation
    Avant de réaliser une importation, placez-vous préalablement dans le calendrier souhaité (calendrier personnel ou de groupe). Sélectionnez ensuite Importer dans les Actions de ce Calendrier. Deux types d'importation sont proposés:
    • Importer depuis un fichier: il doit s'agir d'un fichier au format vCal/iCal comportant un ou plusieurs événements
    • Importer depuis Google Calendar: importera tous les événements.
    Dans les deux cas, assurez-vous que votre calendrier ContactOffice peut accueillir le nombre d'événements à importer.
  2. Exportation
    Avant de réaliser une exportation, placez-vous préalablement dans le calendrier souhaité (calendrier personnel ou de groupe).

    Vous pouvez exporter un, plusieurs ou tous les événements d'un calendrier au format vCal/iCal afin de les réimporter dans un logiciel compatible avec ce format:

    • Exporter un seul événement: sélectionnez Exporter dans les Actions de l'événement.
    • Exporter plusieurs événements: placez-vous dans la vue souhaitée (jour, semaine ou mois) et sélectionnez Exporter dans les Actions du Calendrier. Sélectionnez enfin Les événements de cette page.
    • Exporter l'ensemble d'un calendrier: sélectionnez Exporter dans les Actions du Calendrier puis Tous les événements de ce calendrier.
    L'export au format PDF exporte tous les événements de la vue courante.

Paramètres

  1. Accès aux Paramètres
    Vous pouvez accéder aux Paramètres de plusieurs manières:
    • Lorsque vous êtes dans un outil, cliquez sur le bouton "..." dans les Actions et choisissez Paramètres.
    • Cliquez sur votre nom dans la partie supérieure droite de l'écran pour faire apparaître le menu et choisissez Paramètres.
    • Dans le menu horizontal des outils, choisissez l'icône des Paramètres. Note: cette icône a été retirée dans les versions les plus récentes.
  2. Fuseau horaire
    Assurez-vous de paramétrer votre calendrier sur votre propre fuseau horaire. Cela vous permettra de collaborer sans risque d'erreur avec des utilisateurs dans d'autres fuseaux.

    Lors d'un déplacement à l'étranger, vous pouvez modifier le fuseau horaire de votre calendrier pour le faire correspondre à votre localisation. Tous vos événements s'afficheront alors dans le fuseau sélectionné.

    NB: Le fuseau horaire choisi est également utilisé dans les dates de vos emails, dans les dates de création et de dernière modification de vos données, etc.

  3. Durée par défaut des événements
    Par défaut, les événements ont une durée d'une heure. Vous pouvez spécifier une durée inférieure ou supérieure, qui s'appliquera aux nouveaux événements.
  4. Résolution du calendrier
    La résolution détermine le contenu visible sur la page. Si vous utilisez un grand écran, vous souhaiterez certainement utiliser une résolution plus basse.
  5. Agenda par SMS
    Dans les Paramètres du Calendrier, cliquez sur SMS. Choisissez les jours pour lesquels vous souhaitez recevoir votre agenda de même que le contenu (le jour même ou le lendemain).

    NB: Si votre agenda est vide pour un jour donné, vous ne recevrez pas de SMS.

    Vous pouvez également prendre une copie SMS de votre agenda en cliquant sur Envoyer maintenant: le contenu sera identique à l'envoi automatique (le jour même ou le lendemain)

    Vous pouvez à tout moment modifier les réglages ou annuler la fonction en décochant tous les jours.

 

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