Gebruikersgids

v.01/2024

Berichten Agenda Contacten Documenten IM SMS Fax Groepen

• Berichten verzenden
• Verzamelde adressen
• Adresboeken
• Contactlijsten
• Bijlage
• Weergave
• Gespreksverloop
• Handtekening
• Wachtwoord versleutelde berichten
• Elektronische handtekening en versleuteling
• Filters
• Zoeken
• Templates
• Klassement
• Berichten verwijderen
• Gedeelde mailbox
• Externe e-mail ophalen (POP3)
• Externe e-mail ophalen (IMAP)
• Toegang met een e-mailsoftware (POP3)
• Toegang met een e-mailsoftware (IMAP4)
• Mobiele synchronisatie
• Synchronisatie met Outlook
• Leesbevestigingen
• Prioriteiten
• Tags
• Commentaar
• Antispam
• Invoeren
• Archivering
• Afdrukken
• Instellingen
• Account
• E-mailadres(sen) met eigen domeinnaam

Berichten verzenden

1. Type bestemmelingen
   Er zijn drie type bestemmelingen:
   • Aan: voornaamste bestemmeling(en)
   • Cc: bestemmelingen in carbon copy
   • Bcc: bestemmelingen in blind carbon copy
   NB: De contacten in het veld Cc zijn zichtbaar voor alle bestemmelingen, terwijl de adressen in het veld Bcc niet aan de andere bestemmelingen worden getoond.

   De velden Cc en Bcc worden standaard niet vertoond: klik op Cc/Bcc in het rechterdeel van het scherm om ze te doen verschijnen.

   U kunt bestemmelingen verschuiven tussen de verschillende velden.

2. Autosuggestie van adressen
   Voer enkele letters van een voornaam, een achternaam of een e-mailadres in om een lijst met suggesties weer te geven. Deze suggesties komen van:
   • uw verzamelde adressen (e-mailadressen die niet in uw privé-Contacten staan en die u recentelijk hebt geschreven via de webinterface)
   • uw privé-contacten
   • uw afzenderadressen (in het uitklapmenu Van)
   • uw groepen (@groepadressen, om een mail te sturen naar alle groepsleden)
   • uw privé-contactlijsten (@list adressen)
   Als het e-mailadres dat u zoekt niet in de suggesties voorkomt, start u een zoekopdracht door te klikken op Aan, Cc of Bcc.
   
   De autosuggest kan tot 1000 adressen bevatten. Als u meer dan 1000 adressen hebt in de bovenstaande categorieën, worden adressen die niet recentelijk zijn gebruikt, genegeerd. U kunt ze nog steeds zoeken.
   
   Aanwijzing: in eerdere versies kwamen suggesties van privécontacten, groepscontacten en groepsleden. Het aantal betrokken Contacten maakte de suggesties inefficiënt, vandaar deze nieuwe aanpak.
3. Een concept aanmaken
   Klik tijdens het schrijven van een bericht op Bewaren daarna op Als concept bewaren om het bericht als concept op te slaan. Dit bericht wordt dan niet verstuurd maar wordt automatisch in de map Concepten geplaatst.

   Om terug verder te schrijven en/of om een bericht te versturen, ga naar de map Concepten en klik op het bericht. Een bericht die u aan het opstellen bent, zal geregeld automatisch bewaard worden als concept. Zo kunt u deze recupereren in het geval van een probleem.

4. Opmaak (kleuren, enz.)
   Een e-mail kan in tekstformaat (standaardformaat) of in rich-text formaat (lettertype, uitlijnen, kleur, beelden, enz.) verstuurd worden.

   Om een rich-text e-mail te versturen, maak een nieuwe email aan en selecteer Rich-text formaat onder Meer rechts van het scherm. Een knoppenbalk, zoals in tekstverwerkers, verschijnt. Laat het muispijltje even op een knop rusten om de legende te laten verschijnen.

5. Een beeld invoeren
   Om een beeld in te voeren in het tekstgedeelte van een bericht en niet als bijlage, verzeker u ervan dat het bericht in Rich-text formaat is (via het menu Meer voor adhoc gebruik of via de Instellingen op permanente basis). Inderdaad, de beelden zijn enkel zichtbaar in dit formaat.

   In het opmaakmenu, klik op het voorlaatste iccon, die een beeld voorstelt. Kies daarna het beeld op uw computer of in de Documenten. Tenslotte, doe de opmaak (uitlijnen) door eerst te klikken op het beeld.

   Verzeker u ervan dat het gewicht van het beeld redelijk is, net zoals voor een bijlage.

   NB: Het beeld wordt opgeslagen in de map Mail images van uw persoonlijke documenten.

6. Antwoord
   Bij het beantwoorden van een bericht verzonden naar meerdere bestemmelingen, heeft u de mogelijkheid uw antwoord te sturen naar de verzender (door Antwoorden te selecteren) of naar alle bestemmelingen (door Allen beantwoorden te selecteren).

   De beantwoorde berichten worden gesignaleerd met een pictogram.

7. Doorzenden (forwarden)
   Standaard wordt de inhoud van een bericht overgenomen in het doorgestuurd bericht. U kunt dus de overbodige elementen verwijderen. In de Instellingen van de berichten onder de rubriek Algemeen kunt u opteren voor het doorsturen van de inhoud van het bericht als bijlage (.eml bestand). Indien u hiervoor kiest, kunt u geen inhoud verwijderen.

   De berichten die u doorgestuurd heeft, worden gesignaleerd met een pictogram.

8. Emailadres van verzender
   U kunt als verzender over verschillende e-mailadressen beschikken (tot 50). Deze adressen moeten in uw persoonlijke fiche ingevuld worden.

   Wanneer u een bericht schrijft, klik dan op Van: om tot uw persoonlijke fiche te komen en e-mail adressen toe te voegen (of te bewerken).

   Selecteer het gewenste e-mail adres in het rolmenu naast de Van: tijdens het schrijven van een bericht.

   U kunt uw standaard verzend adres wijzigen in Instellingen > Berichten > Algemeen.

9. Verzending van een SMS
   U moet het volledige nummer van de bestemmeling volgens het internationale formaat (land code + zone + nummer) invullen, gevolgd door @SMS (vb:32475123456@SMS). De mogelijke bijlagen worden niet naar deze bestemmelingen gestuurd.
   NB: Het is aangewezen uw SMS-berichten te handtekenen zodat uw bestemmeling weet wie de verzender van het bericht is. Indien u een antwoord via SMS wenst, mag u niet vergeten uw eigen nummer te vermelden.

   Binnen eenzelfde bericht kunt u e-mail en SMS bestemmelingen combineren.

10. Verzending van een Fax
    U moet het volledige nummer van de bestemmeling volgens het internationale formaat invullen (landnummer + zonenummer + nummer) gevolgd door @FAX (vb: 322123456@FAX). De tekst van het bericht wordt als eerste pagina verstuurd, terwijl de bijlagen nadien verstuurd worden.
    NB: Het is aangeraden uw faxberichten te handtekenen zodat uw bestemmeling er de oorsprong van kan traceren. Indien u bovendien een antwoord via fax wenst, moet u uw eigen nummer vermelden.

    Binnen eenzelfde bericht kunt u e-mail en fax bestemmelingen combineren.

Verzamelde adressen

1. Wat zijn verzamelde adressen ?
   Verzamelde adressen zijn e-mailadressen die u recentelijk via de webinterface hebt verstuurd en die nog niet in uw privé Contacten staan. E-mailadressen in e-mails die zijn verzonden vanuit externe software zoals een IMAP-client (Outlook, Thunderbird, enz.) worden niet verzameld.
   
   Verzamelde adressen verschijnen in de e-mail autosuggest wanneer u een mail schrijft in de webinterface.
   
   Als u de e-mailadressen van uw bestemmelingen wenst te synchroniseren met andere software of apparaten moet u ze toevoegen aan uw privé Contacten. Daarna kunt uw Contacten synchroniseren met CardDAV of Exchange ActiveSync.
2. Hoe kunt u de verzamelde adressen bekijken?
   Ga naar Instellingen > Berichten > Verzamelde adressen.
3. Een verzameld adres bewerken
   Als de naam of het adres verkeerd is of verkeerd is geworden (de bestemmeling is bijvoorbeeld van mailprovider of bedrijf veranderd), kunt u beide bewerken door op het verzamelde adres te klikken.
4. Een verzameld adres omzetten in een Contact
   Klik op het verzamelde adres en vervolgens op Maak contact en sla het nieuwe contact op. Alle e-mailadressen in uw privé-Contacten worden automatisch verwijderd van uw verzamelde adressen.
5. Een verzameld adres verwijderen
   Als u niet meer wilt dat een verzameld adres in de email autosuggest verschijnt, kunt u het verwijderen. Verplaats de cursor naar het verzamelde adres en klik op het verwijderingspictogram dat verschijnt.

Adresboeken

1. Het adresboek raadplegen
   Tijdens het schrijven van een bericht kunt u de velden Aan, Cc en Bcc via het adresboek vervolledigen door te klikken op Aan, Cc of Bcc.
2. Oproepen van het adresboek voor SMS en fax
   Wanneer u het adresboek oproept vanaf Aan, Cc of Bcc, vertoont deze de e-mailadressen. In het uitrolmenu in de rechterbovenhoek, selecteer Telefoonnummers om de nummers te vertonen die SMS- of faxverzending toelaten.
3. Een bericht verzenden naar alle leden van een groep
   Klik op Bcc. Kies de groep in het uitrolmenu en kies Groepsleden in de linkerkolom. Vink het vak Alle leden. Op deze manier worden de adressen niet vertoond aan de groepsleden. Indien u de adressen wenst te tonen gelieve dan initieel het vak Aan of Cc aan te vinken.
4. Toevoegen aan Contacten
   U kunt de Contacten aanvullen op verschillende manieren:
   • Klik op de naam van een correspondent en kies In Contacten opslaan om een nieuw contact aan te maken met dit emailadres of Aan een contact toevoegen om dit email adres te verbinden aan een bestaand contact.
   • Klik op een telefoonnummer en kies In contacten opslaan om een nieuw contact op te slaan met dit nummer of Aan een contact toevoegen om dit nummer te verbinden aan een bestaand contact.

Contactlijsten

1. Definitie
   De lijsten stellen u in staat meerdere contacten uit verschillende adresboeken te groeperen zodat u hetzelfde bericht naar al deze contacten met één enkele handeling kunt sturen.

   U kunt in één lijst verschillende communicatiekanalen aanwenden (e-mail, SMS, fax) indien deze mogelijkheid wordt aangeboden door uw abonnement.

   Het aantal lijsten die u kunt aanmaken, alsook het aantal bestemmelingen die zo een lijst kan bevatten, hangen af van het type abonnement dat u hebt. Hoewel ze in twee richtingen kunnen gaan (door alle adressen in Cc: te zetten en uw adres in Aan), zijn de lijsten eerder bestemd voor éénrichtingsgebruik.

   Nota: De lijsten zijn niet beschikbaar buiten ContactOffice.

2. Waartoe dienen de lijsten?
   Maak lijsten met de groep mensen waarmee u het meest correspondeert et die u het meest gebruikt: directe collega's, studenten, klanten, enz.

   Het is onnodig een lijst aan te maken met alle leden van een groep daar deze reeds beschikbaar is en wordt automatisch bijgewerkt.

   Belangrijk: de lijsten hebben mogen niet gebruikt worden voor massa mailings en spams. Misbruik kan leiden tot het blokkeren van uw account. Gespecialiseerde tools bestaan voor het versturen van massa mailings.

3. Een privé-lijst aanmaken
   Klik in de menubalk op Meer en selecteer vervolgens Lijsten. Kies daarna "Persoonlijk" in de omgevingsselector. Maak uw lijst aan door gebruik te maken van uw adresboeken (privé of groepen).
4. Een groepslijst aanmaken
   Alle groepsleden kunnen steeds een bericht naar de groepslijst sturen. Enkel de beheerder kan de lijst bewerken.

   Indien u de beheerder bent, klik dan op Lijsten, selecteer de betreffende groep in de omgevingselector en maak de groepslijst aan zoals u een privé-lijst zou aanmaken. Om sommige of alle leden van de groep toe te laten de lijst te bewerken klik op Toegang naast de groepslijst en vink de gewenste vakken aan.

5. Een lijst gebruiken
   Om de inhoud van een lijst te zien moet u op de naam klikken.

   Om een bericht naar een lijst te verzenden, selecteer Een email versturen in de Acties. Vanaf een nieuw bericht, klik op op Bcc en selecteer daarna Lijsten.

6. Aan, Cc of Bcc?
   Kies zorgvuldig in welk veld u uw lijst wenst op te roepen. Inderdaad, de velden Aan en Cc zullen de lijst met bestemmelingen tonen aan elkander. Daarentegen, verbergt het veld Bcc de andere bestemmelingen.
7. Een lijst bewerken
   Selecteer Bewerken in de Acties van de lijst.
8. Een lijst exporteren
   Om een lijst te exporteren in CSV formaat (gegevens gescheiden door een komma), selecteer Exporteren in de Acties. Het volstaat de inhoud van dit eenvoudige bestand te kopiëren in een email software.
9. Een lijst verwijderen
   Selecteer Verwijderen in de Acties van de lijst. Deze actie verwijdert de lijst maar niet de contacten die er deel van uitmaken.

Bijlage

1. Bijlagen versturen
   Om een bestand te versturen dat op uw computer bewaard is, klik op Bijvoegen en selecteer daarna Bijlagen.

   Om een bestand te versturen uit de Documenten tool, klik op Bijvoegen en selecteer daarna Documenten.

2. Verstuur als hyperlink
   In plaats van een document te versturen als bijlage, kunt u het versturen als hyperlink. De bestemmeling zal over een aantal dagen beschikken om het neer te halen door te klikken op de hyperlink en u kunt verwittigd worden wanneer hij het doet.

   Deze functionaliteit is ideaal voor zware documenten maar u kunt deze ook voor minder zware documenten gebruiken.

   Wij vestigen uw aandacht erop dat deze functionaliteit automatisch een specifieke email per bestemmeling zal versturen. De bestemmelingen zullen dus de andere bestemmelingen niet zien.

   Vanuit een bericht, kies Bijlage en daarna Download hyperlink bijvoegen. Kies daarna één of meerdere persoonlijke of groep documenten.

   Vanaf de Documenten tool, kies één of meerdere documenten, open de Acties en kies Versturen en daarna Als hyperlink sturen.

3. Ontvangen bijlagen
   Een bericht die een bijlage bevat, wordt gemeld door een kleine paperclip. Wanneer het bericht geopend is, kunt u uit volgende mogelijkheden kiezen:
   • Ze op uw PC bewaren: klik op Downloaden
   • Ze direct in de Documenten tool bewaren: klik op In documenten bewaren. Om alle bijlagen in één enkele operatie te bewaren: kies Alle in Documenten bewaren.
   De bijlagen van type Agenda (.ics formaat) kunnen in de Agenda geïmporteerd worden door In Agenda bewaren te kiezen.

   De bestanden van het type Contact/vCard (.vcf formaat) kunnen geïmporteerd worden in de Contacten door In Contacten bewaren te kiezen.

4. Bijlagen maskeren
   U kunt bijlagen maskeren door te klikken op de zone waar ze verschijnen. Ze worden enkel gemaskeerd, niet verwijderd.
5. Een bijlage verwijderen
   Het is mogelijk een bijlage van een ontvangen of verstuurde email te verwijderen om plaats te winnen in uw mailbox. De verwijdering heeft enkel impact op uw eigen mailbox, niet op deze van de bestemmeling: éénmaal een email is verstuurd met bijlage, krijgt de bestemmeling deze en kan men er niets meer aan veranderen.

   In de Acties van een bijlage, selecteer Verwijderen. Een spoor van de aanwezigheid van een bijlage blijft, want er was wel degelijk een bijlage wanneer u deze email hebt ontvangen of verstuurd.

Weergave

1. Ongelezen berichten
   U kunt enkel de ongelezen berichten van een map tonen door Enkel ongelezen te selecteren in de Acties van een map.
2. Vertonen van externe beelden
   Indien een bericht externe beelden bevat, dit wil zeggen beelden die opgeslagen zijn op een derde server en niet direct in het bericht, kunnen deze niet standaard getoond worden. Inderdaag, de externe beelden kunnen de verzender informeren dat u het bericht geopend heeft en daaruit o.a. concluderen dat uw emailadres correct en actief is. Dit is nuttige informatie voor een spammer.

   Bepaalde externe beelden kunnen echter ook onschadelijk zijn en de presentatie van het bericht verbeteren. Daarom wordt een verwittiging getoond wanneer externe beelden verborgen worden: "De beelden op externe servers worden gefilterd. De beelden vertonen in deze boodschap?". Klik op Ja indien u ze wenst te tonen of indien u de verzender vertrouwt.

3. Berichten sorteren
   Standaard worden de berichten geordend in omgekeerd chronologische volgorde (de recentste berichten boven).

   U kunt het sorteren wijzigen door één van de volgende criteria te gebruiken: ontvangstdatum, onderwerp, naam van de verzender en grootte van het bericht. U kunt voor elk van deze criteria bepalen of u een normale sortering wenst (alfabetisch of in stijgende volgorde) of omgekeerd (in dalende volgorde).

   Om het sorteren te activeren, selecteer het criterium in het menu Sorteer per rechts. De sortering blijft actief in de map tot de volgende sessie.

4. De volledige datum tonen
   In de berichtenlijst, plaats de cursor op een verkorte datum om de volledige datum en uur aan te geven.

Gespreksverloop

1. Gespreksverloop
   Het bekijken volgens gespreksverloop rangschikt de berichten van een map zoals in een forum: berichten van eenzelfde gesprek worden hiërarchisch afgebeeld, waarbij het meest recente bericht onderaan staat.

   NB: ContactOffice baseert zich op een reeks criteria om de berichten aan een gesprek te koppelen. Wanneer u een bericht beantwoordt waarbij u de inhoud van het gesprek volledig verandert, zal ContactOffice het niet kunnen herkennen. Op dezelfde manier zullen berichten afkomstig van verschillende afzenders die eenzelfde onderwerp behandelen waarschijnlijk ondergebracht worden in één gespreksverloop.

2. Activatie
   Om dit gezicht te activeren, ga naar de Instellingen van de berichten, in de rubriek Algemeen. Vink het vakje Gespreksverloop onder Zien.

   Om terug te keren naar een normale gezicht, annuleer dan deze selectie.

3. Gebruik van gespreksverloop
   In de lijst met emails links, wordt een gespreksverloop voorgesteld met één enkel bericht. Het totaal aantal berichten wordt getoond voor ieder gespreksverloop. Indien het gespreksverloop ten minste één niet-gelezen mail bevat, wordt die getoond als een niet-gelezen bericht.

   Wanneer u een gespreksverloop selecteert, worden alle berichten getoond aan de rechter kant. Klik op een bericht om deze te lezen. De niet-gelezen berichten worden gesignaleerd met dezelfde achtergrondkleur als in de lijst links.

4. Een bericht markeren als gelezen binnen een gespreksverloop
   Selecteer een gespreksverloop in de berichtenlijst en klik op één specifiek bericht rechts. Hierdoor wordt deze geopend en wordt die gemakeerd als gelezen.
5. Een bericht markeren als ongelezen binnen een gespreksverloop
   Selecteer een gespreksverloop in de berichtenlijst en klik op één specifiek bericht rechts. In de menubalk selecteer "Meer/..." en daarna Als ongelezen markeren.

Handtekening

1. Een handtekening aanmaken
   Ga naar de Instellingen van de berichten, in de rubriek Handtekeningen. Indien u de opmaakmogelijkheid gebruikt (kleuren, enz.), verzeker u ervan dat het Standaard formaat bepaald in de rubriek Algemeen van de berichten Rich-text formaat is.

   U beschikt over een handtekening voor ieder verzendadres (16384 tekens).

2. Een beeld invoegen in een handtekening
   Om een beeld (logo of ander) in te voegen in uw handtekening, ga als volgt tewerk:
   1. In de Instellingen van de Berichten, in de rubriek Algemeen, onder Opmaak, verzeker u ervan dat het Standaard formaat wel degelijk Rich-text is. Inderdaad, de beelden verschijnen enkel in dit formaat.
   2. In de Instellingen van de Berichten, in de rubriek Handtekeningen, maak het tekstueel deel van uw handtekening aan, door indien gewenst gebruik te maken van de opmaakmogelijkheden (kleuren, enz.), klik daarna op de voorlaatste knop van het opmaakmenu, die een beeld voorstelt. Kies daarna een beeld op uw computer of in uw Documenten. Tenslotte, bepaal de eventuele opmaak (uitlijnen) door eerst op het beeld te klikken.
      NB: Het beeld wordt bewaard in de map Mail images van uw persoonlijke documenten. Verwijder het beeld niet, anders verdwijnt het uit uw handtekening.
   Een handtekening kan meerdere beelden bevatten.
3. Een handtekening gebruiken
   
   • Om uw handtekening te plaatsen onderaan elke verzonden bericht, vink Automatische handtekening aan, in de Instellingen > Berichten > Handtekeningen. Indien u een bepaald bericht niet wenst te tekenen, verwijder dan de tekst van de handtekening onderaan het bericht. U kunt ook Deactiveren kiezen onder Meer in de rubriekHandtekeningen.
   • Indien u enkel bepaalde berichten wenst te tekenen: stel het bericht op en ga dan naar Meer en kies Onderaan toevoegen of Bij cursur toevoegen in de rubriek Handtekeningen.
4. Contactgegevens in bijgevoegd bestand
   Een andere methode om uw berichten te tekenen is door er een vCard in te voegen (standaardformaat visitekaart, die de persoonlijke gegevens weergeeft). Om dit te doen moet u tijdens het schrijven van het bericht op Bijlage klikken en daarna vCard kiezen. Alle gegevens die in uw persoonlijke fiche zijn vermeld (behalve de zone 'Commentaar' en Tags) zijn aanwezig in de visitekaart.
5. Gedwongen ondertekening
   Alle berichten verzonden door gebruikers van gratis abonnementsformules worden automatisch ondertekend (marketing, beperking van de verantwoordelijkheid, enz.). Deze ondertekening kan niet gedesactiveerd worden maar belet het gebruik van een persoonlijke ondertekening niet.

Wachtwoord versleutelde berichten

1. Wat zijn wachtwoord versleutelde berichten?
   Met deze functie kunt u een beveiligd bericht verzenden naar elk e-mailadres. De ontvanger kan uw bericht lezen na het invoeren van het wachtwoord dat u op een andere manier heeft verstuurd. Gewoon een wachtwoord: niets om te installeren of in te stellen, geen OpenPGP-sleutels aanmaken.
   
   De ontvanger ontvangt een e-mail met een link en een optionele wachtwoordhint. Als u op de link klikt, wordt het bericht geopend op ContactOffice. De ontvanger kan uw bericht beantwoorden met hetzelfde beveiligingsniveau. U kunt het antwoord met hetzelfde wachtwoord lezen.
   De privacy van het bericht is gebaseerd op het feit dat het wachtwoord niet bekend is of wordt geraden door een derde partij.
2. Een wachtwoord versleuteld bericht versturen
   Stel een bericht op zoals gebruikelijk en klik op Encryptie. Er verschijnen twee opties. Selecteer Wachtwoord versleuteld. Voor OpenPGP versleuteld, zie "Elektronische handtekening en versleuteling" in deze handleiding.
   
   Kies zorgvuldig een wachtwoord dat u via een ander communicatiemiddel wilt verzenden (persoonlijk, telefonisch, via sms, enz.). Gebruik nooit uw ContactOffice wachtwoord, uw wachtwoordzin voor uw persoonlijke sleutel of een ander gevoelig wachtwoord. Optioneel kunt u een aanwijzing toevoegen. Houd er rekening mee dat deze aanwijzing niet wordt versleuteld en daarom door iedereen kan worden gelezen.
   
   Een wachtwoord versleuteld bericht heeft een standaard verloopdatum van een week, maar u kunt een andere datum kiezen of een bericht sturen dat nooit verloopt . Na de vervaldatum kan de ontvanger het bericht niet lezen.
   
   Klik uiteindelijk op Verzenden om het bericht te verzenden.
   
   Het bericht is opgeslagen in uw gebruikelijke map. U hebt het wachtwoord nodig om het te lezen. U zult het zelfs na de vervaldatum kunnen lezen. Let op: als u het bericht verwijdert vóór de vervaldatum, zal de ontvanger het niet meer kunnen lezen.

Elektronische handtekening en versleuteling

1. Waarom uw boodschappen tekenen?
   Email werd zo ontworpen dat het niet natrekt of het verzendadres van een verzonden email wel het eigendom is van de verzender van de email. Dit verklaart waarom u emails kunt ontvangen die schijnen te komen van een bank, een leverancier of een kennis. Zo ook kunnen kwaadwillige derden uw mailadres gebruiken als verzendadres. Ze moeten hiervoor uw mailbox niet eens hacken: uw emailadres kennen volstaat.

   De elektronische handtekening laat toe na te gaan of de verzender van een email wel de eigenaar is van dit adres. Zo ook, laat het toe dat uw bestemmelingen zeker kunnen zijn dat u wel degelijk de verzender bent van de emails die ze van u bekomen.

2. Waarom boodschappen versleutelen?
   Email werd zo ontworpen dat de inhoud van emails op een leesbare manier circuleert op het Internet. De weg die een email volgt kan erg lang zijn en meerdere tussenstappen inhouden. Daarenboven luisteren bots die werken voor inlichtingendiensten of criminele netwerken continu alle trafiek af. Ook meldenswaard is het feit dat het technisch mogelijk is een email te wijzigen tijdens het traject tussen servers.

   Versleuteling laat toe de inhoud van uw emails onleesbaar te maken voor derden: enkel de bestemmeling kan deze lezen. Op dezelfde manier, laat versleuteling toe dat enkel u de inhoud kan lezen van de emails die voor u bestemd zijn. Houd er rekening mee dat het onderwerp van een versleutelde e-mail nooit zelf versleuteld is.

3. Uw sleutelpaar
   Elektronisch handtekenen en versleutelen baseert zich op het gebruik van een sleutelpaar, onder de vorm van elektronische bestanden:
   • Een persoonlijk sleutel (of geheime sleutel), die u in geen enkel geval mag mededelen aan derden. Deze sleutel in daarenboven beschermd door een wachtwoord, genaamd ""wachtwoordzin””. Het gehele systeem baseert zich op de geheimhouding van de persoonlijke sleutel en de wachtwoordzin.
   • Een publieke sleutel, die u mag mededelen en zelfs publiceren op het internet.
   1. Het elektronisch handtekenen bestaat uit het tekenen van een email met uw persoonlijke sleutel.
      De software van de bestemmeling zal uw handtekening vergelijken met uw publieke sleutel en zal aangeven of uw email correct getekend werd.
   2. De versleuteling bestaat uit het coderen van een email met de publieke sleutel van de bestemmeling.
      De software van de bestemmeling zal de inhoud van de email vergelijken met de persoonlijke sleutel van de bestemmeling en aangeven of de mail correct versleuteld werd en dat de inhoud niet werd gewijzigd. Daarna zal de boodschap gedecodeerd worden om hem leesbaar te maken. Op de servers wordt de boodschap echter bewaard in versleutelde vorm.
   Opmerking: bij het verzenden van een versleutelde email, tekent ContactOffice deze ook. Een versleutelde uitwisseling tussen twee ContactOffice gebruikers vereist dat beide beschikken over de publieke sleutel van de andere. Daarentegen, kunt u versleutelde emails bekomen van buiten ContactOffice die niet getekend zijn.

   Dit systeem van sleutelparen is een standaard, genaamd OpenPGP.

4. Sleutelhanger
   Uw sleutelhanger bevat niet enkel uw eigen sleutelpaar maar tevens ook de publieke sleutels die u erin toevoegt. Het systeem baseert zich op het vertrouwen dat u geeft aan iedere sleutel. Inderdaad, vooraleer u een sleutel toevoegt hoort u u ervan te vergewissen dat deze toebehoort aan de juiste reële persoon.

   Het toevoegen van een publieke sleutel van een bestemmeling laat aan ContactOffice toe na te gaan of deze persoon de email getekend en/of versleuteld heeft en laat ook toe een versleutelde email naar deze persoon te sturen.

5. Hoe beginnen?
   Hier enkele nuttige ideeën om te beginnen met het gebruik van deze functionaliteiten.
   • Het is niet noodzakelijk volledig over te gaan naar een gebruik van versleutelde boodschappen. Naargelang de vertrouwelijkheid van een boodschap en de technische capaciteit van de ontvanger om versleuteling te hanteren kiest u voor een normale of versleutelde verzending. Inderdaad ContactOffice laat u de volledige vrijheid in tegenstelling tot andere oplossingen om te bepalen welke boodschappen u versleutelt. U bent ook niet beperkt tot communiceren enkel en alleen met andere gebruikers van ContactOffice.
   • U kunt al uw boodschappen elektronisch tekenen. Het zou kunnen dat de email software van de bestemmeling niet in staat is elektronisch handtekeningen te bevestigen, maar dit zal niet voorkomen dat hij/zij uw mails kan lezen.
   • Gezien versleutelen bestaat uit het coderen van een email met de publieke sleutel van de bestemmeling, betekent dit dat deze een sleutelpaar heeft aangemaakt et dat u beschikt over de publieke sleutel. Begin daarom met het identificeren van een aantal correspondenten die geïnteresseerd kunnen zijn in versleutelde communicatie. Indien uw correspondenten eveneens gebruikers zijn van ContactOffice (uw collega's, of andere leden van uw organisatie bijvoorbeeld), zal het proces een stuk eenvoudiger zijn.
   • Eén element van het veiligheidsbeleid
     Versleuteling is slechts één element van een veiligheidsbeleid. Inderdaad, indien uw ContactOffice wachtwoord en/of wachtwoordzin makkelijk te raden zijn of geschreven zijn op een post-it naast uw computerscherm riskeert de versleuteling van uw emails wel degelijk gecompromitteerd te zijn.
   • Technische informatie
     We ondersteunen op RSA-algoritme gebaseerde OpenPGP-sleutels voor zowel codering/decodering als digitale ondertekeningshandelingen. Op ECC (Curve25519) op algoritmen gebaseerde OpenPGP-sleutels worden ook ondersteund voor codering/decodering. Alle OpenPGP-sleutels moeten ASCII Armored zijn.
     
     Als u uw sleutelpaar al hebt en deze is gegenereerd met behulp van het RSA-algoritme, wordt het aanbevolen om de totale grootte van de berichtbijlage(n) tussen 3 MB en 5 MB te houden voor optimale coderings-/decoderingsprestaties.

Filters

1. Definitie
   Dankzij de filters kunt u acties uitvoeren op de inkomende e-mails die aan bepaalde voorwaarden beantwoorden (met inbegrip van de externe e-mails die u via POP3 haalt). Ze zijn niet van toepassing op spamberichten, tenzij de afzenders op de witte lijst staan.
2. Toegang tot de filters
   Ga naar de Instellingen, kies Berichten en tenslotte Filters.
3. Een filter aanmaken
   Klik op Nieuw. Vul daarna de volgende gegevens in:
   • Beschrijving: geef een expliciete naam aan de filter zodat deze gemakkelijk te beheren is.
   • Voorwaarden: geef minstens één voorwaarde op. Om een voorwaarde toe te voegen, klik op de knop +. Om een voorwaarde te verwijderen, klik op de knop -. Indien u meerdere voorwaarden opgeeft, bepaal of de filter aan alle gestelde criteria of aan bepaalde van de voorwaarden moet beantwoorden.
   • Acties: Voeg minstens één actie toe door gebruik te maken van het uitrolmenu. Om een actie toe te voegen, klik op de knop +. Om een actie te verwijderen, klik op de knop -. Naargelang de gekozen actie, moet u andere gegevens opgeven (map waarin het bericht geklasseerd moet worden, enz.).
4. Zwarte lijst
   Er is geen functie genaamd "zwarte lijst" maar u kunt hetzelfde resultaat krijgen met Filters. Als u afzenderadressen of domeinen wilt blokkeren, maakt u een filter met de actie Verwijderen. In een dergelijk geval kan de afzender u nog steeds berichten sturen, maar zult u ze niet in uw mailbox zien, noch zullen ze plek innemen in uw mailbox. Wees voorzichtig wanneer u de voorwaarde voor een dergelijk filter maakt. U kunt ook de actie Bericht naar prullenmand gebruiken om onmiddellijke verwijdering te voorkomen.
5. Een filter bewerken
   U kunt steeds een filter bewerken door op de naam te klikken.
6. Filters ordenen
   De filters worden uitgevoerd volgens de volgorde op de filterpagina. De eerste filter wordt dus eerst uitgevoerd. Daarom kunnen verschillende volgordes verschillende uitkomsten geven. Gebruik indien noodzakelijk de actie Evaluatie stoppen, die bepaalt dat de volgende filters niet uitgevoerd moeten worden.

   Om een filter te laten stijgen in de lijst toon de Acties en selecteer naar boven.
   Om een filter te doen dalen in de lijst, toon de Acties en selecteer naar beneden.

7. Een filter desactiveren
   Klik op de schuifknop rechts van de filter. Zo is de filter niet meer actief, maar evenmin vernietigd. Indien nodig, kunt u hem terug actief maken.
8. Een filter verwijderen
   Klik op de Acties van de filter en selecteer Verwijderen.

Zoeken

1. Zoeken in de tools en de omgevingen
   Een zoekveld bevindt zich rechts boven het scherm. Voer een woord of het begin van een woord in om te zoeken.

   U kunt in verschillende tools zoeken :

   • Indien u zoekt vanuit een bepaalde tool (de Boodschappen bijvoorbeeld), worden enkel gegevens uit deze tool getoond.
   • Indien geen enkele tool actief is (dit is het geval in de welkomstpagina die verschijnt na login), worden gegevens getoond uit alle tools. De lijst met zoekresultaten preciseert welk type gegevens vertoond wordt. Om terug te keren naar de welkomstpagina, klik op het logo links boven het scherm.
   U kunt eveneens zoeken in de verschillende omgevingen :
   • Indien u zoekt vanuit uw persoonlijke omgeving (uw persoonlijke documenten bijvoorbeeld), voltrekt zich het zoeken in deze omgeving.
   • Indien u zoekt vanuit een groep, voltrekt zich het zoeken in deze groep.
   • U kunt het zoeken uitbreiden of beperken door op het driehoekje te klikken om het scherm voor geavanceerd zoeken te vertonen. Onder Zoeken in, selecteer Persoonlijk of Overal (Persoonlijk + Groepen). In het laatste geval, zal het zoeken zich uitbreiden tot alle groepen.
2. Geavanceerd zoeken
   De meeste tools bevatten een mogelijkheid tot geavanceerd zoeken, de voorgestelde criteria zijn aangepast aan de verschillende tools.
3. Resultaten
   De resultaten zijn gelimiteerd tot 200 et vertonen zich in orde van relevantie.
4. Laatste opzoeking
   U kan de resultaten van de laatste opzoeking terugvinden door te klikken op Resultaten van de opzoeking in het linkergedeelte van uw scherm.
5. Zoeken op basis van een bestemmeling
   Klik op de naam van een correspondent (bestemmeling of verzender) en selecteer Ontvangen en verzonden Berichten om alle met deze persoon uitgewisselde Berichten te zoeken.
6. Sorteerresultaten voor Berichten
   Zoekresultaten voor berichten worden standaard op datum gesorteerd. Ga naar Instellingen dan Berichten en vervolgens naar het gedeelte Algemeen als u de resultaten op relevantie wilt sorteren.
7. Syntax in het invoerveld
   
   • Indien u meerdere woorden invoert, zal het zoeken de data genereren die al die woorden bevat. Indien u "OR" tussen de woorden invoert, zal het zoeken u de data genereren die één van de woorden bevat.
   • Het zoeken maakt geen verschil tussen hoofdletter of kleine letter
   • U kunt een ster (*) toevoegen na ten minste 4 tekens om alle woorden voor te stellen die beginnen met die 4 tekens.
   Voorbeelden:
   • vakantie Hawaii (is equivalent aan vakantie AND Hawaii) zal de data terugsturen die de woorden vakantie en Hawaii bevat.
   • Maui OR Hawaii zal de data terugsturen die de woorden Maui of Hawaii bevat.
   • "super vakantie" (met aanhalingstekens) stuurt de data terug die de uitdrukking super vakantie" bevat.
   • "info*" stuurt de data terug die de woorden bevat die beginnen met info (informatica, informaticus, informatie, enz.).
   • virus -computer stuurt de data terug die het woord "virus" bevat zonder het woord "computer".

Templates

1. Definitie
   Een template is een e-mail die klaar staat om verstuurd te worden en zo kan worden ingezet in dikwijlsterugkerende acties: informatie-aanvraag, vragen beantwoorden, enz.

   Net als elke andere e-mail kan een model meerdere bijlagen bevatten.

   Eens men een template gebruikt (als bericht of als antwoord op een ontvangen bericht), kan het bericht worden aangepast voor het verzenden zonder dat hierdoor de template gewijzigd wordt.

2. Een template aanmaken
   Maak een nieuw bericht. Voeg een onderwerp toe om de template te identificeren. Klik daarna op Bewaren en kies Als template bewaren.
3. Een template gebruiken
   Om op een ontvangen bericht via een template te antwoorden moet u Antwoorden kiezen en daarna Met Template klikken. Selecteer daarna de gewenste template. Pas indien nodig de inhoud van het bericht aan (Het model zal hierdoor niet veranderen) en klik uiteindelijk op Versturen.

   Om een nieuw bericht te versturen door gebruik te maken van een model moet u Bericht vanaf template kiezen in het menu Nieuw.

Klassement

1. Mappen
   Elk bericht moet in een map staan. Bij elke map verschijnt het aantal ongelezen berichten die in de map bevat zijn. Een map waarvan een submap ongelezen berichten bevat verschijnt in vet.

   Sommige mappen worden automatisch aangemaakt en kunnen niet van naam veranderen noch van plaats veranderd worden: Postvak in (ontvangen berichten), Verstuurd (verstuurde berichten), Prullenmand, Concepten, Templates en Spam?.

   U kunt andere mappen aanmaken en zo uw berichten klasseren. Door eventueel filters aan te maken kunt u automatisch inkomende berichten in de juiste mappen laten klasseren.

2. Een map aanmaken
   Selecteer de root-map (één niveau boven de Inbox), vertoon zijn Acties en selecteer Nieuwe map. Voer een naam in en klik op Enter.
3. Een map verplaatsen
   Twee mogelijkheden worden u aangeboden:
   • Selecteer de map met de muis et verschuif hem naar de bestemmingsmap.
   • Toon de Acties van de map en selecteer Verplaatsen.
4. De naam van een map bewerken
   Klik op de naam van de map in het linkergedeelte van het scherm en kies vervolgens Naam bewerken in het Acties-menu dat aan elke map verbonden is.
5. Een map verwijderen
   Opgepast:
   • Een map verwijderen betekent het verwijderen van alle in de map bevatte berichten en submappen met hun inhoud.
   • Eenmaal de Prullenmand geledigd, is de verwijdering onomkeerbaar; wees dus voorzichtig tijdens de handelingen!
   • Eerder dan eenvoudigweg mappen te verwijderen, kunt u ze ook archiveren (zie de overeenkomstige sectie).
   Selecteer de map, vertoon zijn Acties en selecteer Verwijderen.

   NB: De map zal pas effectief verwijderd zijn wanneer de Prullenmand geledigd wordt. Indien u een map per abuis naar de prullenmand hebt gestuurd, kunt u hem daar terugvinden. Laat het bericht echter niet in de Prullenmand daar die zich automatisch kan ledigen.

6. Submappen
   U kunt onderliggende mappen aanmaken behalve voor "Verstuurd" en "Spam?".

   Om een onderliggende map aan te maken moet u in het linkergedeelte van het scherm eerst op de bovenliggende map klikken. Kies vervolgens Nieuwe map in het Acties-menu dat aan elke map verbonden is.

7. Aantal berichten in een map
   Vertoon de Acties van de map om het aantal berichten van de map te doen verschijnen. Dit aantal behelst niet het aantal berichten in de submappen, maar deze geven ook hun aantal berichten aan.

   NB: De boomstructuur van de mappen vertoont het aantal ongelezen berichten voor iedere map et niet het totale aantal berichten.

8. Een bericht in een map klasseren
   Twee mogelijkheden worden u aangeboden:
   • Selecteer het bericht met de muis et verschuif hem naar de bestemmingsmap.
   • Toon de Acties van het bericht en selecteer Verplaatsen.

Berichten verwijderen

1. Verwijderen van een bericht
   Vink het overeenkomstig bericht (of selecteer het) vertoon zijn Acties en selecteer Verwijderen. U kunt het bericht ook verplaatsen naar de Prullenmand via 'Drag and Drop'.

   NB: Het bericht zal slechts effectief verwijderd worden wanneer de prullenmand geledigd wordt. Indien u een bericht per abuis naar de prullenmand hebt gestuurd, kunt u hem daar terugvinden. Laat het bericht echter niet in de Prullenmand daar die zich automatisch kan ledigen.

2. Geselecteerde berichten verwijderen
   Opgepast:
   • Eénmaal de Prullenmand geledigd, is de verwijdering van de berichten onomkeerbaar: wees dus zeer voorzichtig tijdens de handelingen!
   • Eerder dan berichten eenvoudigweg te verwijderen, kunt u ze ook archiveren (zie overeenkomstige sectie).
   De verwijdering gebeurt map per map. Ga eerst naar een map. Vink de gewenste berichten (of selecteer ze met het klavier of de muis), vertoon de Acties en selecteer Verwijderen. U kunt ook berichten verplaatsen naar de Prullenmand via 'Drag and Drop'.

   NB: De berichten zullen maar effectief verwijderd worden wanneer de prullenmand geledigd wordt. Indien u dus berichten per abuis naar de prullenmand gestuurd hebt, kunt u ze daar terugvinden. Laat ze niet in de Prullenmand daar deze zich automatisch kan ledigen

3. De Prullenmand leegmaken
   Toon de Acties van de prullenmand en selecteer Prullenmand ledigen.
4. Automatische verwijdering van berichten in de Prullenmand
   Berichten die al een paar dagen in de Prullenmand zijn, worden automatisch verwijderd. Het aantal dagen wordt weergegeven in een waarschuwingsbericht bovenaan de map Prullenmand.

Gedeelde mailbox

1. Wat is een gedeelde mailbox ?
   Een gedeelde mailbox is de mogelijkheid uw email te delen met één of meerdere leden van een groep.
   
   Indien u uw eigen mailbox deelt, zullen de door u gekozen groepsleden een volledige toegang bekomen en deze volledig kunnen beheren. Ze zullen boodschappen kunnen lezen, opstellen, beantwoorden, verwijderen, klasseren enz.
   
   U kunt op dezelfde manier ook toegang bekomen tot gedeelde mailboxen en dezelfde operaties uitvoeren.
   
   Gedeelde mailboxen kunnen enkel geraadpleegd worden via de web interface.
2. Waartoe dient een gedeelde mailbox ?
   Een gedeelde mailbox laat het volgende toe:
   • Het beheer van een mailbox uitbesteden. Bijvoorbeeld, een directeur die zijn mailbox deelt met één of meerdere directiesecretaresse.
   • Met meerdere personen één gemeenschappelijke mailbox beheren (adres van een dienst of afdeling, generiek adres zoals info@example.com, enz.)
3. Een mailbox delen
   NB: Slechts bepaalde abonnementen laten toe een mailbox te delen. Daarentegen kan eender welke gebruiker ongeacht zijn abonnement toegang bekomen tot een andere mailbox.
   
   Zoals voor de andere tools, is het delen van een mailbox enkel mogelijk via een groep : om uw mailbox te delen met een gebruiker, moet deze ten minste één groep delen met u.
   
   De gebruikers die toegang hebben tot uw mailbox hebben een totale toegang : Ze hebben toegang tot al uw mappen (inbegrepen de boodschappen die u in het verleden hebt verstuurd) en beschikken over alle rechten. Ze kunnen tevens de contacten zien die zich in uw persoonlijke omgeving bevinden. Ze kunnen echter geen contacten wijzigen of toevoegen.
   
   Opgepast! Deel geen mailbox met eender wie : naast privacy kwesties moet u ook rekening houden met het feit dat een gedeelde mailbox het mogelijk maakt dat een gebruiker die toegang heeft bekomen tot uw mailbox bepaalde boodschappen verwijdert.
   
   Gelieve rekening te houden met volgende bijzonderheden wanneer u uw mailbox deelt:
   • Al uw verzendadressen worden gedeeld, om toe te laten dat het juiste verzendadres gekozen kan worden bij het beantwoorden van een mail. Indien u later het delen deactiveert, blijven de verzendadressen beschikbaar bij de derde(n).
   • Enkel u beheert de Filters en het afwezigheidsbericht.
   Om uw mailbox te delen, ga naar Instellingen, rubriek Berichten en klik op Postvak delen. Selecteer daarna zoveel leden als u wenst.
   
   NB: Het delen met alle leden van een groep is bij opzet niet mogelijk. Het gevaar bestaat namelijk dat later een nieuwe persoon lid wordt van de groep zonder dat u hiervan op de hoogte bent en dat deze persoon toegang krijgt tot uw boodschappen.
4. Toegang bekomen tot een gedeelde mailbox
   Indien u toegang hebt tot ten minste één gedeelde mailbox, verschijnt de omgevingselector (het uitrolmenu die standaard "Omgeving: persoonlijk" aangeeft) in de Boodschappen tool. Navigeer met behulp van dit menu naar de gewenste mailbox. Indien u zonet toegang hebt bekomen tot een gedeelde mailbox en de omgevingselector niet verschijnt, log even uit en log daarna terug in.
   
   Gelieve rekening te houden met volgende bijzonderheden wanneer u toegang bekomt tot een gedeelde mailbox:
   • Het emailadres van de gedeelde mailbox wordt toegevoegd aan uw verzendadressen. Bepaal eventueel een handtekening voor het adres van uw gedeelde mailbox (via Persoonlijke gegevens). Deze handtekening is eigen aan u. De andere verzendadressen van de eigenaar van de gedeelde mailbox worden ook toegevoegd aan uw account, opdat het juiste verzendadres automatisch geselecteerd wordt bij antwoord op een mail. Voor deze adressen kunt u echter geen handtekening aanmaken.
   • Uw instellingen betreffende de vertoning van boodschappen zijn van toepassing (standaard lettertype, bijvoorbeeld). Enkel de eigenaar van de mailbox is in staat om de Filters of het afwezigheidsbericht te wijzigen, enz.
   • Het zoeken volstrekt zich in de boodschappen van de gedeelde mailbox.
   • Wanneer u de Contacten oproept bij het opstellen van een mail, worden de contacten van de eigenaar van de gedeelde mailbox vertoont, alsook de Contacten van de groepen die hij gedeeld heeft met u.
   • Wanneer u een verzender van emails bewaart als contact zullen enkel de groepen die u deelt van de eigenaar van de gedeelde mailbox verschijnen. Vanzelfsprekend, kunt u slechts een contact aanmaken in een groep indien u beschikt over het recht om gegevens toe te voegen.
5. Toegang tot Instellingen (filters, afwezigheidsbericht)
   Als u toegang hebt tot een gedeelde mailbox, kunt u de filters en het afwezigheidsbericht beheren. Ga naar Instellingen en selecteer het e-mailadres van de gedeelde mailbox in het pull-down menu. Zorg ervoor dat de instellingen geschikt zijn voor alle gebruikers van de gedeelde mailbox.
   
   De volgende filters zijn niet beschikbaar voor gedeelde mailboxen omdat ze geen toegang hebben tot de persoonlijke gegevens van de eigenaar van de mailbox: meldingen (sms, e-mail, Jabber/XMPP) en tagging.
6. Autosuggestie van adressen en gedeelde mailboxen
   Wanneer u toegang heeft tot een gedeelde mailbox, komen de suggesties van:
   • de verzamelde adressen van de gedeelde mailbox (e-mailadressen die niet in de contacten van de gedeelde mailbox zitten en waarnaar recentelijk is geschreven)
   • de privé-Contacten van de eigenaar van de gedeelde mailbox
   • de afzenderadressen van de eigenaar van de gedeelde mailbox (in het uitklapmenu Van)
   Alleen de eigenaar van de gedeelde mailbox kan Contacten aanmaken van de verzamelde adressen, omdat alleen hij/zij Contacten kan aanmaken in zijn of haar privé-Contacten. De aangemaakte Contacten zullen beschikbaar zijn voor iedereen die toegang heeft tot de gedeelde mailbox.
   
   Gebruikers die toegang hebben tot de gedeelde mailbox mogen alleen verzamelde adressen bewerken en verwijderen.
7. Tags en gedeelde mailboxen
   Elke gebruiker heeft zijn eigen tags. Om tags binnen een gedeelde mailbox te laten werken, moeten alle gebruikers die toegang hebben tot deze mailbox een taglijst overeenkomen en moet iedereen deze in zijn eigen account aanmaken. Iedereen kan ook zijn eigen persoonlijke tags hebben, op voorwaarde dat deze niet in de gedeelde mailbox worden gebruikt.
8. Toegang vanuit externe software
   Gedeelde mailboxen waartoe u toegang hebt, worden automatisch weergegeven in IMAP-software. Elke mailbox verschijnt in een map met zijn naam na een tilde (~) en heeft een eigen mappenboom.
   
   Gedeelde mailboxen zijn niet beschikbaar in de mobiele synchronisatie (Exchange ActiveSync).
9. Stoppen met het delen van een mailbox
   Op ieder moment, kunt u stoppen met het delen van uw mailbox. Ga hiervoor naar Postvak delen, plaats de cursor op de naam van het lid en klik op het icoontje -. De wijziging treedt onmiddellijk in werking.

Externe e-mail ophalen (POP3)

1. Extern POP of IMAP adres?
   Uw eventuele andere emailadressen kunnen hier geconfigureerd worden om u toe te laten emails te ontvangen en verzenden. De meeste emailservers bieden een POP en een IMAP mode.
   • Kies POP om al uw emailadressen te verzamelen in de Postvak in van uw Berichten tool.
   • Kies IMAP om uw verschillende emailadressen te beheren in aparte mailboxen. IMAP vereenvoudigt ook het beheer van eenzelfde account via verschillende toegangen: web interface, email software op computer, smartphone, tablet, enz.
2. Toegang tot externe e-mailadressen
   Ga naar de Instellingen van de Berichten onder de rubriek Externe adressen.
3. Eigenschappen
   ContactOffice biedt u de mogelijkheid om e-mail van de meeste providers te consulteren : POP3 (internetproviders, enz.), Google, Yahoo, enz. Op deze manier bewaart u al uw e-mailadressen in dezelfde interface die bovendien overal bereikbaar is.
4. Een extern account in POP3 toevoegen
   Onder Externe adressen, klik op Nieuw. Klik op één van de grote leveranciers indien uw adres door hen beheerd wordt; de naam van de server en de beveiliging van de connectie wordt automatisch beheerd.

   In het andere geval, klik op POP3. Gelieve manueel het adres van uw server in te geven en kies bij voorkeur indien mogelijk voor beveiligde connectie.

   Let op de opties: standaard worden de boodschappen verwijderd op de externe server. Meer gedetailleerde uitleg is beschikbaar in deze rubriek.

5. Optie: de berichten op de server laten
   De berichten zullen bewaard worden op de externe server. Wees voorzichtig bij het activeren van deze optie want zij kan twee soorten problemen veroorzaken.

   Enerzijds, indien de server nooit geledigd wordt, zou het kunnen dat hij vol raakt en nieuwe inkomende berichten weigert. Verwijder daarom regelmatig de mails op de server.

   Anderzijds, om te bepalen welke berichten nieuw zijn, bewaart ContactOffice de lijst van alle reeds neergehaalde mails. Deze lijst heeft een maximum limiet. Indien de externe server meer berichten bevat dan het geheugen van ContactOffice, zal het neerhalen van mails niet meer functioneren: de automatische neerhaling van mails zal gedesactiveerd worden en de manuele neerhaling zal mislukken.

6. Optie: enkel de nieuwe berichten neerhalen
   Indien u berichten op de externe server laat, activeer dan deze optie om ervoor te zorgen dat enkel nieuwe berichten neergehaald worden.
7. Optie: automatische raadpleging
   De berichten zullen automatisch neergehaald worden zelfs indien u niet ingelogd bent.
8. Manueel berichten ophalen
   Toon de Acties van het betreffende adres en selecteer Enkel dit account raadplegen. Een progressiebalk laat u de voortgang van dit proces zien. U kunt het downloaden op elk ogenblik stoppen door te klikken op Annuleren.

   Om het downloaden van e-mails te vergemakkelijken kunt u opteren voor Automatische POP3 raadpleging.

9. Afzenderadres bij antwoord
   Indien u een extern adres via POP3 ophaalt, voeg dit emailadres in uw Persoonlijke gegevens. Het juiste emailadres wordt automatisch geselecteerd wanneer u een antwoord opstelt op een ontvangen bericht.
10. Een extern POP3 account wijzigen
    Het wijzigen van een account kan noodzakelijk zijn indien één van de parameters verkeerd werd ingevoerd, indien uw wachtwoord werd aangepast of indien u de opties wenst te wijzigen.

    Toon de Acties van het betreffende adres en selecteer Bewerken.

11. Een extern POP3 account verwijderen
    Toon de Acties van het betreffende email adres en kies Verwijderen. De aanwezige boodschappen in de tool Berichten worden niet geraakt door de verwijdering van het extern account. Indien u deze had toegevoegd aan uw Persoonlijke gegevens, kunt u deze eveneens verwijderen.

Externe e-mail ophalen (IMAP)

1. Extern POP of IMAP adres?
   Uw eventuele andere emailadressen kunnen hier geconfigureerd worden om u toe te laten emails te ontvangen en verzenden. De meeste emailservers bieden een POP en een IMAP mode.
   • Kies POP om al uw emailadressen te verzamelen in de Postvak in van uw Berichten tool.
   • Kies IMAP om uw verschillende emailadressen te beheren in aparte mailboxen. IMAP vereenvoudigt ook het beheer van eenzelfde account via verschillende toegangen: web interface, email software op computer, smartphone, tablet, enz.
2. Functies
   U kunt mailaccounts raadplegen die op een andere IMAP-server gehost worden.

   Met de IMAP client worden mappen en berichten enkel getoond in de interface van ContactOffice, maar ze worden er niet op bewaard zodat de berichten niet dubbel bewaard worden. Alleen de derde server bewaart dus de berichten.

   Het is normaal dat de IMAP-client een beetje traag is, omdat hij de berichten van de server van derden moet ophalen via Internet, wat veel trager is dan ze op te halen van zijn eigen lokale servers.

   Berichten die u verstuurt vanuit ContactOffice worden bewaard in de map van verzonden berichten op de externe server. Wanneer u een bericht opstelt, controleer dan of het adres van de geselecteerde afzender overeenstemt met het adres dat geconfigureerd is in de externe server.

   Volgende functies werken op voorwaarde dat de externe server ze ondersteunt:

   • Tags (NB: een tag kan echter geen spaties bevatten)
   • Zoeken
   • Sorteren
   NB: De IMAP client zonder opslag mogelijkheid kan niet worden gebruikt om berichten te importeren of te exporteren.
3. Beperkingen
   Aangezien de berichten niet bewaard worden in ContactOffice, zijn er aan deze functie enkele beperkingen verbonden. Volgende functies zijn niet beschikbaar:
   • Leesbevestigingen
   • Filters
   • Commentaren op een bericht
   • Archivering
   • Bekijken volgens gespreksverloop
   • Berichten importeren in een externe server

   Bovendien

   • is het niet mogelijk om een map te verplaatsen van een IMAP-adres naar uw intern adres. Deze functie is immers niet bestemd voor het importeren van berichten.
   • Als een bericht bijlages bevat, wordt dit niet vermeld
   • Het feit dat u een bericht beantwoord of verzonden heeft wordt vermeld, maar enkel tot uw volgende sessie.
   • Om toegang te hebben tot de IMAP client heeft u een intern emailadres nodig in ContactOffice, zelfs al gebruikt u die niet.
4. Toegang tot externe e-mailadressen
   Ga naar de Instellingen van de Berichten onder de rubriek Externe adressen.
5. Configuratie
   
   • In de Externe adressen, klik op Nieuw.
   • Klik op Andere (IMAP).
   • In het veld "e-mail", vult u het juiste e-mailadres in op de externe server. Dit adres wordt automatisch toegevoegd aan uw persoonlijke gegevens als verzendadres zodat u hiermee berichten kunt versturen.
   • Kies in het veld "type" voor een IMAP of IMAP-S(beveiligde)-verbinding.
   • Vul dan hierin het adres van de server in en ook uw account en wachtwoord.
   • Klik op Bewaren en kruis het vakje bij de externe server aan om het te activeren.
   Na de configuratie verschijnt een nieuwe map in de Berichten-tool. Ze draagt de naam van het e-mailadres op de externe server.

   NB: Bepaalde IMAP-servers bewaren alle mappen in het Postvak In. Hierdoor zal ContactOffice de berichten van het Postvak In onderbrengen in de map met de naam van het externe IMAP-adres en niet in een specifieke map "Postvak In". De andere mappen zullen dan ook in de hoofdmap ondergebracht worden.

Toegang met een e-mailsoftware (POP3)

1. Eigenschappen
   Indien uw abonnementsformule het toelaat kunt u uw e-mails raadplegen met een e-mailsoftware.
2. Ondersteunde programma's
   Elke software die gebruik maakt van POP3: Microsoft Outlook, Windows Mail, Thunderbird, Apple Mail, enz.
3. Configuratie van de software
   Creëer een nieuw account in uw software en vul de volgende parameters in:
   • Login: LOGIN
   • POP3 wachtwoord: uw wachtwoord bij ContactOffice
   • POP3 server: pop.contactoffice.com
   • Poort: 995
   • Versleuteling: TLS/SSL
   • Authenticatie: normaal (ook genoemd LOGIN of PLAIN)
   Deze instellingen beschermen uw wachtwoord en verzekeren de beveiliging van uw toegang.

   Voor meer hulp bij het aanmaken van een POP account in uw software raadpleegt u best de handleiding van de betreffende software.

4. SMTP relay (verzendserver)
   De SMTP relay (verzendserver) laat u toe steeds dezelfde server te gebruiken: het is dus niet meer nodig de uitgaande mailserver te wijzigen telkens u van netwerk verandert.

   Maak een nieuwe verzendserver aan in uw mail software en voer de volgende parameters in:

   • Login: LOGIN
   • Wachtwoord: uw wachtwoord op ContactOffice
   • SMTP Server: smtp.contactoffice.com
   • Poort: 465
   • Versleuteling: TLS/SSL
   • Authenticatie: normaal (ook genoemd LOGIN of PLAIN)
   Deze parameters beschermen uw wachtwoord en verzekeren de veiligheid van uw toegang.

   Voor meer hulp bij het aanmaken van een verzendserver in uw software raadpleegt u best de handleiding van de betreffende software.

   Nota: De SMTP server is niet bedoeld voor het versturen van ongevraagde berichten en massamailings (gevraagd of ongevraagd). Om de kwaliteit van de service te garanderen worden er quota's toegepast voor het aantal verstuurde berichten en voor het aantal bestemmelingen per boodschap. De beheerders behouden zich het recht de toegang tot de SMTP server zonder verwittiging te blokkeren in geval van oneigenlijk gebruik.

5. POP3 toegang en webinterface
   Indien u in uw POP3 software kiest voor het bewaren van de e-mails op onze server kunt u op elk moment uw e-mails raadplegen via de webinterface. Hou er dan rekening mee dat u de quota van uw abonnement niet overschrijdt.

   Indien u ervoor kiest de berichten van de server te verwijderen, worden deze verplaatst naar de Prullenmand. Dit verplicht u niet om in te loggen in de rubriek Berichten van de webinterface om berichten te verwijderen. Dit gebeurt automatisch indien het binnenkomend e-mailverkeer dit vereist.

   Indien u filters gebruikt die binnenkomende berichten verplaatsen naar één of meerdere Mappen, hou er dan rekening mee dat deze niet worden opgehaald door uw POP3 software. Dit geldt ook voor de berichten die automatisch verplaatst worden naar de Spam map. Controleer daarom regelmatig via de webinterface of er zich geen geldige berichten bevinden in de Spam map. Via IMAP kunt u deze twee beperkingen van POP3 omzeilen.

Toegang met een e-mailsoftware (IMAP4)

1. Eigenschappen
   Indien uw abonnementsformule het toelaat kunt u uw e-mails raadplegen met een e-mailsoftware.

   Voordelen van IMAP tegenover POP3

   • IMAP laat u toe al uw berichten te consulteren, inclusief de berichten die zich in uw persoonlijke mappen of in de Verstuurd map bevinden. Via POP3 kunt u enkel berichten uit het Postvak In raadplegen. Met andere woorden, IMAP voert een synchronisatie uit tussen ContactOffice en een e-mail software. U kunt uiteraard de synchronisatie beperken tot de meest gebruikte mappen. De configuratie van het e-mailsoftware dat alle berichten ophaalt laat u toe uw berichten offline te consulteren.
   • IMAP bewaart steeds de berichten op de server. Volgens de omstandigheden kunt u via de webinterface van ContactOffice of via uw e-mail software uw berichten raadplegen zonder risico op verlies van gegevens.
   • IMAP is sneller omdat het in eerste instantie enkel de berichthoofden van uw e-mails ophaalt (afzender, onderwerp, enz.). Pas als u een bericht leest wordt het volledige bericht binnengehaald. Dit houdt in dat u verbonden moet zijn met het Internet om nieuwe berichten te raadplegen. (met uitzondering van berichten die reeds werden binnengehaald)
2. Ondersteunde programma's
   Elke software die gebruik maakt van IMAP4: Microsoft Outlook, Windows Mail, Thunderbird, Apple Mail, enz.
3. Configuratie van de software
   Creëer een nieuw account in uw software en vul volgende parameters in:
   • Login: LOGIN
   • IMAP4 wachtwoord: uw wachtwoord bij ContactOffice
   • IMAP4 server: imap.contactoffice.com
   • Poort: 993
   • Versleuteling: TLS/SSL
   • Authenticatie: normaal (ook genoemd LOGIN of PLAIN)
   Voor meer hulp bij het aanmaken van een IMAP account in uw software raadpleegt u best de handleiding van de betreffende software.

   Bijzonderheden

   • Omdat er geen standaard bestaat voor de benaming van mappen kan de software enkel de Inbox en de Prullenmand onderscheiden. De andere speciale mappen (Verzonden items en concepten) worden misschien niet herkend en de software zal zelf mappen aanmaken. Om de software de mappen van ContactOffice te doen gebruiken wijzigt u de namen van de mappen in "Sent Items" (en niet "Sent") en "Drafts". In Outlook gaat u naar de eigenschappen van de IMAP account en selecteert u het IMAP tabblad om de naam van de map te wijzigen.
   • In Outlook wordt bij een eerste verbinding enkel de map Inbox aangevinkt voor synchronisatie. Vink de mappen aan die u wenst te synchroniseren.
   • Bij het beantwoorden van een bericht met uw e-mail software wordt uw antwoord bewaard in een nieuwe map met de naam "Verzonden items". Indien u dit wenst kunt u het bericht verplaatsen naar de map "Verstuurd" in ContactOffice.
4. SMTP relay (verzendserver)
   De SMTP relay (verzendserver) laat u toe steeds dezelfde server te gebruiken: het is dus niet meer nodig de uitgaande mailserver te wijzigen telkens u van netwerk verandert.

   Maak een nieuwe verzendserver aan in uw mail software en voer de volgende parameters in:

   • Login: LOGIN
   • Wachtwoord: uw wachtwoord op ContactOffice
   • SMTP Server: smtp.contactoffice.com
   • Poort: 465
   • Versleuteling: TLS/SSL
   • Authenticatie: normaal (ook genoemd LOGIN of PLAIN)
   Deze parameters beschermen uw wachtwoord en verzekeren de veiligheid van uw toegang.

   Voor meer hulp bij het aanmaken van een verzendserver in uw software raadpleegt u best de handleiding van de betreffende software.

   Nota: De SMTP server is niet bedoeld voor het versturen van ongevraagde berichten en massamailings (gevraagd of ongevraagd). Om de kwaliteit van de service te garanderen worden er quota's toegepast voor het aantal verstuurde berichten en voor het aantal bestemmelingen per boodschap. De beheerders behouden zich het recht de toegang tot de SMTP server zonder verwittiging te blokkeren in geval van oneigenlijk gebruik.

5. IMAP4 toegang en webinterface
   De toegang met IMAP4 wijzigt niets aan de berichten in de webinterface.

   Na het verwijderen van een bericht in uw e-mail software verschijnt dit bericht doorstreept in de webinterface van ContactOffice. Dit betekent dat het bericht werd verwijderd in uw e-mailsoftware maar niet op de server. Om het bericht van de server te verwijderen, gebruikt u het commando "..." in uw Outlook menu.

6. Importeren en exporteren van berichten
   De toegang met IMAP4 is een eenvoudige manier om berichten die u ontvangt of verstuurt te importeren vanaf een e-mailsoftware en omgekeerd om naar uw e-mailsoftware ontvangen of verzonden berichten te exporteren.

   De reeds verzonden of ontvangen berichten in uw e-mailsoftware zijn verbonden aan een bestaande account (hierna standaard account genoemd). Maak een bijkomende IMAP4 account verbonden met ContactOffice en versleep de berichten (of de mappen) van de ene account naar de andere. Daarna kunt u de IMAP4 account verwijderen.

   • Berichten importeren: versleep de berichten van uw standaard account naar de IMAP4 account.
   • Berichten exporteren: versleep de berichten van uw IMAP4 account naar uw standaard account.

Mobiele synchronisatie

1. Functies
   Synchroniseer uw smartphone (iPhone, iPad, Android, enz.) applicaties met de ContactOffice Berichten, Agenda's en Contacten. Heb toegang tot uw ContactOffice data direct vanuit de applicaties van uw telefoon (voorbeeld: de iPhone Agenda app) en synchroniseer met ze.

   U kunt meerdere toestellen synchroniseren, ContactOffice zal als synchroniseerserver dienst doen. Uw abonnement bepaalt het aantal apparaten dat u mag synchroniseren.

   Mocht er zich een probleem voordoen tijdens het synchroniseerproces (verloren connectie, stroomuitval, enz.), de volgende synchronisatie zal veronderstellen dat de up-to-date data zich op ContactOffice bevindt.

   Deze synchronisatie bewaart de data die reeds op uw telefoon aanwezig is.

2. Lokale gegevens en servergegevens
   Gegevens die al op uw mobiele toestel aanwezig zijn, blijven altijd behouden. Gegevens op ContactOffice worden toegevoegd in een andere "laag": als u de mobiele synchronisatie uitschakelt, verdwijnt deze laag.
   
   Uw toestel moet weten waar de gegevens die u aanmaakt moeten worden opgeslagen: in het toestel of op ContactOffice. Selecteer voor uw agenda en contacten uw ContactOffice-account in de respectievelijke apps.
3. iPhone/iPad
   
   1. Verzeker u ervan dat u verbonden bent met een snel en stabiel netwerk.
   2. Ga naar de 'Instellingen' van uw toestel.
   3. Selecteer 'Mail', 'Contacten' of 'Agenda'.
   4. Druk op 'Accounts' en dan op 'Account toevoegen'.
   5. Druk op 'Exchange'.
   6. Vul nu uw ContactOffice account informatie in:
      • Adres: uw ContactOffice emailadres
      • Wachtwoord: uw ContactOffice wachtwoord
      • Beschrijving: 'ContactOffice'
   7. Druk op 'Volgende' en voer in:
      • Naam van de server: office.contactoffice.com
      • Gebruikersnaam: LOGIN (uw ContactOffice login)
   8. Druk op 'Volgende' en het toestel gaat uw configuratie testen. Standaard synchroniseert het 5 data types (Mail, Contacten, Agenda, Herinneringen en Notities). Deactiveer de Herinneringen en Notities gezien ContactOffice ze niet ondersteunt. Deactiveer andere tools indien gewenst. Druk op 'Bewaar'.
      Nu begint uw datasynchronisatie. De tijd vereist voor de eerste synchronisatie hangt af van de hoeveelheid data.
   9. Standaard synchroniseert uw toestel Mail voor de laatste 7 dagen. U kunt een andere instelling ingeven in 'Instellingen' > 'Mail' > De beschrijving gegeven aan uw account > 'Emails te synchroniseren'.
   Notitie: Help voor IOS 10.
4. Android (Samsung, enz.)
   Gezien er vele verschillende versies bestaan van het Android platform, is het onmogelijk een stappenplan te geven voor iedere versie.

   Algemeen moet u zo tewerk gaan:

1. Verzeker u ervan dat u verbonden bent met een snel en stabiel netwerk.
2. Ga naar de 'Instellingen' van uw toestel.
3. Ga naar de 'Accounts' tab en druk op 'Accounts' in de rubriek 'Mijn accounts'.
4. Druk op 'Account toevoegen'.
5. Druk op 'Microsoft Exchange ActiveSync'.
6. Vul nu uw ContactOffice account informatie in, waarschijnlijk onder 'Manuele Instellingen'.
   • Emailadres: uw ContactOffice emailadres
   • Gebruikersnaam: LOGIN
   • Wachtwoord: uw ContactOffice wachtwoord
   • Server: office.contactoffice.com
   • TLS/SSL: ja
7. Uw toestel probeert nu met de server te communiceren.
   Opgepast: Het kan enkele minuten duren vooraleer gegevens verschijnen.
8. Wijzig de instellingen zoals u wenst.
9. Geef nu een naam aan uw verbinding en druk dan op 'Gedaan' (Done).
10. De synchronisatie vangt aan.
    Indien niet, ga terug naar stap 2 en 3 en druk dan op 'Synchroniseer alle'.
    De tijd vereist voor de eerste synchronisatie hangt af van de hoeveelheid data.
5. Andere
   Alle toestellen en software die kunnen synchroniseren met een Exchange server (ActiveSync protocol) kunnen met ContactOffice synchroniseren:
   • Windows Mail (Windows 8 & Windows 10)
   • eM Client
   • enz.
   Voer volgende gegevens in: uw login (LOGIN) en uw ContactOffice wachtwoord, uw emailadres alsook de naam van de server: office.contactoffice.com. Kies bij voorkeur voor een beveiligde verbinding.

Synchronisatie met Outlook

1. Functies
   Outlook (>= 2013) synchroniseert rechtstreeks met ContactOffice.

   De synchronisatie met Outlook 2013 heeft betrekking tot uw e-mail, uw contacten en uw Agenda. De gegevens die bevat zijn in ContactOffice zullen verschijnen in Outlook in een apart account. De reeds in Outlook aanwezige gegevens zullen niet in ContactOffice verschijnen, behalve indien u ze importeert.

   Notitie: Outlook zal zich loskoppelen van de server indien er zich een probleem voordoet tijdens een synchronisatie. Om u terug te verbinden met de server, selecteer de Tab "Verzenden/Ontvangen" en klik twee keer op de knop "Work offline".

2. Configuratie
   
   1. Selecteer de tab "Bestand"
   2. In de linkerkolom, selecteer "Informatie" indien nog niet geselecteerd en klik daarna op de knop "Account toevoegen".
   3. Selecteer "Manuele configuratie of andere type servers". Klik op "Volgende"
   4. Selecteer "Dienst compatibel met Outlook.com of Exchange ActiveSync". Klik op "Volgende"
   5. Geef uw naam, uw e-mail adres, uw mailserver (office.contactoffice.com), uw gebruikersnaam (LOGIN) en uw ContactOffice wachtwoord. Klik op "Volgende".
   6. Klik op "Afsluiten".
   
   
   "De server kan niet worden gevonden" (Outlook 2016)
   Als u hierboven de juiste serverwaarde hebt ingevoerd en de fout "De server kan niet worden gevonden" krijgt in Outlook 2016 (versie 16.0.8431.2079 of hoger), komt dit omdat een Microsoft-upgrade uw Outlook heeft ingesteld om verbinding te maken met Office 365 met behulp van Vereenvoudigde accountaanmaak". U kunt dit gedrag uitschakelen door de stappen te volgen die worden uitgelegd hier.

Leesbevestigingen

1. Definitie
   Een leesbevestiging bevestigt dat het bericht door de bestemmeling werd geopend, maar is geen bewijs dat de persoon het bericht gelezen heeft. De bestemmeling is ook niet verplicht een leesbevestiging te versturen, ook al heeft die het bericht geopend. Het kan ook zijn dat de persoonlijke elektronische e-mailsoftware van de bestemmeling niet over deze functie beschikt.

   De leesbevestiging komt voor in de vorm van een e-mail; de inhoud ervan schommelt naargelang de e-mailsoftware die gebruikt wordt. Gewoonlijk neemt de leesbevestiging het onderwerp van het oorspronkelijke bericht over.

2. Een leesbevestiging aanvragen
   Tijdens het opstellen van een bericht, selecteer Leesbevestiging in Meer.
3. Een leesbevestiging versturen
   Wanneer een ontvangen Email een leesbevestiging vraagt, verschijnt de volgende tekst: "Uw correspondent vraagt verwittigd te worden bij opening van dit bericht. Een leesbevestiging versturen?". Klik op Ja of op Nee.

Prioriteiten

1. Definitie
   De prioriteit van een e-mail is er om de bestemmeling te informeren van de belangrijkheid van het bericht. Dit heeft geen enkel effect op de elektronische mailservers zelf: een bericht met een hoge voorrang zal niet sneller verstuurd worden.
2. Een prioriteit geven
   Tijdens het opstellen van een bericht, selecteer Hoge prioriteit onder Meer.
3. Prioriteit visualiseren
   Een boodschap met hoge of hoogste prioriteit verschijnt met een rood uitroepingsteken.

Tags

1. Waartoe dienen de Tags
   De tags laten toe data te organiseren in functie van labels zoals Dringend, Belangrijk, enz. en/of naargelang de projecten, de klanten enz. De eerste fase bestaat uit het aanmaken van eigen tags.
2. Toegang tot de tags
   Kies eender welke gegevens, vertoon zijn Acties en kies tags
3. Een Tag aanmaken
   Toon de tags van eender welke gegevens en klik op Toevoegen. Voer een naam in en kies daarna eventueel een kleur voor deze tag.
4. Een Tag wijzigen
   De namen van de tags kunnen niet gewijzigd worden éénmaal ze aangemaakt zijn. U kunt echter wel de kleur veranderen
5. Een Tag verwijderen
   In het linker gedeelte van het scherm, vertoon de Acties van de Tag en selecteer Verwijderen.
6. Een Tag toewijzen aan data
   Selecteer Tags in de Acties van de data. In het venster van de tags, vink één of meerdere velden naargelang de tags die u wenst toe te wijzen. U kunt later andere tags toewijzen of tags verwijderen.

   Een andere methode: selecteer een Tag in de linkerkolom en zonder de knop van uw muis te lossen, verplaats de Tag op de gewenste data (drag and drop). U kunt ook vertrekken van de data en deze verschuiven op de Tag.

7. Data vertonen met een bepaalde Tag
   Er bestaan twee mogelijkheden:
   • Klik op een tag in het linker deel van het scherm. Indien de lijst met Tags niet verschijnt, open deze dan eerst door op het driehoekje te klikken. Om terug te keren naar het normale zicht, klik op de hoofdmap (Mijn agenda, Mijn contacten, enz. naargelang de tool).
   • Open het geavanceerde zoeken en selecteer een tag
8. Tag toewijzen met de filters
   De filters laten u toe automatisch een tag aan te maken in functie van bepaalde voorwaarden (verzender, onderwerp, enz.).
9. Tags synchronisatie met software van derden
   Als u uw e-mails opent met IMAP-software van derden die tags verwerkt, worden deze gesynchroniseerd, mits ze zowel in de IMAP-software als in ContactOffice bestaan. Tags worden niet automatisch aangemaakt.
   
   Opmerking: Outlook 2016 ondersteunt geen tags (of categorieën).

Commentaar

1. Een commentaar toevoegen
   U kunt een Commentaar toevoegen aan een email. Het commentaar is apart van de email zelf en zal enkel zichtbaar zijn voor u.

   Selecteer Commentaar in de Acties van een email. De emails met een commentaar zullen gesignaleerd worden door een pictogram .

2. Een commentaar toewijzen met de filters
   De filters laten u toe automatisch een commentaar aan te maken in functie van bepaalde voorwaarden (verzender, onderwerp, enz.).

Antispam

1. Definitie
   De antispamfunctie werkt op het niveau van de server bij de ontvangst van elektronische berichten en kijkt alle inkomende berichten na om de spams automatisch te verwijderen (ongevraagde commerciële berichten).

   De filters treden slechts in werking na de antispam-controle: een automatisch antwoord (zoals in de filters werd vastgelegd) zal niet antwoorden op spam.

2. Notificaties
   Berichten die als spam worden herkend, zullen automatisch in de Spam map geplaatst worden. Controleer echter geregeld of een geldig bericht niet als spam werd behandeld.
3. Een email markeren als geen spam
   Het kan gebeuren dat een legitieme email beschouwd wordt als spam en daarom in de Spam? map terechtkomt. Indien u dit wil melden, selecteer Markeren in de Acties en kies daarna Geen spam. De berichten worden automatisch verplaats naar Postvak in en het systeem zal zich op deze manier met de tijd verbeteren.
4. Een email markeren als spam
   Indien een spam niet werd ontdekt en dat u deze wenst te melden, selecteer Markeren in de Acties en kies daarna Spam. Het bericht wordt automatisch verplaatst naar de map Spam? en het systeem zal zich op deze manier met de tijd verbeteren.
5. De Spam map leegmaken
   Selecteer in de map Spam Acties en vervolgens Alle spams verwijderen om ze onmiddellijk te verwijderen, zonder ze naar de prullenmand te verplaatsen.
6. Witte lijst
   Er wordt geen antispamfilter toegepast op inkomende berichten van e-mailadressen en domeinen die in uw witte lijst staan: ze worden nooit geweigerd of in de Spam map geplaatst. Berichten met bewezen virussen worden nog steeds geweigerd.
   
   Waarschuwing: de witte lijst bevat e-mailadressen en geen personen: een spammer kan een e-mailadres in uw witte lijst gebruiken als afzenderadres.
   
   Ga naar Instellingen, vervolgens Berichten en vervolgens Witte lijst. Klik op E-mailadres of domein toevoegen.
   • Om alle e-mailadressen van uw organisatie op de witte lijst te plaatsen, voegt u gewoon het rechtse gedeelte van uw e-mailadres toe (bijvoorbeeld: "bedrijf.com"). We adviseren om geen domeinen toe te voegen met miljoenen e-mailadressen zoals gmail.com
   • Om een enkele afzender op de witte lijst te zetten, voert u zijn/haar e-mailadres in
   • Om antispam volledig uit te schakelen , vinkt u het vakje aan met het label Antispam uitschakelen voor alle inkomende e-mails aan.
7. Spam map en witte lijst
   Als u een bericht uit de map Spam verplaatst, wordt u gevraagd of u het e-mailadres of domein van de afzender op de witte lijst wilt plaatsen. Geen e-mails meer verzonden door dit adres of domein komen dan in de map Spam terecht.

Invoeren

1. Bestanden invoeren
   Deze functie is momenteel niet ontworpen om een groot aantal berichten te importeren: de grootte van het importbestand is beperkt tot 50 MB.
   
   Deze functie laat u toe e-mails in het .eml formaat (Outlook) te importeren.
   1. Plaats de .eml-bestanden in een map met de naam "mail".
   2. U kan de .eml-bestanden eventueel indelen in submappen waarvan de naam overeenstemt met de benamingen in uw virtueel kantoor. (bvb "Postvak In", "Verstuurd", enz.). Indien de submap niet bestaat in uw virtueel kantoor wordt deze automatisch aangemaakt tijdens het importeren.
   3. Zip de map "mail".
   4. Klik op Importeer en selecteer het .zip-bestand
2. Importeren en exporteren van berichten
   De toegang met IMAP4 is een eenvoudige manier om berichten die u ontvangt of verstuurt te importeren vanaf een e-mailsoftware en omgekeerd om naar uw e-mailsoftware ontvangen of verzonden berichten te exporteren.

   De reeds verzonden of ontvangen berichten in uw e-mailsoftware zijn verbonden aan een bestaande account (hierna standaard account genoemd). Maak een bijkomende IMAP4 account verbonden met ContactOffice en versleep de berichten (of de mappen) van de ene account naar de andere. Daarna kunt u de IMAP4 account verwijderen.

   • Berichten importeren: versleep de berichten van uw standaard account naar de IMAP4 account.
   • Berichten exporteren: versleep de berichten van uw IMAP4 account naar uw standaard account.

Archivering

1. Definitie
   Door te archiveren kunt u berichten buiten de Berichtentool bewaren zodat u opslagruimte vrijmaakt zonder oude berichten te verwijderen.

   De berichten worden onder de vorm van een .eml-bestand gearchiveerd (Outlook-formaat) en in een .zip-formaat in de Documententool geplaatst. Indien er natuurlijk voldoende plaats aanwezig is.

2. Een archief aanmaken
   
   • U moet eerst naar de map (of submap), waarvan u de berichten wenst te archiveren, gaan.
   • Indien u slechts enkele berichten wenst te archiveren moet u deze berichten allereerst aanvinken.
   • Klik vervolgens op Archiveren onder de naam van de map en bepaal of u de geselecteerde berichten, alle berichten of enkel alle berichten ouder dan een door u bepaalde datum, wenst te archiveren. Een optie stelt u in staat de berichten automatisch te verwijderen eens ze gearchiveerd zijn.
   • Het archief is automatisch aangemaakt en wordt in de Documententool geplaats, indien er voldoende ruimte hiervoor beschikbaar is. Het archiefbestand krijgt automatisch de aanmaakdatum als naam, dit kunt u natuurlijk later bewerken.
3. Een archief gebruiken
   U kunt uw archief in de Documententool plaatsen en/of downloaden op uw PC.

   Om een archief te consulteren, moet u het archief downloaden en via een dubbele klik openen. De lijst met gearchiveerde berichten verschijnt in .eml formaat (compatibel met Outlook) en de berichten zelf kunnen ook via een dubbele klik geopend worden.

Afdrukken

1. Berichten afdrukken
   Toon de Acties van het bericht en selecteer Afdrukken.

Instellingen

1. Toegang tot Instellingen
   U hebt toegang tot de Instellingen op meerdere manieren:
   • Wanneer u in een Tool bent, klik op de knop "..." in het Acties menu en kies Instellingen.
   • Klik op uw naam in het rechter boven gedeelte van het scherm om een menu te vertonen en kies Instellingen.
   • In het horizontale toolmenu, kies het Instellingen icoontje.
2. Externe beelden vertonen
   Indien een bericht externe beelden bevat, dit wil zeggen beelden die opgeslagen zijn op een derde server en niet direct in het bericht, kunnen deze niet standaard getoond worden. Inderdaag, de externe beelden kunnen de verzender informeren dat u het bericht geopend heeft en daaruit o.a. concluderen dat uw emailadres correct en actief is. Dit is nuttige informatie voor een spammer.

   Indien u echter altijd de externe beelden wenst te tonen, activeer deze optie.

3. Compact mode
   Met de compact mode toont de berichtenlijst van een map meer berichten, gezien ze op slechts één lijn vertoond worden i.p.v. twee.
4. Automatisch doorverwijzen
   Onder de tekst Automatisch doorzenden, moet u het gewenste e-mailadres invullen. De account verwijdert deze berichten en verwijst ze door.

   Om het doorverwijzen te beëindigen verwijder het adres in het veld.

   Let op: Zie dat u geen vicieuze cirkel maakt want dit leidt tot een ongebreideld vermenigvuldigen van de berichten. Zo ook indien u een extern POP3-adres opneemt en alle berichten naar hetzelfde adres doorstuurt, dan zal een cirkel ontstaan.

5. Afwezigheidsbericht
   Activeer het afwezigheidsbericht wanneer u uw email niet kunt raadplegen gedurende een bepaalde periode (vakantie, reis, enz.). U kunt de begin- en einddatum instellen. U kunt ook het onderwerp en de mededeling wijzigen. We adviseren u een gepersonaliseerde mededeling in te geven om de verzenders te informeren van uw terugkeer alsook wie ze moeten contacteren voor dringende zaken, enz.
6. e-mail notificatie
   Een notificatie van de aankomst van een e-mail kan naar een ander adres gestuurd worden. Selecteer "éénmaal" indien u slechts verwittigd wilt worden wanneer er ten minste één nieuw bericht aangekomen is of "elke e-mail" indien u verwittigd wilt worden bij de aankomst van elk bericht. Maak een filter aan indien u slechts een notificatie wenst voor bepaalde afzenders of onderwerpen.
7. SMS notificatie
   Een notificatie van de aankomst van een e-mail kan naar uw mobiele telefoon verstuurd worden. Selecteer "éénmaal" indien u slechts verwittigd wilt worden wanneer er ten minste één nieuw bericht aangekomen is of "elke e-mail" indien u verwittigd wilt worden bij de aankomst van elk bericht. Maak een filter aan indien u slechts een notificatie wenst voor bepaalde afzenders of onderwerpen.

Account

1. Maximumgrootte inkomend bericht
   De maximumgrootte van een bericht die u kunt ontvangen (tekst en bijlagen) hangt af van de grootte van uw postvak. Dit is gedeeltelijk afhankelijk van de opslagruimte van uw abonnement maar ook van de ruimte die reeds in beslag genomen is. Onderaan de lijst met mappen is er een meetlijn waarop u uw gebruik kunt aflezen.

   Om de beschikbare ruimte te verhogen archiveer of verwijder oude berichten of neem een hogere abonnementsformule.

   Daarenboven, mag een bericht de 50 MB niet overschrijden, wat voor abonnement u ook heeft.

2. E-mailadres suffix ("plus addressing")
   U kunt bij het invullen van uw e-mailadres in een e-mailbericht of in een webformulier een suffix toevoegen. Op deze manier komt u te weten of uw e-mailadres werd doorgegeven aan derden. Indien uw e-mailadres voornaam.naam@example.com is dan wordt dit voornaam.naam+suffix@example.com. Voorbeeld: jan.peeters@example.com wordt jan.peeters+amazon@example.com. Deze functie staat bekend als "plus addressing" of "sub addressing".
3. Alias
   Een alias is een tweede e-mailadres dat voor één en dezelfde account geldt.

E-mailadres(sen) met eigen domeinnaam

1. Wat is een e-mailadres met eigen domeinnaam?
   In plaats van een e-mailadres met de domeinnaam van ContactOffice, kunt u uw eigen domeinnaam rechtstreeks op onze servers plaatsen. Deze worden dan de officiële e-mailservers voor uw domeinnaam.

   Voorwaarden

   • Een domeinnaam bezitten. Wij verkopen geen domeinnamen: indien u zelf geen domeinnaam hebt, gelieve er dan één aan te schaffen via een domeinnaam reseller.
   • Titularis zijn van een betalend account.

   Gevolgen

   • U behoudt uw adres met het ContactOffice domein en uw adres met uw eigen domeinnaam wordt toegevoegd als alias. Om emails te verzenden, moet u deze toevoegen als verzendadres.
   • Alle e-mails die naar éénder welk adres van uw domeinnaam verstuurd worden, zullen op onze servers belanden: het is dus niet mogelijk enkel sommige adressen over te dragen en andere op een andere server te beheren.
2. Een e-maildomein toevoegen
   Ga naar Instellingen > Berichten en vervolgens E-maildomeinen. Klik op Een e-maildomein toevoegen. Voer een domeinnaam in. Kies een validatiemethode om te bewijzen dat u de eigenaar bent van het domein: voeg een bestand toe op de domeinwebsite of een registratie in de DNS. Volg de instructies op het scherm en klik op Verifieer.
   
   Zodra het domein is gevalideerd, verschijnen de volgende stappen in de wizard: e-mailservers voor uw domein (MX) en voorzorgsmaatregelen om te voorkomen dat berichten van derden (SPF, DKIM en DMARC) worden verzonden. Volg de instructies in de wizard.
   
   Uw abonnement bepaalt het aantal e-maildomeinen dat u kunt toevoegen.
3. Een e-maildomein verwijderen
   U kunt een e-maildomein alleen verwijderen als er geen e-mailadressen zijn die het in ContactOffice gebruiken. Als er nog steeds adressen zijn die het domein gebruiken, kunt u de accounts behouden, maar moet u deze vervangen.
   
   Verplaats in de lijst met domeinen de muis naar het domein en klik op het icoon "Verwijderen".
4. Vervang uw eigen e-mailadres door een adres in uw domein
   Als u uw hoofdadres op het ContactOffice domein heeft aangemaakt, kunt u dit vervangen door een adres op één van uw domeinen.
   
   Ga naar Instellingen > Beheer > Gebruikers. Selecteer uw account en bewerk uw e-mailadres. Als u uw ContactOffice adres wilt behouden, maakt u het opnieuw aan als een alias.
   
   Opmerking: als u uw e-maildomein net hebt gevalideerd, moet u zich afmelden en opnieuw aanmelden voor dat de gebruikerslijst weergegeven wordt.