Manuel de l'utilisateur

v.01/2024

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Documents personnels

  1. Ajouter un document
    Positionnez-vous dans le dossier dans lequel vous souhaitez ajouter un Document. Cliquez sur le menu Nouveau ou, dans celui-ci, sélectionnez Charger.
  2. Ajouter un document par glisser-déposer
    Vous pouvez effectuer un glisser-déposer d'un ou plusieurs fichiers depuis le bureau de votre ordinateur vers la liste des Documents.
  3. Créer un document vierge
    Positionnez-vous dans le dossier dans lequel vous souhaitez créer un Document vierge (texte seul, traitement de texte, tableur ou présentation). Le format texte seul est utile pour de petites notes. Dans le menu Nouveau, choisissez Créer, indiquez un nom et choisissez enfin le format souhaité.
  4. Ajouter un commentaire
    Vous pouvez ajouter un commentaire à un Document, afin d'en préciser le contenu. Dans un groupe, le commentaire sera visible par tous.

    Sélectionnez Commentaire dans les Actions d'un Document. Les Documents munis d'un commentaire sont signalés par un pictogramme.

  5. Modifier un document
    Pour modifier un document, vous devez préalablement le télécharger sur votre ordinateur, effectuer les modifications et enfin renvoyer le document.

    Le disque virtuel et l'édition en ligne (si disponible) vous permettent de simplifier toutes ces opérations.

  6. Télécharger un document
    Cliquez sur le nom du document ou sélectionnez Télécharger dans le menu Actions associé à chaque document.

    A chaque téléchargement (via l'interface Web ou le disque virtuel), le compteur de téléchargement est mis à jour.

  7. Renommer un document
    Sélectionnez Renommer dans le menu Actions.
  8. Dupliquer un document
    Si vous devez créer un Document semblable à un Document existant, sélectionnez Dupliquer dans les Actions de l'existant. Vous pouvez également utiliser cette fonctionnalité dans le cadre d'une gestion de versions manuelle: avant de modifier un Document, dupliquez-le et renommez-le en ajoutant une indication de version telle que v1, v2, etc. Cette méthode peut être utilisée dans vos Documents privés de même que dans les Documents de groupe.
  9. Déplacer un document
    Sélectionnez Déplacer dans le menu Actions associé à chaque document. Sélectionnez ensuite le dossier de destination. Le document est alors déplacé et disparaît du dossier en cours.
  10. Copier un document
    Sélectionnez Copier dans le menu Actions associé à chaque document. Sélectionnez ensuite le dossier de destination. Le document est alors copié, sans disparaître du dossier en cours.
  11. Accès direct
    Chaque document est accessible directement via une URL unique que vous pouvez inclure dans un email, sur un site Web, etc. Toutefois, l'accès direct conserve les droits d'accès: une authentification est nécessaire pour accéder au document.

    Cliquez sur Actions pour obtenir l'URL à utiliser.

Documents de groupe

  1. Accès aux documents de groupe
    Sélectionnez le nom du groupe dans le sélecteur d'environnement, dont la valeur par défaut est "Privé".
  2. Droits d'accès par défaut
    • Tous les membres du groupe peuvent toujours voir les dossiers et les Documents du groupe. Ce droit de Lecture ne peut donc leur être retiré.
    • Le créateur d'un Document peut toujours le modifier. Il peut donner le droit de Modification à certains ou tous les membres.
    • L'administrateur et les co-administrateurs du groupe peuvent toujours ajouter et supprimer du contenu (c'est-à-dire des dossiers et des Documents). Ils peuvent donner le droit d'Ajouter du contenu ou d'Ajouter et de supprimer du contenu à certains ou tous les membres. NB: Le droit d'Ajouter du contenu permet également de renommer les dossiers.
  3. Créateurs: autoriser la modification
    Le droit de Modification d'un Document permet de modifier non seulement son contenu mais également ses métadonnées (nom, etc.).
  4. Administrateurs: autoriser l'ajout et/ou la suppression de contenu
    Accordez le droit d'Ajouter du contenu (c'est-à-dire des documents et des dossiers) ou d'Ajouter et supprimer du contenu. Le droit de suppression s'étend à tous les documents.

    NB: Il est recommandé que l'administrateur, le cas échéant secondé par les éventuels co-administrateurs, crée l'arborescence des dossiers afin d'assurer la cohérence de la structure. Ensuite, le droit d'Ajouter du contenu est conféré dans les dossiers ou sous-dossiers pertinents. En outre, cela empêche la création de dossiers spéciaux par les membres au premier niveau de l'arborescence.

    NB: Chaque dossier dispose de ses propres droits d'accès. Vous pouvez facilement appliquer les droits d'accès aux sous-dossiers en cliquant sur Appliquer aux sous-dossiers dans la fenêtre des droits. Notez que si vous modifiez les droits du dossier principal, vous devrez effectuer cette opération à nouveau pour que les nouveaux droits soient pris en compte dans les sous-dossiers.

  5. Donner des droits d'accès à un membre
    1. Cliquez sur Ajouter.
    2. Sélectionnez un groupe auquel ce membre appartient.
    3. Cherchez éventuellement ce membre en entrant son nom (ou une partie de celui-ci) dans le champ de recherche.
    4. Sélectionnez le droit d'accès que vous souhaitez attribuer dans le menu déroulant Droit d'accès.
    5. Cliquez sur Ajouter.
    6. Le membre apparaît désormais dans le résumé des droits.
    Vous pouvez sélectionner plusieurs membres à la fois.

    Vous pouvez à tout moment retirer les droits d'accès accordés.

  6. Donner des droits d'accès à tous les membres
    1. Cliquez sur Ajouter.
    2. Sélectionnez un groupe.
    3. Sélectionnez le droit d'accès que vous souhaitez attribuer dans le menu déroulant Droit d'accès.
    4. Cliquez sur Ajouter.
    5. Le groupe apparaît désormais dans le résumé des droits.
    NB: Si quelqu'un rejoint le groupe ultérieurement, il bénéficiera automatiquement des droits d'accès attribués de cette manière. Si vous souhaitez éviter ce comportement, attribuez alors des droits aux membres actuels individuellement.

    De même, si un membre actuel quitte le groupe ultérieurement, il ne bénéficiera plus des droits d'accès.

    Vous pouvez à tout moment retirer les droits d'accès accordés.

  7. Ajouter un document de groupe
    NB: L'administrateur du groupe doit préalablement vous avoir autorisé à ajouter des documents dans le dossier courant.

    Créez un nouveau document comme vous le faites dans votre environnement privé. Vous pouvez également créer un sous-dossier et ajouter des documents dans celui-ci.

  8. Partager une donnée privée avec un groupe
    En partageant une donnée privée (un contact, un document, etc.) avec le groupe, elle deviendra visible dans l'environnement de groupe également:
    • Il s'agit bien de la même donnée: toutes les modifications apportées dans votre environnement privé seront visibles dans le groupe et inversement. Cela évite dès lors de créer des doublons (qui risquent bien par ailleurs de se désynchroniser).
    • Si votre donnée partagée est supprimée du groupe, elle demeure dans votre environnement privé et inversement.
    • Pour partager une donnée avec un groupe, vous devez disposer du droit d'Ajouter du contenu dans celui-ci.
    • Une même donnée peut être partagée avec plusieurs groupes
    Sélectionnez une donnée privée, puis choisissez Partager avec groupes dans ses Actions. Cliquez sur le bouton Partager. Choisissez ensuite un groupe. Dans le cas des Documents, choisissez un dossier de destination en le créant au besoin.

    Si, par la suite, vous souhaitez annuler le partage, affichez ce même écran et cliquez sur l'icône - (Retirer) en face du nom du groupe.

  9. Partager une donnée de groupe avec un autre groupe
    Sur le même modèle que le partage d'une donnée privée avec un groupe, il est possible de partager une donnée figurant déjà dans un groupe avec un autre. Dans Partager avec groupes, il suffit de sélectionner un autre groupe dans lequel vous disposez du droit d'Ajouter du contenu.

    Étant donné que le partage s'effectue donnée par donnée, cette fonctionnalité devrait être d'un emploi exceptionnel. Si vous devez y recourir trop souvent, songez à créer un groupe supplémentaire dans lequel placer les données communes.

  10. Notification aux membres du groupe
    Lors de la création ou de la modification d'un document de groupe, vous pouvez envoyer une notification par email à tous les membres du groupe (excepté vous-même) afin de leur signaler qu'un nouveau document ou une nouvelle version d'un document est disponible. Cette notification standardisée peut s'accompagner d'un commentaire. NB : Seul le créateur du document est autorisé à envoyer une notification.

    Pour envoyer une notification, sélectionnez Notifier par email dans le menu Actions du Document concerné.

Edition en ligne

  1. Fonctionnalités
    Vous n'avez plus besoin de disposer d'une suite bureautique (Microsoft Office, OpenOffice) sur votre ordinateur pour modifier des documents de type traitement de texte, feuille de calcul et présentation. ContactOffice met à votre disposition un éditeur en ligne qui offre les fonctionnalités principales de ces logiciels.

    Cet éditeur est disponible s'il a été activé par l'administrateur de ContactOffice (par défaut, il est désactivé) et si vous disposez du droit de modification sur le Document concerné.

    Sélectionnez Editer en ligne dans le menu contextuel d'un Document dont le format est géré. Pour enregistrer vos modifications, cliquer sur le bouton "Save" dans l'éditeur en ligne.

    NB: L'éditeur en ligne est fourni par une application tierce, qui aura connaissance du contenu de vos fichiers. La société éditrice de l'application tierce ne fournit aucune garantie quant à la pérennité de ce service.

  2. Edition collaborative
    Les Documents figurant dans un groupe peuvent être modifiés à plusieurs simultanément, chaque utilisateur travaillant sur un paragraphe à la fois. Les modifications des autres utilisateurs sont visibles en temps réel. Enfin, les utilisateurs travaillant simultanément sur un fichier ont la possibilité de converser via le clavier.
  3. Limitations
    Veuillez noter que la taille maximale d'un document est de 10 Mo.
    Veuillez également noter que vos documents ne sont pas sauvés automatiquement à intervalles réguliers: vous devez les sauver manuellement de temps en temps.
  4. Confidentialité
    NB: L'éditeur en ligne est fourni par une application tierce, qui aura connaissance du contenu de vos fichiers. La société éditrice de l'application tierce ne fournit par ailleurs aucune garantie quant à la pérennité de ce service.

Disque virtuel

  1. Définition
    Le disque virtuel vous permet d'accéder directement aux documents sans passer par l'interface Web. L'accès s'effectue via un dossier spécial sur votre ordinateur, protégé par identifiant et mot de passe.

    Ce dossier se comporte comme un dossier standard: vous pouvez ajouter, supprimer, renommer... des fichiers et des sous-dossiers. Vous pouvez également ouvrir un fichier depuis le dossier ou depuis une application sur votre ordinateur. Enfin, le disque virtuel vous permet de réaliser des copies de sauvegarde très facilement, en y glissant les fichiers concernés.

  2. Créer un disque virtuel
    La procédure varie suivant le système d'exploitation que vous utilisez.

    Au terme de la création du disque virtuel, vous remarquerez que celui-ci comporte différents dossiers:

    • Un dossier 'private': il contient vos documents personnels
    • Un dossier par groupe: chaque dossier contient les documents du groupe concerné

    NB: Tous vos documents doivent figurer dans l'un de ces dossiers: vous ne pouvez pas placer des documents ni créer de nouveaux dossiers au premier niveau.

  3. Créer un dossier Web dans Windows 10 & Vista
    1. Allez dans "Ce PC".
    2. Cliquez sur "Connecter un lecteur réseau" dans le menu horizontal.
    3. Cliquez sur "Se connecter à un site Web où vous pouvez stocker vos documents et vos images".
    4. Cliquez sur "Choisissez un emplacement réseau personnalisé".
    5. Entrez l'URL suivante: https://office.contactoffice.com/docs/IDENTIFIANT
    6. Entrez vos identifiant (IDENTIFIANT) et mot de passe de ContactOffice.
  4. Créer un dossier Web dans Windows 7 & 8
    1. Allez dans "Ordinateur".
    2. Cliquez sur "Connecter un lecteur réseau" dans le menu horizontal.
    3. Collez ce lien dans le champ Dossier: https://office.contactoffice.com/docs/IDENTIFIANT
    4. Entrez vos identifiant (IDENTIFIANT) et mot de passe de ContactOffice.
  5. Dossiers vides sous Windows
    Un dossier qui apparaît normalement dans l'interface Web apparaîtra vide dans le disque virtuel en Windows si le chemin d'un fichier qu'il contient dépasse 256 caractères. Le chemin comporte au moins le nom du serveur, celui du groupe, celui des dossiers et enfin celui du fichier.
  6. Créer un disque virtuel dans macOS (Mac)
    1. Rendez-vous dans le Finder, ouvrez le menu "Aller" et sélectionnez "Se connecter au serveur..." (raccourci-clavier : <Commande> K).
    2. Dans la boîte de dialogue "Connexion au serveur", indiquez cette adresse: https://office.contactoffice.com/docs/IDENTIFIANT
    3. Dans la fenêtre suivante, à la section "Se connecter comme", sélectionnez "Utilisateur référencé". A côté de "Nom", entrez votre identifiant ContactOffice (IDENTIFIANT) ainsi que votre mot de passe ContactOffice. Vous pouvez choisir de conserver ce mot de passe dans votre trousseau. Dans ce cas, soyez vigilant quant à la sécurité de votre ordinateur.
    4. Cliquez sur "Se connecter".
    5. Le dossier Web apparaît sous "Partagé(s)" dans la barre latérale des fenêtres du Finder. Vous pouvez également y accéder via le menu "Aller" en choisissant ensuite "Ordinateur".
    Il est possible de créer ce dossier automatiquement à chaque démarrage de votre Mac. Pour ce faire, conservez d'abord le mot de passe dans votre trousseau. Ensuite, rendez-vous dans les "Préférences Système" puis "Utilisateurs et Groupes". Sélectionnez votre utilisateur et puis l'onglet "Ouverture". Glissez-déposez le dossier Web dans la liste des éléments d'ouverture.
  7. Fichiers inattendus sous macOS
    Sous macOS, l'envoi d'un fichier dans le disque virtuel crée un doublon du fichier commençant par le caractère '_'. Cela est causé par la manière dont macOS gère les fichiers.
  8. Créer un disque virtuel sur iPhone ou iPad
    En standard, iOS ne permet pas d'accéder à des serveurs WebDAV (le protocole sur lequel repose le disque virtuel). Toutefois, des apps telles que WebDAV Navigator permettent de le faire.
  9. Créer un disque virtuel sur Android
    En standard, Android ne permet pas d'accéder à des serveurs WebDAV (le protocole sur lequel repose le disque virtuel). Toutefois, des apps telles que WebDAV Navigator permettent de le faire.
  10. Créer un disque virtuel dans Linux
    Vous pouvez connecter votre appareil aux Documents de votre compte ContactOffice via le protocole WebDAV.

    Environnement de bureau GNOME (Nautilus File Manager):
    1. Ouvrez votre gestionnaire de fichiers GNOME Files/Nautilus File Manager.
    2. Rendez-vous dans Fichiers > Se connecter au serveur.
    3. Entrez cette URL: davs://office.contactoffice.com/docs/IDENTIFIANT
    Environnement de bureau KDE (Dolphin file manager):
    1. Ouvrez Dolphin
    2. Cliquez sur "Réseau" dans la colonne de gauche.
    3. Cliquez sur "Ajouter un dossier réseau"
    4. Une fenêtre apparaît, dans laquelle WebDAV devrait déjà être sélectionné. Sélectionnez-le si ce n'est pas le cas.
    5. Cliquez sur "Suivant".
    6. Entrez les paramètres suivants:
      • Nom: le nom que vous voulez voir apparaître dans les Emplacements, par exemple ContactOffice
      • Utilisateur: laissez vide
      • Serveur: office.contactoffice.com (sans https:// ni répertoires ensuite)
      • Dossier: /docs/IDENTIFIANT.
    7. (optionnel) Cochez la case "Créer une icône" pour créer un favori dans la colonne Emplacements.
    8. Entrez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe lorsqu'ils sont demandés (il se pourrait que vous deviez le faire deux fois).
    Note: si vous utilisez un autre environnement de bureau et/ou un autre gestionnaire de fichiers, veuillez vous reporter à sa documentation.

    En fonction de votre environnement GNU/Linux, vous devrez peut-être commencer par installer le paquet davfs2.
  11. Problèmes éventuels
    Pour un fonctionnement optimal de votre disque virtuel, veuillez noter les points suivants:
    • Évitez les accents dans les noms des dossiers
    • Configurez le cas échéant votre logiciel pare-feu personnel ou de réseau pour qu'il autorise la connexion de votre disque virtuel (protocole WebDAV sur le port 443 (https): votre ordinateur doit être autorisé à envoyer des données sur ce port).
    • Selon les abonnements, le nombre de niveaux que la hiérarchie de vos dossiers et sous-dossiers peut comporter varie. Si vous tentez de placer un plus grand nombre de niveaux dans le dossier virtuel, une erreur se produira.
  12. Déconnexion
    La connexion au Webfolder est active jusqu'à l'extinction de votre ordinateur. Si vous voulez fermer la connexion manuellement, effectuez un clic droit sur 'Poste de travail' et choisissez 'Déconnecter un lecteur réseau'. Sélectionnez le lecteur réseau correspondant à votre Webfolder puis cliquez sur 'OK'.
  13. Dossiers et fichiers spéciaux
    Dans le disque virtuel, vous remarquerez des dossiers et fichiers spéciaux, qui ne peuvent être renommés ni supprimés:
    • Le dossier "private" correspond à vos Documents privés.
    • Le dossier "__TrAsH__" correspond à une Corbeille.
    • Le dossier "Mail images" contient les images que vous avez envoyées dans le corps d'un email (dans votre signature, par exemple).
    • Le dossier "web" correspond à des Documents en Accès public.
    • Dans un groupe, le dossier "wiki" et le sous-dossier "groupinfo" sont utilisés pour l'affichage des Infos de groupe dans la page d'accueil.
    • Le fichier calendar.ics contient un calendrier.

Dossiers et sous-dossiers

  1. Dossiers spéciaux
    Les Documents privés comportent des dossiers spéciaux qui ne peuvent être renommés ni supprimés:
    • Corbeille: elle contient les Documents et dossiers supprimés; ils ne seront définitivement effacés que lorsque vous viderez la Corbeille.
    • Boîte de dépôt: elle contient les Documents déposés par les membres de vos groupes. Elle est créée automatiquement lors du premier dépôt. Reportez-vous à la section "Boîte de dépôt" pour plus d'explications.
    • "Mail images": ce dossier contient les images que vous envoyez dans le corps d'un email (dans votre signature, par exemple).
    • web: les Documents placés dans ce dossier seront publics (si cette fonctionnalité est disponible pour votre profil). Reportez-vous à la section "Accès public" pour plus d'explications.
    Les Documents de groupe comportent également une Corbeille. Ils peuvent également comporter un dossier "web".
  2. Créer un dossier ou un sous-dossier
    Positionnez-vous à l'endroit souhaité dans l'arborescence de vos dossiers. Affichez les Actions du dossier qui doit contenir le nouveau dossier et choisissez Nouveau dossier. Entrez un nom et appuyez sur la touche Entrée.
  3. Renommer un dossier
    Affichez les Actions du dossier et sélectionnez Renommer.
  4. Déplacer un dossier
    Deux possibilités vous sont proposées:
    • Sélectionnez le dossier à la souris et déposez-le sur le dossier de destination.
    • Affichez les Actions du dossier et sélectionnez Déplacer.
  5. Détruire un dossier
    Précautions:
    • Supprimer un dossier signifie supprimer tous les Documents qui y sont contenus, de même que les sous-dossiers et leur contenu
    • Une fois la Corbeille vidée, la suppression est irréversible; soyez dès lors bien attentif lors des opérations!
    Sélectionnez le dossier, affichez ses Actions et sélectionnez Supprimer.

    NB: Le dossier ne sera effectivement supprimé que lorsque la Corbeille aura été vidée. Si vous avez envoyé un dossier à la Corbeille par erreur, vous pouvez l'y retrouver.

  1. Recherche dans les outils et les environnements
    Un champ de recherche figure dans la partie supérieure droite de l'écran. Entrez un mot ou le début d'un mot pour lancer une recherche.

    La recherche peut s'effectuer dans différents outils :

    • Si elle est lancée alors qu'un outil est actif (les Messages, par exemple), elle s'effectue dans les données de cet outil.
    • Si aucun outil n'est actif (c'est le cas dans la page d'accueil, juste après la connexion), elle s'effectue alors dans tous les outils. La liste des résultats précisera de quel type de données il s'agit. Pour revenir à la page d'accueil, cliquez sur le logo dans la partie supérieure gauche.
    La recherche peut également s'effectuer dans différents environnements :
    • Si elle est lancée depuis l'environnement privé (vos Documents privés, par exemple), elle s'effectue dans cet environnement.
    • Si elle est lancée depuis un groupe, elle s'effectue uniquement dans ce groupe.
    • Vous pouvez étendre ou restreindre la recherche en cliquant sur le triangle pour faire apparaître l'écran de recherche avancée. A la section Rechercher dans, sélectionnez Privé ou Privé + Groupes. Dans ce dernier cas, la recherche s'étendra à l'ensemble des groupes.
  2. Recherche avancée
    La plupart des outils sont munis d'une recherche avancée, les critères proposés étant adaptés aux différents outils.
  3. Affichage des résultats
    Les résultats sont limités à 200 et s'affichent par ordre de pertinence.
  4. Dernière recherche
    Vous pouvez afficher les résultats de la dernière recherche en cliquant sur Résultats de la recherche dans la partie gauche de l'écran.
  5. Syntaxe dans le champ de recherche
    • Si vous entrez plusieurs mots, la recherche renverra les données qui contiennent tous ces mots. Si vous entrez "OR" entre les mots, la recherche renverra les données qui contiennent l'un des mots.
    • La recherche ne fait pas de différence entre les majuscules et les minuscules
    • Vous pouvez ajouter une étoile (*) après au moins 4 caractères pour représenter tous les mots débutant par ces caractères.
    Exemples:
    • vacances Hawaii (équivalent à vacances AND Hawaii) renverra les données contenant les mots vacances et Hawaii.
    • Maui OR Hawaii renverra les données contenant les mots Maui ou Hawaii.
    • "super vacances" (avec les guillemets) renverra les données contenant l'expression "super vacances".
    • "info*" renverra les données contenant des mots débutant par info (informatique, informaticien, informations, etc.).
    • virus -ordinateur renverra les données contenant le mot "virus" mais pas le mot "ordinateur".
  6. Fichiers pris en compte par la recherche
    Le moteur de recherche parcourt tous vos Documents privés de même que tous les Documents de groupe auxquels vous avez accès. Il effectue des recherches dans le contenu des formats de fichiers suivants: Microsoft Word, Excel et PowerPoint, PDF, HTML, RTF et texte.

    Le moteur de recherche ignore les fichiers protégés par mot de passe de même que les fichiers OpenOffice (.odt, etc.).

Envoi de Documents par email

  1. Envoi en pièce jointe
    Depuis les Documents, sélectionnez un ou plusieurs Documents, ouvrez les Actions et sélectionnez Envoyer puis Envoyer par email.
  2. Envoi comme hyperlien
    Au lieu d'envoyer un Document dans l'email, vous pouvez l'envoyer sous forme d'hyperlien. Le destinataire disposera de quelques jours pour le télécharger en cliquant sur l'hyperlien et vous pourrez en être averti lorsqu'il le fera.

    Cette fonctionnalité est indiquée pour les Documents volumineux mais vous pouvez l'utiliser avec des petits également.

    Veuillez noter que cette fonctionnalité enverra automatiquement un email spécifique par destinataire: les destinataires ne verront donc pas les éventuels autres destinataires.

    Depuis un message, sélectionnez Ajouter lien de téléchargement dans le menu Pièce jointe. Sélectionnez ensuite un ou plusieurs Documents privés ou de groupe.

    Depuis les Documents, sélectionnez un ou plusieurs Documents, ouvrez les Actions et sélectionnez Envoyer puis Envoyer comme hyperlien.

Boîte de dépôt

  1. Définition
    La boîte de dépôt est un dossier spécial dans vos Documents privés dans lequel les membres des groupes auxquels vous appartenez peuvent déposer des Documents. Elle se comporte comme une boîte postale: une fois qu'un tiers a déposé un document, il ne lui est plus visible. Le document est en réalité dupliqué: le tiers conserve le document et une copie indépendante est créée dans votre boîte de dépôt. Si le tiers modifie le document par la suite, le vôtre n'est pas impacté et inversement.

    Vous êtes averti du dépôt d'un document par email et également dans la page d'accueil.

    NB: Tous les membres des groupes auxquels vous appartenez ont toujours la possibilité d'utiliser votre boîte de dépôt.

  2. A quoi la boîte de dépôt sert-elle ?
    Cette fonctionnalité vous permet de recevoir des fichiers directement dans l'outil Documents plutôt que par email: rapports, travaux et devoirs, etc.
  3. Conseils d'utilisation
    Si vous attendez un grand nombre de Documents dans votre Boîte de dépôt, donnez des consignes de nommage claires aux membres de vos groupes, afin que la liste des Documents déposés soit plus claire pour vous. De plus, si l'on tente de déposer un Document portant le même nom qu'un Document qui s'y trouve déjà, l'opération sera refusée.
  4. Création de la boîte de dépôt
    Votre boîte de dépôt est automatiquement créée dans vos Documents lorsqu'un premier Document y est déposé. Elle n'existe donc pas à la création de votre compte.
  5. Déposer un document
    Pour déposer un document dans la boîte de dépôt d'un tiers, placez d'abord ce document dans vos documents privés. Ensuite, dans le menu Actions associé à ce document, choisissez Envoyer vers une boîte de dépôt. Dans la liste des groupes, cliquez sur le nom du destinataire.
  6. Identifier la provenance d'un Document
    Il n'est pas toujours simple de déterminer la provenance d'un Document si l'expéditeur n'a pas employé un nom explicite. En plus du nom de l'expéditeur qui apparaît automatiquement, vous pouvez afficher la liste des groupes communs avec l'expéditeur en sélectionnant Groupes communs dans les Actions du Document.
  7. Gérer les documents déposés
    Les fonctions habituelles (y compris le partage avec les groupes) s'appliquent aux Documents qui ont été déposés dans votre boîte de dépôt. Vous pouvez également les déplacer vers d'autres dossiers ou les supprimer.

Tags

  1. A quoi servent les tags?
    Les tags permettent d'organiser vos données en fonction d'étiquettes telles que Urgent, Important, etc. et/ou selon des projets, des clients, etc. La première étape consiste à créer vos propres tags.
  2. Accès aux tags
    Sélectionnez n'importe quelle donnée, affichez ses Actions et sélectionnez Tags.
  3. Créer un tag
    Affichez les tags de n'importe quelle donnée et cliquez sur Ajouter. Entrez un nom et choisissez éventuellement une couleur pour ce tag.
  4. Modifier un tag
    Les noms des tags ne peuvent être modifiés une fois qu'ils ont été créés. Vous pouvez néanmoins modifier leur couleur.
  5. Supprimer un tag
    Dans la partie gauche de l'écran, affichez les Actions du Tag et sélectionnez Supprimer.
  6. Attribuer un tag à une donnée
    Sélectionnez Tags dans les Actions de la donnée. Dans la fenêtre des tags, cochez une ou plusieurs cases selon les tags que vous souhaitez attribuer. Vous pourrez par la suite attribuer d'autres tags ou en retirer.

    Autre méthode: sélectionnez un Tag sur la gauche sans relâcher le bouton de la souris et déplacer le Tag sur la donnée concernée (glisser-déposer). Vous pouvez également partir de la donnée et la déposer sur le Tag.

  7. Afficher les données avec un tag donné
    Il existe deux possibilités:
    • Cliquez sur un tag dans la partie gauche de l'écran. Si la liste des tags n'est pas affichée, ouvrez-la d'abord en cliquant sur le triangle. Pour revenir à la vue normale, cliquez sur le dossier courant (Mon calendrier, Mes contacts, etc. selon l'outil).
    • Ouvrez la recherche avancée et sélectionnez un tag.
  8. Tags et groupes
    Les tags sont propres à une personne et non à un groupe: il n'y a pas de tags de groupe. Il est déconseillé d'utiliser les tags dans les données de groupe.

Suppression de documents

  1. Suppression d'un document
    Cochez le Document concerné (ou sélectionnez-le à la souris), affichez ses Actions et sélectionnez Supprimer. Vous pouvez également déplacer le Document vers la Corbeille par glisser-déposer.

    NB: Le Document ne sera effectivement supprimé que lorsque la Corbeille aura été vidée. Si vous avez envoyé un Document à la Corbeille par erreur, vous pouvez l'y retrouver.

  2. Suppression d'une sélection de documents
    Précautions: une fois la Corbeille vidée, la suppression de Documents est irréversible; soyez dès lors bien attentif lors des opérations!

    La suppression s'effectue dossier par dossier. Positionnez-vous d'abord dans un dossier. Cochez les Documents souhaités (ou sélectionnez-les au clavier ou à la souris), affichez les Actions et sélectionnez Supprimer. Vous pouvez également déplacer les Documents vers la Corbeille par glisser-déposer.

    NB: Les Documents ne seront effectivement supprimés que lorsque la Corbeille aura été vidée. Si vous avez envoyé des Documents à la Corbeille par erreur, vous pouvez les y retrouver.

  3. Vider la Corbeille
    Dans les Actions de la Corbeille, sélectionnez Vider la corbeille.

Conversion PDF

  1. Fonctionnalités
    Pour visualiser un fichier pour lequel vous ne disposez pas du logiciel adéquat ou si vous souhaitez simplement convertir un Document au format PDF, sélectionnez Convertir en PDF dans le menu contextuel de ce Document.

    La conversion s'effectue en temps réel et nécessite un temps de traitement qui est fonction de la taille et de la complexité du document. Veuillez dès lors patienter pendant que la conversion s'effectue. Au terme de celle-ci, le document PDF peut être enregistré sur votre poste de travail.

    Liste des formats gérés: .pdf, .swf (Flash), .html, .odt, .sxw, .doc, .docx, .rtf, .wpd, .txt, .wikitext (MediaWiki), .ods, .sxc, .xls, .xlsx, .csv, .tsv, .odp, .sxi, .ppt, .pptx, .odg, .svg

Accès public

  1. Définition
    Les droits d'accès habituels permettent le partage de données au sein de groupes d'utilisateurs identifiés et authentifiés.

    L'accès public permet quant à lui de publier des données sur le Web: elles seront accessibles par n'importe qui et sans identification. Il n'est donc plus nécessaire de disposer d'un compte ContactOffice pour les consulter.

    Concrètement, il suffit de paramétrer l'accès public et de diffuser l'URL de la donnée par email, sur votre site Web, etc.

  2. A quoi l'accès public sert-il ?
    Vous pouvez de cette façon publier des formulaires, des rapports, des brochures, etc.

    NB: La loi interdit la diffusion de contenu pour lequel vous ne disposez pas de l'ensemble des droits d'auteur. ContactOffice décline toute responsabilité en cas d'utilisation illégale: vous serez seul responsable en cas de poursuites judiciaires. Si vous ignorez si vous disposez des droits nécessaires pour partager publier certains fichiers, ne les partagez pas.

  3. Disponibilité
    Par défaut, l'accès public n'est pas disponible: s'il l'est, vous verrez apparaître Créer le dossier public dans les Actions de Mes documents.
  4. Créer le dossier public
    1. Affichez les Actions du dossier de premier niveau, appelé "Mes documents" dans l'environnement privé ou portant le nom du groupe dans un environnement de groupe. Sélectionnez Créer le dossier public. Ce dossier a pour nom "web".
    2. Placez dans ce dossier les Documents qui doivent être publiés.
    Les Documents publics sont signalés une icône particulière.
  5. Accès à un Document public
    Pour obtenir l'URL publique du Document, affichez ses Actions et sélectionnez Accès direct. Copiez l'adresse à la rubrique Accès public.
  6. Votre page publique
    La page https://office.contactoffice.com/pub/docs/IDENTIFIANT/web/ affiche la liste de tous les Documents publics de votre environnement privé, c'est-à-dire tous les Documents placés dans le dossier web.

    Cela signifie qu'une personne qui a connaissance de votre identifiant peut accéder à cette page. Des moteurs de recherche pourraient également y accéder.

    Dans le cadre d'un groupe, l'adresse est https://office.contactoffice.com/pub/docs/group-NOM_DU_GROUPE/web/.

  7. Retirer l'accès public
    À tout moment, vous pouvez déplacer un Document public vers un autre dossier ou même le supprimer: il ne sera plus en accès public.

    Vous pouvez également déplacer le dossier public (nommé web) dans la Corbeille et le supprimer si vous n'en avez plus l'usage.

  8. Accès public et Documents de groupe
    Le profil de l'administrateur de groupe détermine si l'accès public est disponible pour le groupe. Si c'est le cas, Créer dossier public apparaît dans les Actions du dossier racine.

    L'administrateur, les éventuels co-administrateurs de même que tous les membres qui ont explicitement reçu le droit d'Ajouter du contenu dans le dossier racine sont en mesure de créer le dossier public. De même, ils peuvent ajouter des Documents dans le dossier public.

    Déterminez dès lors les droits d'accès du dossier racine et du dossier public (s'il a été créé) en conséquence.

Serveurs distants

  1. Définition
    Un serveur distant est un serveur de documents distinct de ContactOffice. Il doit autoriser les connexions WebDAV (généralement sur le port 80 (http)/443(https)) ou SMB/CIFS. En configurant un serveur distant dans ContactOffice, vous pouvez rassembler vos documents dans une seule interface.

    NB: Le serveur distant détermine les droits d'accès (lecture, écriture) sur ses dossiers et documents. Il détermine également l'espace disque disponible.

  2. Opérations sur les dossiers et documents d'un serveur distant
    Un dossier d'un serveur distant se comporte comme un dossier normal pour les opérations de base: ajouter, supprimer, renommer un document, etc. Vous pouvez copier ou déplacer des documents depuis un dossier normal vers le serveur distant et inversement.
  3. Ajouter un serveur distant
    Rendez-vous dans les Paramètres des Documents et sélectionnez ensuite Stockage externe. Cliquez sur Nouveau et choisissez un type de serveur. Remplissez les paramètres de connexion:
    • Nom: un nom de votre choix pour identifier le serveur. Ce nom peut n'avoir aucun lien avec le véritable nom du serveur distant.
    • URL: l'adresse du serveur distant.
    • Identifiant: votre identifiant sur le serveur distant.
    • Mot de passe: votre mot de passe sur le serveur distant.

    Cliquez ensuite sur Sauver. Les paramètres sont validés automatiquement et le serveur distant est créé s'ils sont valides. Si les paramètres sont invalides, corrigez-les. Si vos paramètres sont corrects mais que la validation échoue, contactez le support technique du serveur distant.

  4. Configurer Dropbox.com
    Sélectionnez ce service lors de la création d'un nouveau serveur distant. Les paramètres sont déterminés automatiquement. Il vous reste à introduire vos identifiant et mot de passe pour Dropbox.com.
  5. Configurer Google Drive
    Sélectionnez ce service lors de la création d'un nouveau serveur distant. Les paramètres sont déterminés automatiquement. Il vous reste à introduire vos identifiant et mot de passe pour Google Drive.
  6. Modifier un serveur distant
    Cliquez sur Editer en regard du serveur concerné. Modifiez les paramètres et cliquez sur Sauver.

    NB: Si vous modifiez le nom du serveur, la modification ne sera prise en compte qu'à votre prochaine connexion.

  7. Serveurs distants et Messages
    Depuis les Messages, vous pouvez:
    • Sélectionner une pièce jointe dans un serveur distant
    • Sauver une pièce jointe dans un serveur distant
  8. Désactiver un serveur distant
    Vous pouvez désactiver un serveur distant sans le supprimer.
  9. Supprimer un serveur distant
    Affichez les Actions du serveur distant et sélectionnez Supprimer. Bien entendu, cela n'affecte pas les données stockées sur ce serveur.
 

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