Gebruikersgids

v.01/2024

Berichten Berichten Agenda Agenda Contacten Contacten Documenten Documenten Instant Messaging IM SMS SMS Fax Fax Groepen Groepen

Persoonlijke contacten

  1. Een contactpersoon toevoegen
    Klik op Nieuw. Voer daarna alle gewenste gegevens en klik op Bewaren.
  2. Een contactpersoon bewerken
    Drie methodes worden u aangeboden:
    • Vertoon de details van het Contact en klik daarna op Wijzigen
    • Dubbelklik op het Contact
    • Vertoon de Acties van het Contact en selecteer Details
  3. Foto
    U kunt een foto toevoegen aan een fiche. De meeste formaten worden ondersteund: GIF, JPEG, BMP, PNG, TIFF en RAW. De dimensies worden automatisch aangepast.
  4. Verjaardag
    Als u de geboortedatum van een persoonlijk contact invoert, wordt er automatisch een herhaalde gebeurtenis in uw agenda aangemaakt voor de komende 25 jaar.
  5. Plan
    Toon de details van een contact en klik dan op Plan. Deze functie is slechts beschikbaar indien een postcode (persoonlijk of beroeps) werd ingevoerd voor deze contactpersoon.
  6. Voeg een commentaar toe
    U kunt een Commentaar toevoegen aan een Contact. Het commentaar op een groepscontact zal zichtbaar zijn voor alle leden van de Groep.

    Selecteer Commentaar in de Acties van een Contact. De Contacten met een commentaar zullen gesignaleerd worden door een pictogram.

  7. Een Document bijvoegen
    U kunt een Document bijvoegen (of linken) aan een contact. Bijvoorbeeld: u kunt een CV linken aan een Contact.

    Toon de details van een Contact en klik op de Tab Bijlage. Selecteer daarna een Document

    NB: Indien het Contact gedeeld wordt, gelieve de nodige toegangsrechten te verlenen op het Document.

    Eenmaal een bijlage toegevoegd is, kunt u makkelijk de Details ervan bekijken. U zult eveneens de link ermee kunnen verbreken indien vereist.

Groepsadresboek

  1. Toegang tot groepsadresboek
    Selecteer de Groepsnaam in de omgevingsselector, waarvan de standaard waarde "persoonlijk" is.
  2. Standaard toegangsrechten
    • Alle leden van de groep kunnen steeds de groepscontacten zien. Dit recht tot Lezen kan hen dus niet ontnomen worden.
    • De aanmaker van een contact kan deze steeds wijzigen. Hij kan het recht tot Wijzigen geven aan bepaalde of alle leden.
    • De beheerder en de co-beheerders van de groep kunnen steeds gegevens toevoegen en verwijderen (contacten). Ze kunnen het recht geven tot Gegevens toevoegen of Gegevens toevoegen en verwijderen aan bepaalde of alle leden.
  3. Aanmakers: wijziging toelaten
    Het recht tot Bewerken van een contact zal de geselecteerde groepsleden toelaten dit contact up te daten. Dit recht wordt contact per contact verleend.
  4. Beheerders: het toevoegen en verwijderen van gegevens toelaten
    Verleen het recht tot Gegevens toevoegen (contacten) of Gegevens toevoegen en verwijderen. Het recht tot verwijderen is van toepassing op het geheel van de groepscontacten.
  5. Toegangsrechten verlenen aan een lid
    1. Klik op Toevoegen.
    2. Selecteer een groep waarvan de gebruiker lid van is.
    3. Zoek deze gebruiker eventueel op zijn naam (of een gedeelte van zijn naam) in het veld groepsleden zoeken.
    4. Selecteer de toegangsrechten die u wenst te verlenen in het uitrolmenu Toegangsrechten.
    5. Klik op Toevoegen.
    6. Het lid verschijnt vanaf nu in het overzicht.
    U kunt meerdere leden selecteren in één keer.

    U kunt op ieder moment rechten intrekken die verleend werden.

  6. Toegangsrechten verlenen aan alle leden
    1. Klik op Toevoegen.
    2. Selecteer een groep.
    3. Selecteer het recht die u wenst toe te kennen in het uitrolmenu Toegangsrechten.
    4. Klik op Toevoegen.
    5. De groep verschijnt vanaf nu in het overzicht.
    NB: Indien iemand de groep later vervoegt, geniet deze persoon automatisch van de toegangsrechten die op deze manier verleend werden. Indien u dit wenst te vermijden, verleen dan de toegangsrechten op individuele basis.

    Op dezelfde manier, indien een lid de groep later verlaat, verliest deze de toegangsrechten.

    U kunt op ieder moment verleende toegangsrechten intrekken.

  7. Een groepscontact toevoegen
    NB: De beheerder van de groep moet u eerst het recht verlenen om contacten toe te voegen aan de groepscontacten.

    Creëer een nieuw contact zoals u dat doet in uw privé-omgeving.

    Een groepscontact toevoegen kunt u als volgt:

    • Een nieuw contact onmiddellijk aan de groep toevoegen
      Ga naar het groepsadresboek en maak een nieuw contact aan (zoals u het gewoonlijk met uw persoonlijke contacten doet).
      Indien u de groep verlaat, zal u geen toegang meer hebben tot deze data.
    • Deel één van uw persoonlijke contacten met de groep
      Toon de details van het contact en klik vervolgens op Delen met groepen. Selecteer vervolgens de groepen waarmee dit contact moet gedeeld worden.
      Een kopie van deze data wordt in de groep geplaatst: indien u de groep verlaat, zal deze data steeds toegankelijk blijven voor de groepsleden in de groepsomgeving en voor uzelf in uw persoonlijke omgeving.
  8. Persoonlijke gegevens delen met een groep
    Door persoonlijke gegevens (een contact, een document, enz.) te delen met een groep, worden deze eveneens zichtbaar in de groepsomgeving:
    • Het betreft wel degelijk dezelfde data: alle wijzigingen uitgevoerd in uw persoonlijke omgeving zullen zichtbaar zijn in de groep en omgekeerd. Zo vermijdt u dubbels aan de maken (die niet synchroon zouden evolueren).
    • Indien uw gedeelde data verwijderd wordt in de groep, blijft deze in uw persoonlijke omgeving en vice versa.
    • Om gegevens te delen met een groep, moet u eerst over het recht Gegevens toevoegen beschikken voor deze groep.
    • Dezelfde gegevens kunnen met meerdere groepen gedeeld worden.
    Selecteer persoonlijke gegevens, en kies Delen met groepen in de Acties. Klik op de knop Delen. Kies daarna een groep. In het geval van documenten, kies een doelmap door deze aan te maken indien nodig.

    Indien u daarna, het delen wenst te annuleren, roep hetzelfde scherm op en klik op het icoon - (Verwijderen) naast de naam van de groep.

  9. Groepsgegevens delen met een andere groep
    Net zoals met het delen van persoonlijke gegevens met een groep, is het mogelijk groepsgegevens te delen met een andere groep. In Delen met groepen, volstaat het een andere groep te selecteren in dewelke u het recht tot Gegevens toevoegen hebt.

    Gezien het delen gebeurd op het niveau van individuele gegevens, zou deze functie op adhoc basis gebruikt moeten worden. Indien u regelmatig data moet delen met een andere groep, is het misschien aangewezen een bijkomende groep aan te maken in dewelke de gedeelde data opgeslagen kan worden.

Contacten verwijderen

  1. Een contact verwijderen
    Vertoon de Acties van een Contact en selecteer daarna Verwijderen.
  2. Geselecteerde contacten verwijderen
    Vink de te verwijderen Contacten aan, vertoon de Acties en selecteer Verwijderen.
  3. Het adresboek ledigen
    Deze operatie zal alle Contacten van het geselecteerde Adresboek verwijderen. Vink het vakje boven aan de lijst, links van Nieuw en klik daarna op Verwijderen in de Acties.

Berichten

  1. Een e-mail versturen
    Klik op het e-mailadres van de contactpersoon.
  2. Een SMS versturen
    Klik op het GSM-nummer van de contactpersoon.

    NB: Het is aangeraden uw SMS-berichten te ondertekenen zodat de bestemmelingen de verzender ervan kunnen achterhalen.

  3. Een fax versturen
    Klik op het faxnummer van de contactpersoon.

    Als het nummer niet klikbaar is, moet u nagaan of het wel in internationaal formaat werd ingevoerd. Ga ook na of het nummer correct in een fax veld werd ingevoerd. Wijzig - indien nodig - het vak met het rolmenu naar een fax vak.

  1. Zoeken in de tools en de omgevingen
    Een zoekveld bevindt zich rechts boven het scherm. Voer een woord of het begin van een woord in om te zoeken.

    U kunt in verschillende tools zoeken :

    • Indien u zoekt vanuit een bepaalde tool (de Boodschappen bijvoorbeeld), worden enkel gegevens uit deze tool getoond.
    • Indien geen enkele tool actief is (dit is het geval in de welkomstpagina die verschijnt na login), worden gegevens getoond uit alle tools. De lijst met zoekresultaten preciseert welk type gegevens vertoond wordt. Om terug te keren naar de welkomstpagina, klik op het logo links boven het scherm.
    U kunt eveneens zoeken in de verschillende omgevingen :
    • Indien u zoekt vanuit uw persoonlijke omgeving (uw persoonlijke documenten bijvoorbeeld), voltrekt zich het zoeken in deze omgeving.
    • Indien u zoekt vanuit een groep, voltrekt zich het zoeken in deze groep.
    • U kunt het zoeken uitbreiden of beperken door op het driehoekje te klikken om het scherm voor geavanceerd zoeken te vertonen. Onder Zoeken in, selecteer Persoonlijk of Overal (Persoonlijk + Groepen). In het laatste geval, zal het zoeken zich uitbreiden tot alle groepen.
  2. Geavanceerd zoeken
    De meeste tools bevatten een mogelijkheid tot geavanceerd zoeken, de voorgestelde criteria zijn aangepast aan de verschillende tools.
  3. Syntax in het invoerveld
    • Indien u meerdere woorden invoert, zal het zoeken de data genereren die al die woorden bevat. Indien u "OR" tussen de woorden invoert, zal het zoeken u de data genereren die één van de woorden bevat.
    • Het zoeken maakt geen verschil tussen hoofdletter of kleine letter
    • U kunt een ster (*) toevoegen na ten minste 4 tekens om alle woorden voor te stellen die beginnen met die 4 tekens.
    Voorbeelden:
    • vakantie Hawaii (is equivalent aan vakantie AND Hawaii) zal de data terugsturen die de woorden vakantie en Hawaii bevat.
    • Maui OR Hawaii zal de data terugsturen die de woorden Maui of Hawaii bevat.
    • "super vakantie" (met aanhalingstekens) stuurt de data terug die de uitdrukking super vakantie" bevat.
    • "info*" stuurt de data terug die de woorden bevat die beginnen met info (informatica, informaticus, informatie, enz.).
    • virus -computer stuurt de data terug die het woord "virus" bevat zonder het woord "computer".
  4. Resultaten
    De resultaten zijn gelimiteerd tot 200 et vertonen zich in orde van relevantie.
  5. Laatste opzoeking
    U kan de resultaten van de laatste opzoeking terugvinden door te klikken op Resultaten van de opzoeking in het linkergedeelte van uw scherm.

Afdrukken

  1. Afdrukken van een Contact
    Toon de Acties van een Contact en kies Afdrukken.
  2. Afdrukken van een selectie Contacten
    Kies de Contacten, vertoon de Acties van een Contact en selecteer Afdrukken.

    Vink het vak bovenaan om alle Contacten af te drukken.

Tags

  1. Waartoe dienen de Tags
    De tags laten toe data te organiseren in functie van labels zoals Dringend, Belangrijk, enz. en/of naargelang de projecten, de klanten enz. De eerste fase bestaat uit het aanmaken van eigen tags.
  2. Toegang tot de tags
    Kies eender welke gegevens, vertoon zijn Acties en kies tags
  3. Een Tag aanmaken
    Toon de tags van eender welke gegevens en klik op Toevoegen. Voer een naam in en kies daarna eventueel een kleur voor deze tag.
  4. Een Tag wijzigen
    De namen van de tags kunnen niet gewijzigd worden éénmaal ze aangemaakt zijn. U kunt echter wel de kleur veranderen
  5. Een Tag verwijderen
    In het linker gedeelte van het scherm, vertoon de Acties van de Tag en selecteer Verwijderen.
  6. Een Tag toewijzen aan data
    Selecteer Tags in de Acties van de data. In het venster van de tags, vink één of meerdere velden naargelang de tags die u wenst toe te wijzen. U kunt later andere tags toewijzen of tags verwijderen.

    Een andere methode: selecteer een Tag in de linkerkolom en zonder de knop van uw muis te lossen, verplaats de Tag op de gewenste data (drag and drop). U kunt ook vertrekken van de data en deze verschuiven op de Tag.

  7. Data vertonen met een bepaalde Tag
    Er bestaan twee mogelijkheden:
    • Klik op een tag in het linker deel van het scherm. Indien de lijst met Tags niet verschijnt, open deze dan eerst door op het driehoekje te klikken. Om terug te keren naar het normale zicht, klik op de hoofdmap (Mijn agenda, Mijn contacten, enz. naargelang de tool).
    • Open het geavanceerde zoeken en selecteer een tag
  8. Tags en Groepen
    De tags zijn verbonden aan een persoon en niet aan een groep: er zijn geen groeptags. Het is afgeraden tags te gebruiken in de groepsdata.

Mobiele synchronisatie

  1. Functies
    Synchroniseer uw smartphone (iPhone, iPad, Android, enz.) applicaties met de ContactOffice Berichten, Agenda's en Contacten. Heb toegang tot uw ContactOffice data direct vanuit de applicaties van uw telefoon (voorbeeld: de iPhone Agenda app) en synchroniseer met ze.

    U kunt meerdere toestellen synchroniseren, ContactOffice zal als synchroniseerserver dienst doen. Uw abonnement bepaalt het aantal apparaten dat u mag synchroniseren.

    Mocht er zich een probleem voordoen tijdens het synchroniseerproces (verloren connectie, stroomuitval, enz.), de volgende synchronisatie zal veronderstellen dat de up-to-date data zich op ContactOffice bevindt.

    Deze synchronisatie bewaart de data die reeds op uw telefoon aanwezig is.

  2. Lokale gegevens en servergegevens
    Gegevens die al op uw mobiele toestel aanwezig zijn, blijven altijd behouden. Gegevens op ContactOffice worden toegevoegd in een andere "laag": als u de mobiele synchronisatie uitschakelt, verdwijnt deze laag.

    Uw toestel moet weten waar de gegevens die u aanmaakt moeten worden opgeslagen: in het toestel of op ContactOffice. Selecteer voor uw agenda en contacten uw ContactOffice-account in de respectievelijke apps.
  3. iPhone/iPad
    1. Verzeker u ervan dat u verbonden bent met een snel en stabiel netwerk.
    2. Ga naar de 'Instellingen' van uw toestel.
    3. Selecteer 'Mail', 'Contacten' of 'Agenda'.
    4. Druk op 'Accounts' en dan op 'Account toevoegen'.
    5. Druk op 'Exchange'.
    6. Vul nu uw ContactOffice account informatie in:
      • Adres: uw ContactOffice emailadres
      • Wachtwoord: uw ContactOffice wachtwoord
      • Beschrijving: 'ContactOffice'
    7. Druk op 'Volgende' en voer in:
      • Naam van de server: office.contactoffice.com
      • Gebruikersnaam: LOGIN (uw ContactOffice login)
    8. Druk op 'Volgende' en het toestel gaat uw configuratie testen. Standaard synchroniseert het 5 data types (Mail, Contacten, Agenda, Herinneringen en Notities). Deactiveer de Herinneringen en Notities gezien ContactOffice ze niet ondersteunt. Deactiveer andere tools indien gewenst. Druk op 'Bewaar'.
      Nu begint uw datasynchronisatie. De tijd vereist voor de eerste synchronisatie hangt af van de hoeveelheid data.
    9. Standaard synchroniseert uw toestel Mail voor de laatste 7 dagen. U kunt een andere instelling ingeven in 'Instellingen' > 'Mail' > De beschrijving gegeven aan uw account > 'Emails te synchroniseren'.
    Notitie: Help voor IOS 10.
  4. Android (Samsung, enz.)
    Gezien er vele verschillende versies bestaan van het Android platform, is het onmogelijk een stappenplan te geven voor iedere versie.

    Algemeen moet u zo tewerk gaan:

    1. Verzeker u ervan dat u verbonden bent met een snel en stabiel netwerk.
    2. Ga naar de 'Instellingen' van uw toestel.
    3. Ga naar de 'Accounts' tab en druk op 'Accounts' in de rubriek 'Mijn accounts'.
    4. Druk op 'Account toevoegen'.
    5. Druk op 'Microsoft Exchange ActiveSync'.
    6. Vul nu uw ContactOffice account informatie in, waarschijnlijk onder 'Manuele Instellingen'.
      • Emailadres: uw ContactOffice emailadres
      • Gebruikersnaam: LOGIN
      • Wachtwoord: uw ContactOffice wachtwoord
      • Server: office.contactoffice.com
      • TLS/SSL: ja
    7. Uw toestel probeert nu met de server te communiceren.
      Opgepast: Het kan enkele minuten duren vooraleer gegevens verschijnen.
    8. Wijzig de instellingen zoals u wenst.
    9. Geef nu een naam aan uw verbinding en druk dan op 'Gedaan' (Done).
    10. De synchronisatie vangt aan.
      Indien niet, ga terug naar stap 2 en 3 en druk dan op 'Synchroniseer alle'.
      De tijd vereist voor de eerste synchronisatie hangt af van de hoeveelheid data.
  5. Andere
    Alle toestellen en software die kunnen synchroniseren met een Exchange server (ActiveSync protocol) kunnen met ContactOffice synchroniseren:
    • Windows Mail (Windows 8 & Windows 10)
    • eM Client
    • enz.
    Voer volgende gegevens in: uw login (LOGIN) en uw ContactOffice wachtwoord, uw emailadres alsook de naam van de server: office.contactoffice.com. Kies bij voorkeur voor een beveiligde verbinding.

Synchronisatie met Outlook

  1. Functies
    Outlook (>= 2013) synchroniseert rechtstreeks met ContactOffice.

    De synchronisatie met Outlook 2013 heeft betrekking tot uw e-mail, uw contacten en uw Agenda. De gegevens die bevat zijn in ContactOffice zullen verschijnen in Outlook in een apart account. De reeds in Outlook aanwezige gegevens zullen niet in ContactOffice verschijnen, behalve indien u ze importeert.

    Notitie: Outlook zal zich loskoppelen van de server indien er zich een probleem voordoet tijdens een synchronisatie. Om u terug te verbinden met de server, selecteer de Tab "Verzenden/Ontvangen" en klik twee keer op de knop "Work offline".

  2. Configuratie
    1. Selecteer de tab "Bestand"
    2. In de linkerkolom, selecteer "Informatie" indien nog niet geselecteerd en klik daarna op de knop "Account toevoegen".
    3. Selecteer "Manuele configuratie of andere type servers". Klik op "Volgende"
    4. Selecteer "Dienst compatibel met Outlook.com of Exchange ActiveSync". Klik op "Volgende"
    5. Geef uw naam, uw e-mail adres, uw mailserver (office.contactoffice.com), uw gebruikersnaam (LOGIN) en uw ContactOffice wachtwoord. Klik op "Volgende".
    6. Klik op "Afsluiten".


    "De server kan niet worden gevonden" (Outlook 2016)
    Als u hierboven de juiste serverwaarde hebt ingevoerd en de fout "De server kan niet worden gevonden" krijgt in Outlook 2016 (versie 16.0.8431.2079 of hoger), komt dit omdat een Microsoft-upgrade uw Outlook heeft ingesteld om verbinding te maken met Office 365 met behulp van Vereenvoudigde accountaanmaak". U kunt dit gedrag uitschakelen door de stappen te volgen die worden uitgelegd hier.

Synchronisatie via CardDAV

  1. Gebruik eerder de synchronisatie
    Indien het abonnement en uw toestel (computer, smartphone, tablet) synchronisatie toestaan, gebruik deze dan. De configuratie is eenvoudiger, wordt in één keer gedaan voor alle tools en is robuuster. De synchronisatie (anders dan de in deze sectie uitgelegde protocollen) ondersteund echter niet de groepsgegevens en de gegevens van de groepsleden.
  2. Functionaliteit
    De contacten kunnen worden gesynchroniseerd met een software compatibel met CardDAV.
  3. Beperkingen
    De synchronisatie tussen verschillende softwares is aan een aantal beperkingen onderworpen:
    • Indien u de contacten gebruikt in zowel ContactOffice en in een of meerdere andere softwares: verzeker u ervan dat u de contacten geupdate hebt in de software vooraleer u er wijzigingen in uitvoert. Anders zullen de vorige wijzigingen uitgevoerd vanuit ContactOffice verloren zijn.
  4. Compatibele software
    NB: Microsoft Outlook ondersteunt CardDAV niet.
  5. Configuratie van de software
    De configuratie is afhankelijk van de software.

    Apple Adresboek

    1. In het menu "Adresboeken", selecteer "Voorkeuren".
    2. selecteer de tab "Accounts".
    3. Klik op "+" onderaan het venster. Verzeker u ervan dat het geselecteerde account "CardDAV" is, voer uw login (LOGIN), uw wachtwoord ContactOffice en het adres van uw adresboek in: https://office.contactoffice.com/dav/LOGIN/private/contacts.

    iPhone/iPad

    1. In het menu "Instellingen", selecteer "Contacten", daarna "Voeg account toe"; selecteer "Andere", daarna "Voeg CardDAV-account toe".
    2. Voer https://office.contactoffice.com/dav/LOGIN/private/contacts in het veld "Server".
    3. Vul uw login/gebruikersnaam (LOGIN) en wachtwoord ContactOffice in de twee volgende velden.
  6. Groepscontacten
    Om een groepsadresboek te raadplegen, gebruik volgend URL https://office.contactoffice.com/dav/groups/NAAM VAN DE GROEP/_addbooks_/contacts/. Opgepast, de NAAM_VAN_DE_GROEP is hoofdletter gevoelig: gelieve de kleine en hoofdletters te respecteren. Gebruik het volgende adres op Apple iPhones en iPads (vanaf iOS 13): https://office.contactoffice.com/dav/principals/groups/NAAM VAN DE GROEP

Skype Links

  1. Functies
    Skype is een software waarmee u via internet telefoongesprekken kunt voeren. U kunt er gratis andere Skype-gebruikers mee opbellen. Met de functie SkypeOut van de software kunt u vaste of mobiele telefoonlijnen bellen tegen een prijs die lager ligt dan de standaard telecomprijzen.

    Indien u Skype Links in het adresboek van ContactOffice activeert, kunt u :

    • Met één enkele klik privé- of groepscontacten opbellen waarvan een Skype-chatadres werd ingevoerd.
    • Met één enkele klik privé- of groepscontacten opbellen op hun klassieke telefoonlijn met SkypeOut.
    Begeef u op de website van Skype voor meer info over Skype en SkypeOut.
  2. Skype Links activeren
    Standaard zijn de Skype-links niet geactiveerd. Begeef u in de Instellingen van de Contacten en kruis het vakje naast SkypeOut aan.

Invoeren - Uitvoeren

  1. Invoeren
    Ga eerst naar de gewenste omgeving (privé of groep). Klik dan op Invoeren en kies het gewenste formaat voor het in te voeren bestand: Outlook, Google, vCard, LDIF en .csv.

    Het invoervenster vertelt u hoeveel contacten u nog kan invoeren.

  2. Uitvoeren
    Ga naar het gewenste adresboek (Privé of groep), klik op Uitvoeren en kies voor het vCard, CSV of PDF formaat.

    Om één enkele contactpersoon uit te voeren, opent u de Acties van de contactpersoon en klikt u op vCard uitvoeren.

Instellingen

  1. Toegang tot Instellingen
    U hebt toegang tot de Instellingen op meerdere manieren:
    • Wanneer u in een Tool bent, klik op de knop "..." in het Acties menu en kies Instellingen.
    • Klik op uw naam in het rechter boven gedeelte van het scherm om een menu te vertonen en kies Instellingen.
    • In het horizontale toolmenu, kies het Instellingen icoontje.
  2. Rangschikking
    Standaard vertonen de Contacten zich onder de vorm: Voornaam- Naam. U kunt de rangschikking wijzigen naar Naam - Voornaam.

    Deze rangschikking zal van toepassing zijn op alle vensters die een lijst met personen vertonen (Contacten tool, toevoegen deelnemer aan een vergadering, Toegangsrechten, enz.).

 

News

Bekijken »