Guia do usuário

v.01/2024

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• Documentos pessoais
• Documento de grupo
• Edição online
• Disco virtual
• Pastas e subpastas
• Busca
• Envie documentos por e-mail
• Caixa de depósito
• Palavras-chave
• Deletar documentos
• Conversão PDF
• Acesso público
• Servidores remotos

Documentos pessoais

1. Adicionar um documento
   Vá para a pasta onde você deseja adicionar um documento. Clique no menu Novo ou selecione Carregar neste menu.
2. Adicionar um documento arrastando e largando
   Você pode realizar um arrastar-depositar de um ou vários arquivos a partir de seu computador para a lista de Documentos.
3. Criar um novo documento
   Vá para a pasta em que deseja adicionar um documento em branco (somente texto, processamento de texto, planilha ou apresentação). O formato somente texto é útil para anotações pequenas. No menu Novo, selecione Criar, digite um nome e escolha o formato.
4. Acrescentar um comentário
   Você pode adicionar um comentário a um Documento para explicar o conteúdo. Em um grupo, o comentário será visível por todos.

   Selecionar Comentário nas Ações de um Documento. Os Documentos com comentário são indicados por um ícone.

5. Editar um documento
   Para editar um documento, você deve primeiro baixá-lo em seu computador, fazer as mudanças e enfim reenviar o documento.

   Um disco virtual lhe possibilita simplificar todas essas operações.

6. Baixar um documento
   Clicar no nome do documento ou selecionar Baixar no menu Ações do documento.

   Cada vez que um documento é baixado (com a interface Web ou o disco pessoal), o contador de "download" é atualizado.

7. Renomear um documento
   Selecione Renomear no menu Ações.
8. Duplicar um documento
   Caso precise criar um Documento semelhante a um Documento existente, selecionar Duplicar em Ações do documento existente. Você pode também utilizar esta funcionalidade na gestão manual de versões: antes de modificar um Documento, duplique-o e renomeie-o acrescentando uma indicação de versão como v1, v2, etc. Esse método pode ser utilizado tanto em seus Documentos privados como nos Documentos de grupo.
9. Mover um documento
   Selecionar Mover no menu Ações do documento. Em seguida selecionar a pasta de destino. O documento será movido e desaparecerá da pasta atual.
10. Copiar um documento
    Selecionar Copiar no menu Ações do documento. Em seguida selecionar a pasta de destino. O documento será copiado nessa pasta e o arquivo original permanecerá na pasta atual.
11. Acesso direto
    Cada documento pode ser acessado diretamente usando um URL específico que você pode colar em um e-mail ou site, etc. Este recurso de acesso direto não desabilita os direitos de acesso: os usuários devem se autenticar para fazer download do documento.

    Clique em Ações ao lado de um documento para obter seu URL de acesso direto.

Documento de grupo

1. Acessar aos documentos do grupo
   Selecionar o nome do grupo na seleção de ambiente, cujo valor padrão é "Privado".
2. Direitos de acesso padrão
   
   • Todos os membros do grupo podem sempre visualizar as pastas e documentos do grupo. Em outras palavras, eles sempre têm o direito de Ler.
   • Um criador de documento sempre pode editá-lo. Ele pode conceder o direito de Editar a alguns ou a todos os membros.
   • O administrador e coadministradores do grupo sempre podem adicionar e excluir conteúdo (ou seja, pastas e documentos). Eles podem fornecer Adicionar conteúdo e Adicionar e excluir conteúdo para alguns ou todos os membros. Nota: O direito Adicionar conteúdo também permite renomear pastas.
3. Criadores: permitir edição
   O documento Editar permite alterar seu conteúdo, mas também suas meta-informações (nome, etc.).
4. Administradores: autorizar membros a adicionar documentos
   Conceda os direitos Adicionar conteúdo(ou seja, pastas e documentos) ou Adicionar e excluir conteúdo. Excluir conteúdo significa excluir qualquer documento.

   Observação: é aconselhável que o administrador do grupo (que pode ser ajudado pelos coadministradores do grupo) primeiro crie a estrutura de pastas para garantir sua consistência. Em seguida, ele dá o direito de Adicionar conteúdonas pastas ou subpastas relevantes. Além disso, isso impede que os membros criem pastas especiais no primeiro nível.

   Observação: cada pasta tem seus próprios direitos de acesso. Você pode facilmente aplicar os mesmos direitos às subpastas clicando em Aplicar às subpastas. Observe que, se você alterar os direitos da pasta, eles não serão aplicados às subpastas automaticamente. Você terá que clicar em Aplicar às subpastasse aplicável.

5. Dê direitos de acesso a um membro
   
   1. Clique em Add.
   2. Selecione um grupo ao qual este membro pertence.
   3. Você também pode procurar esse membro digitando seu nome (ou parte dele) no campo de pesquisa.
   4. Selecione o direito que deseja conceder no menu suspenso Direitos de acesso.
   5. Clique emAdd.
   6. O membro agora aparece no resumo dos direitos.
   Você pode selecionar vários membros.

   Você pode remover os direitos de acesso que possui concedido a qualquer momento.

6. Dê direitos de acesso a todos os membros
   
   1. Clique em Adicionar.
   2. Selecione um grupo.
   3. Selecione o direito de acesso que deseja conceder em Direitos de acessomenu suspenso.
   4. Clique em Adicionar.
   5. O grupo agora aparece no resumo de direitos.
   Nota: Se alguém se juntar ao grupo mais tarde, ele receberá automaticamente os mesmos direitos de acesso. Se você deseja evitar isso, conceda direitos aos membros individuais que estão agora no grupo.

   Da mesma forma, se um membro atual deixar o grupo mais tarde, ele perderá os direitos de acesso concedidos.

   Você pode remover o acesso direitos que você concedeu a qualquer momento.

7. Adicionar um documento de grupo
   Nota: Você pode adicionar conteúdo na pasta atual somente se o administrador do grupo tiver autorizado.

   Subir (upload) um novo documento da mesma forma que faria no ambiente privado. Você também pode criar uma subpasta e subir documentos nela.

8. Compartilhe dados privados com um grupo
   Você pode compartilhar dados privados (ou seja, um documento, um contato etc.) com um grupo. O item ficará visível no grupo permanecendo também em seu ambiente privado:
   • Existe apenas um item: todas as edições feitas em seu ambiente privado ficarão visíveis no grupo e vice-versa. Isso evita a criação de duplicatas (que podem resultar em conteúdos diferentes).
   • Para compartilhar um item com um grupo, você deve ter o direito de Adicionar conteúdo nele.
   • Um único item pode ser compartilhado com vários grupos.
   Selecione um item privado e escolha Compartilhar com grupos em suas Ações. Clique no botão Compartilhar. Em seguida, escolha um grupo e uma pasta de destino dentro desse grupo. Se o item for um Documento, crie a pasta de destino se necessário.

   Se não quiser mais compartilhar este item, vá para a mesma tela e clique no ícone -(Remover) ao lado do nome do grupo.

9. Compartilhar dados do grupo com outro grupo
   Assim como você pode compartilhar um item privado com um grupo, você pode compartilhar um item de grupo com outro. Abra Compartilhar com grupos e selecione um grupo ao qual você recebeu o direito Adicionar conteúdo.

   Como o compartilhamento deve ser feito documento a documento, você não deve usá-lo muitas vezes. Provavelmente, é melhor criar um grupo adicional contendo dados comuns do que compartilhar muitos itens entre dois grupos.

10. Notificar membros do grupo
    Ao criar ou editar um documento de grupo, você pode enviar uma notificação por e-mail a todos os membros do grupo (exceto você) para informá-los de que um novo documento (ou uma nova versão de um documento) está disponível. Esta notificação padrão pode ser personalizada com seus próprios comentários. Observação: somente o criador do documento pode enviar uma notificação.

    Para enviar uma notificação, selecioneNotificar por e-mailno menuAções do documento.

Edição online

1. Funcionalidades
   Você não precisa mais ter um pacote de programas (Microsoft Office, OpenOffice) em seu computador para modificar documentos do tipo edição de texto, planilhas e apresentações. ContactOffice coloca à sua disposição um editor online que oferece as funcionalidades principais desses programas.

   Esse editor torna-se disponível se for ativado pelo administrador de ContactOffice (como padrão, está desativado) e se você dispuser do direito de modificação no Documento em questão.

   Selecionar Editar online no menu contextual de um Documento. Para salvar suas modificações, clicar no botão "Salvar" no editor online.

   Atenção: O editor online é fornecido por um aplicativo externo que terá conhecimento do conteúdo de seus arquivos. A empresa editora do aplicativo externo não fornece garantias quanto à perenidade deste serviço.

2. Edição colaborativa
   Os Documentos em um grupo podem ser modificados por várias pessoas simultaneamente, com cada usuário trabalhando em um parágrafo por vez. As modificações dos outros usuários são visíveis em tempo real. Enfim, os usuários que trabalham simultaneamente em um arquivo têm a possibilidade de conversar via teclado.
3. Limitações
   Observe que o tamanho máximo do documento é 10 MB.
   Observe também que seus documentos não são salvos automaticamente depois de um tempo: você precisa salvá-los manualmente de tempos em tempos.
4. Confidencialidade
   NB: O editor on-line é fornecido por um aplicativo terceirizado, que terá conhecimento dos conteúdos dos seus arquivos. A empresa terceirizada que edita o aplicativo não oferece qualquer garantia quanto a durabilidade deste serviço.

Disco virtual

1. Definição
   A unidade virtual permite que você acesse seus documentos diretamente (sem um navegador da Web): os documentos estão em uma pasta especial em seu computador, protegida por um nome de usuário e uma senha.

   Esta pasta atua como uma pasta padrão: você pode adicionar, excluir e/ou renomear arquivos e subpastas. Você também pode abrir um arquivo da pasta ou de um aplicativo em seu computador. A unidade virtual também é uma maneira fácil de fazer backup dos arquivos armazenados em seu computador pessoal.

2. Criar um disco virtual
   O procedimento depende de seu sistema operacional.

   Você notará que o disco virtual consiste de diferentes pastas:

   • Uma pasta 'privada': contém suas pastas e documentos privados
   • Uma pasta para cada grupo: cada pasta contém pastas e documentos do grupo.

   Nota: Todos os documentos devem ser gravados em uma dessas pastas: você não pode colocar documentos ou criar novas pastas no nível superior.

3. Criar uma pasta Web em Windows 10 & Vista
   
   1. Vá para "Este PC".
   2. Clique em "Mapear unidade de rede" no menu horizontal.
   3. Clique em "Conectar a um site que você possa use para armazenar seus documentos e imagens".
   4. Clique em "Escolha um local de rede personalizado".
   5. Insira o seguinte URL: https://office.contactoffice.comdocs/NOME DE USUÁRIO
   6. Digite seu ContactOffice nome de usuário (NOME DE USUÁRIO) e senha.
   7. Marque a caixa "Conectar usando credenciais diferentes"
4. Criar uma pasta internet no Windows 7 & 8
   
   1. Vá para "Computador".
   2. Clique em "Mapear unidade de rede" no menu horizontal.
   3. Cole este link no campo Pasta: https://office.contactoffice.com/docs/NOME DE USUÁRIO
   4. Digite seu ContactOffice nome de usuário (NOME DE USUÁRIO) e senha.
5. Pastas vazias no Windows
   Uma pasta que normalmente aparece na interface da Web aparecerá vazia no disco virtual no Windows se o caminho de um arquivo exceder 256 caracteres. O caminho contém pelo menos o nome do servidor, o do grupo, o dos arquivos e, finalmente, o do arquivo.
6. Crie uma unidade virtual no macOS (Mac)
   
   1. Vá para o Finder, abra o menu 'Ir' e escolha 'Conectar ao servidor ...' (ou "Tecla de comando" + K).
   2. Na janela 'Conectar ao servidor' caixa de diálogo, adicione este endereço: https://office.contactoffice.com/docs/NOME DE USUÁRIO.
   3. Na próxima janela, em 'Conectar como', selecione 'Usuário registrado'. Em 'Nome', digite seu ContactOffice nome de usuário (NOME DE USUÁRIO) e, em seguida, sua ContactOffice senha. Você pode optar por lembrar essas credenciais em seu chaveiro. Neste caso, tome cuidado com a segurança do seu computador.
   4. Clique em 'Conectar'.
   5. A pasta WebDAV aparece em 'Compartilhado' na barra lateral da janela do Finder. Também aparece quando você acessa o menu 'Go> Computer'.
   É possível criar automaticamente esta pasta toda vez que seu Mac inicia. Primeiro, você deve permitir que o chaveiro lembre sua senha. Em seguida, vá para 'Preferências do sistema' e, em seguida, 'Usuários e grupos'. Selecione seu usuário e clique em 'Itens de Login'. Arraste e solte o drive virtual na lista de itens de login.
7. Arquivos estranhos em macOS
   Em macOS, subir um arquivo na pasta Web cria um arquivo duplicado que começa com '_'.
8. Crie uma unidade virtual no iPhone ou iPad
   O iOS não possui o recurso WebDAV interno (o protocolo usado para a unidade virtual). No entanto, aplicativos como oWebDAV Navigatoro adiciona.
9. Crie uma unidade virtual no Android
   O Android não possui o recurso WebDAV interno (o protocolo usado para a unidade virtual). No entanto, aplicativos como oWebDAV Navigatoradiciona.
10. Crie uma unidade virtual no Linux
    Você pode conectar seu dispositivo aos documentos de sua conta ContactOffice usando o protocolo WebDAV.
    
    Ambiente de área de trabalho GNOME (gerenciador de arquivos Nautilus):
    1. Abra seus arquivos GNOME/gerenciador de arquivos Nautilus.
    2. Vá para Arquivos > Conectar ao servidor.
    3. Insira este URL: davs://office.contactoffice.com/docs/NOME DE USUÁRIO
    Ambiente de área de trabalho KDE (arquivo Dolphin gerenciador):
    1. Abra o Dolphin
    2. Clique em "Rede" na coluna à esquerda.
    3. Clique em "Adicionar uma pasta de rede"
    4. Uma janela aparecerá e WebDAV já deve estar selecionado. Selecione se não for o caso.
    5. Clique em "Próximo".
    6. Insira as seguintes configurações:
       • Nome: o nome que você deseja ver nos Locais favorito, por exemplo, ContactOffice
       • Usuário: deixe este campo em branco
       • Servidor: office.contactoffice.com (sem https://antes ou diretórios depois)
       • Pasta: /docs/NOME DE USUÁRIO.
    7. (opcional) Marque a “caixa de seleção Criar ícone” para que um marcador apareça na coluna Lugares.
    8. Digite seu nome de usuário e senha no prompt (você pode ter que fazer isso duas vezes).
    Observação: se você estiver usando um ambiente de área de trabalho/gerenciador de arquivos diferente, consulte a respectiva documentação para obter instruções precisas.
    
    Baseado em seu ambiente GNU/Linux, você pode ou não ter que instalar o pacote davfs2 antecipadamente.
11. Problemas potenciais
    Para otimizar o uso, observe o seguinte:
    • Evitar usar acentos em nomes de pastas
    • Configurar seu firewall pessoal ou da rede para permitir a conexão ao seu disco virtual (protocolo WebDAV na porta 443(https): seu computador deve poder enviar dados).
    • De acordo com o tipo de assinatura, os níveis em suas pastas e subpastas variam. Se tentar colocar mais níveis em suas pastas virtuais, ocorrerá um erro.
12. Desconexão
    A conexão à sua pasta Web permanece ativa somente enquanto estiver conectado à internet e seu computador estiver ligado. Para fechar a conexão manualmente, clicar com o botão direito em 'Meu computador' e escolher 'Desconectar drive de rede'. Selecionar o drive de rede correspondente à sua pasta Web e clicar 'OK'.
13. Arquivos e pastas especiais
    Você notará arquivos e pastas especiais que não podem ser renomeados nem excluídos:
    • A pasta "privada" é para seus documentos privados.
    • A pasta "__TrAsH__" é um Lixo.
    • "Imagens de e-mail": esta pasta contém as imagens que você envia em um corpo de e-mail (na sua assinatura, por exemplo).
    • A pasta "web" é para documentos com acesso público.
    • Em um grupo, a pasta "wiki" e a subpasta "groupinfo" são usadas para as informações do grupo exibidas na página inicial.
    • O arquivo calendar.ics contém um calendário.

Pastas e subpastas

1. Pastas especiais
   Existem pastas especiais em documentos privados, que não podem ser renomeadas nem apagadas:
   • Lixo: contém documentos e pastas apagados; eles serão realmente excluídos quando o Lixo for esvaziado.
   • Pasta de depósito: contém os documentos descartados pelos membros do grupo. Ele é criado automaticamente após a primeira queda. Consulte a seção da pasta-depósito para obter mais detalhes.
   • "Imagens de e-mail": esta pasta contém as imagens que você envia no corpo de um e-mail (na sua assinatura, por exemplo).
   • web : os documentos armazenados nesta pasta serão públicos se este recurso estiver disponível para o seu perfil. Veja a seção "acesso público" para mais detalhes.
   Os documentos do grupo também têm uma Lixeira. Eles também podem ter uma pasta da web.
2. Criar uma pasta ou uma subpasta
   Vá para a pasta em que deseja adicionar uma subpasta. Exiba seu menu contextual (clique nele com o botão direito do mouse ou clique nos 3 pontos ao lado) e selecione Nova pasta. Digite um nome e pressione a tecla Enter.
3. Renomear uma pasta
   Exibir as Ações da pasta e selecionar Renomear.
4. Mover uma pasta
   Duas possibilidades são propostas:
   • Selecionar a pasta com o mouse e colocá-lo na pasta de destino.
   • Exibir as Ações da pasta e selecionar Mover.
5. Deletar uma pasta
   Cuidados:
   • Deletar uma pasta significa suprimir todos os Documentos nela contidos, assim como as subpastas e seu conteúdo.
   • Uma vez a Lixeira esvaziada, a supressão é irreversível; tenha cuidado ao realizar essas operações!
   Selecionar a pasta, exibir suas Ações e selecionar Deletar.

   NB: A pasta só será suprimida quando a Lixeira for esvaziada. Se você enviou uma pasta à Lixeira por engano, você pode recuperá-la.

Busca

1. Pesquise em ferramentas e ambientes
   O campo de pesquisa está localizado na parte superior direita da tela. Digite uma palavra ou suas primeiras letras para iniciar uma pesquisa.

   Pesquisa e ferramentas:

   • Se você estiver usando uma ferramenta (Mensagens, por exemplo) e iniciar uma pesquisa a partir dela, ela pesquisará nesta ferramenta .
   • Se nenhuma ferramenta for selecionada quando você iniciar uma pesquisa (na página inicial, logo após o login, por exemplo), ela pesquisará em todas as ferramentas. A lista de resultados exibirá o tipo de dados para cada resultado. Para voltar à página inicial, clique no logotipo no canto superior esquerdo.
   Pesquisa e ambientes:
   • Se seu ambiente privado for selecionado quando você iniciar uma pesquisa (seus documentos privados , por exemplo), ele pesquisará neste ambiente.
   • Se um grupo for selecionado quando você iniciar uma pesquisa, ele pesquisará apenas neste grupo.
   • Você pode ampliar ou restringir a pesquisa clicando no triângulo para exibir as opções de pesquisa avançada. Na seção Pesquisar em, selecione Privado ou Privado + Grupos. Se você selecionar o último, a pesquisa será feita em todos os grupos ao mesmo tempo.
2. Busca avançada
   A maioria das ferramentas possui uma busca avançada, com os critérios adaptados a cada ferramenta.
3. Resultados
   Os resultados estão limitados a 200 e são exibidos por ordem de pertinência.
4. Ultima busca
   Você pode mostrar os resultados da última busca clicando em Resultados de busca na parte esquerda da tela.
5. Sintaxe no campo de busca
   
   • Se você inserir várias palavras, obterá dados que contêm todas essas palavras. Se você digitar "OR" entre as palavras, obterá dados que contêm uma das palavras.
   • A pesquisa faz diferença entre maiúsculas e minúsculas.
   • Você pode adicionar uma estrela (*) depois de pelo menos 4 caracteres para pesquisar todas as palavras que começam com esses caracteres.
   Exemplos:
   • feriado Havaí (igual a feriado E Havaí) retornará dados contendo feriado e Havaí .
   • Maui OR Hawaii retornará dados contendo Maui ou Havaí.
   • "great holiday" (entre aspas) retornará dados contendo a expressão "great holiday".
   >
   • "info*" retornará dados contendo palavras que começam com info (informação, informativo, informado, etc.)
   • virus -computer retornará dados contendo a palavra "vírus", mas não a palavra "computador".
6. Quais arquivos são pesquisados
   O mecanismo de pesquisa para todos os seus Documentos privados, bem como todos os Documentos de grupo que você pode acessar. Ele pesquisa o conteúdo dos seguintes formatos de arquivo: Microsoft Word, Excel e PowerPoint, PDF, HTML, RTF e Texto.

   NB: O mecanismo de pesquisa ignora arquivos protegidos por senha e arquivos OpenOffice (.odt, etc.).

Envie documentos por e-mail

1. Envio em anexo
   Em Documentos, selecione um ou mais Documentos, exiba as Açõese selecione Enviar e depois Enviar por e-mail.
2. Envio como hiperlink
   Em vez de enviar o documento por e-mail, você pode enviá-lo como um hiperlink. O destinatário terá alguns dias para baixá-lo clicando no hiperlink e você poderá ser notificado quando ele fizer isso.

   Este recurso é útil para documentos grandes, mas você também pode usá-lo com documentos pequenos.

   Observe que este recurso enviará automaticamente um e-mail individual por destinatário: os destinatários não verão nenhum outro destinatário.

   Em uma mensagem, selecione Adicionar link de download no menu Anexo. Em seguida, selecione um ou mais Documentos privados ou de grupo.

   Em Documentos, selecione um ou mais documentos, abra Ações e selecione Enviar e Enviar como hiperlink.

Caixa de depósito

1. Definição
   A pasta suspensa é uma pasta especial em seus Documentos particulares, onde os membros dos grupos aos quais você pertence podem soltar Documentos. A pasta suspensa é como uma caixa postal: quando alguém solta um documento, ele se torna invisível para ele. Mais precisamente, o documento é duplicado: o membro do grupo ainda tem uma cópia do documento e uma cópia independente é criada em sua pasta suspensa. Se o membro do grupo editar sua cópia posteriormente, a sua não será afetada e vice-versa.

   Cada vez que um documento for descartado, você receberá uma notificação por e-mail e uma mensagem na página inicial.

   Observação: todos os membros do grupo os grupos aos quais você pertence sempre podem soltar documentos em sua pasta de depósito.

2. Para que serve a pasta suspensa?
   Este recurso permite que você receba arquivos diretamente na ferramenta Documentos em vez de por e-mail: relatórios, trabalhos de casa, etc.
3. Dicas
   Se você espera um grande número de documentos em sua pasta suspensa, forneça aos membros do grupo instruções explícitas de nomenclatura, para que a lista de documentos seja mais fácil de usar. Além disso, se alguém tentar soltar um documento com um nome que já existe, a operação será recusada.
4. Criação de pasta suspensa
   Sua pasta suspensa é criada automaticamente em seus documentos quando um primeiro documento é descartado lá. Portanto, ele não existe quando sua conta é criada.
5. Depositar um documento
   Para deixar um documento na caixa de depósito de outra pessoa, colocar primeiro esse documento em seus Documentos privados. Em seguida, escolher Enviar para uma caixa de depósito no menu Ações desse documento. Na lista do grupo, clicar no nome do destinatário.
6. Identificar a proveniência de um documento
   Caso o remetente não tenha usado um nome explícito, nem sempre é óbvio relacionar um documento a um grupo. O nome do remetente aparece automaticamente. Você também pode exibir a lista dos grupos aos quais ambos pertencem, selecionando Grupos comuns no documento Ações.
7. Organizar os documentos depositados
   As funções habituais (compartilhamento com o grupo inclusive) aplicam-se aos Documentos depositados em sua caixa de depósito. Você também pode movê-los ou deletá-los.

Palavras-chave

1. Para que servem as etiquetas?
   As etiquetas possibilitam organizar seus dados em função de etiquetas como Urgente, Importante etc e/ou segundo projetos, clientes etc. A primeira etapa consiste em criar suas próprias etiquetas.
2. Acesso aos filtros
   Selecionar qualquer dado, exibir suas Ações e selecionar Etiquetas.
3. Criar uma etiqueta
   Na janela das etiquetas, entrar o nome da nova etiqueta na parte superior e clicar em Adicionar. Em seguida, escolher eventualmente uma cor para essa etiqueta.
4. Modificar uma etiqueta
   Os nomes das etiquetas não podem ser modificados após terem sido criados. No entanto, você pode modificar suas cores.
5. Deletar uma etiqueta
   Na parte esquerda da tela, exiba a tag Ações e selecione Excluir.
6. Atribuir uma etiqueta a um dado
   Selecione Tags no item Ações. Na janela de tags, marque uma ou mais caixas de seleção, dependendo das tags que você deseja definir. Posteriormente, você poderá selecionar outras tags ou desmarcar as atuais.

   Outro método: selecione uma Tag à esquerda sem soltar o botão do mouse e mova-a para o item (arrastar e soltar). Você também pode começar a partir do item e soltá-lo na Tag.

7. Mostrar os dados com determinada etiqueta
   Há duas maneiras de fazer isso:
   • Clique em uma tag na parte esquerda da tela. Se a lista de tags não for exibida, abra-a clicando no triângulo. Para voltar à exibição normal, clique na pasta atual (Minha agenda, Meus contatos, etc.)
   • Abra a pesquisa avançada e selecione uma etiqueta.
8. Etiquetas e grupos
   As etiquetas são próprias a uma pessoa e não a um grupo: não existe etiqueta de grupo. Desaconselha-se utilizar etiquetas em dados de grupo.

Deletar documentos

1. Deletar um documento
   Assinar o Documento em questão (ou selecioná-lo com o mouse), exibir suas Ações e selecionar Deletar. Você poderá também mover o Documento para a Lixeira arrastando e largando.

   NB: O Documento só será suprimido quando a Lixeira for esvaziada Se você enviou um Documento para a Lixeira por engano, poderá recuperá-lo.

2. Deletar uma seleção de documentos
   Cuidados: uma vez esvaziada a Lixeira, a supressão de Documentos é irreversível; seja cuidadoso com essas operações!

   A supressão é realizada pasta por pasta. Posicionar-se primeiro em uma pasta. Assinalar os Documentos desejados (ou selecioná-los com o teclado ou o mouse), exibir as Ações e selecionar Deletar. Você pode também mover os Documentos para a Lixeira arrastando e largando.

   NB: Os Documentos só serão efetivamente deletados quando a Lixeira tiver sido esvaziada. Se você enviou Documentos para a Lixeiro por engano, você pode recuperá-los.

3. Esvaziar a Lixeira
   Nas Ações da Lixeira, selecionar Esvaziar Lixeira.

Conversão PDF

1. Funcionalidades
   Para visualizar um arquivo para o qual você não dispõe do programa adequado ou se você desejar simplesmente converter um Documento para o formato PDF, selecionar Converter para PDF no menu contextual desse Documento.

   A conversão efetua-se em tempo real e necessita de um tempo de edição que é em função do tamanho e da complexidade do documento. Será necessário aguardar enquanto a conversão é efetuada. Quando ela terminar, o documento PDF pode ser salvo em seu computador.

   Lista dos formatos admitidos: .pdf, .swf (Flash), .html, .odt, .sxw, .doc, .docx, .rtf, .wpd, .txt, .wikitext (MediaWiki), .ods, .sxc, .xls, .xlsx, .csv, .tsv, .odp, .sxi, .ppt, .pptx, .odg, .svg

Acesso público

1. Definição
   Os direitos de acesso padrão permitem o compartilhamento de dados em grupos de usuários autenticados.

   O acesso público permite que você publique dados na web: qualquer pessoa poderá visualizá-los sem uma conta ContactOffice e sem qualquer autenticação.

   Basta ativar o acesso público e comunicar a URL de um dado específico por e-mail, em seu site, etc.

2. Para que serve o acesso público?
   Esse recurso permite que você publique formulários, relatórios, estudos etc.

   Nota: a publicação de conteúdo que você não possui totalmente é contra a lei. Você será o único responsável em caso de ação legal. ContactOffice não assumirá nenhuma responsabilidade. Se você não tiver certeza se possui todos os direitos necessários para compartilhar ou publicar alguns arquivos, não os compartilhe.

3. Disponibilidade
   Por padrão, o acesso público não está disponível. Se estiver disponível, Criar a pasta pública aparecerá na pasta raiz (Meus documentos)Ações.
4. Crie a pasta pública
   
   1. Criar, em seus Documentos privados ou em um grupo, uma pasta chamada "web" (unicamente em minúsculas). Essa pasta deve aparecer no primeiro nível da arborescência.
   2. Colocar nessa pasta os Documentos que podem ser publicados.
   3. Para obter a URL pública do Documento, mostrar suas Ações e selecionar Detalhes. A URL está na rubrica Acesso direto (Acesso público)
   Os Documentos públicos estão indicados pelo ícone.
5. Acessar um dado público
   Para obter a URL pública do Documento, exibir suas Ações e selecionar Detalhes. A URL é mostrada na rubrica Acesso direto (Acesso público).
6. Sua página pública
   A página https://office.contactoffice.com/pub/docs/NOME DE USUÁRIO/web/exibe a lista de todos os documentos públicos em seu ambiente privado, ou seja, todos os documentos na pastaweb.

   Isso significa que alguém que conhece seu nome de usuário pode acessar esta página. Os mecanismos de pesquisa também podem navegar por ele.

   Para um grupo, use o seguinte endereço: https://office.contactoffice.com/pub/docs/group-GROUP_NAME/web/

7. Desativar acesso público
   A qualquer momento, você pode mover um documento público para outra pasta ou excluí-lo: ele não estará mais disponível ao público.

   Você também pode mover a pasta pública (o nome é web) para a Lixeira. e exclua-o se você não precisar mais dele.

8. Documentos de acesso público e de grupo
   A assinatura do administrador do grupo define se o acesso público está disponível para o grupo. Se estiver disponível, Criar a pasta pública estará disponível na pasta raiz Ações. O administrador do grupo, os co-administradores (se houver) e os membros do grupo aos quais foi concedido o direito de Adicionar conteúdo na pasta raiz podem criar a pasta pública. Eles também podem adicionar documentos à pasta pública.

   Defina os direitos de acesso às pastas raiz e públicas de acordo.

Servidores remotos

1. Definição
   Um servidor remoto é um servidor de documentos diferente do ContactOffice. Ele deve permitir conexões WebDAV (geralmente na porta 80 (http)/443(https)) ou SMB/CIFS. Ao configurar um servidor remoto no ContactOffice, você reúne todos seus documentos em uma única interface.

   Nota: o servidor remoto define os direitos de acesso (ler, escrever) para suas pastas e documentos. Ele também determina o espaço de disco disponivel.

2. Operações nas pastas e arquivos de um servidor remoto
   Uma pasta de servidor remoto é semelhante a uma pasta normal para operações básicas: adicionar, excluir, renomear um documento, etc. Você pode copiar ou mover documentos do servidor remoto para uma pasta normal e vice-versa.
3. Adicionar um servidor remoto
   Clicar em Servidores remotos na barra de menus. Preencher os parâmetros de conexão:
   • Nome: nome que identificará o servidor. Ele é próprio ao escritório virtual e não tem relação com o verdadeiro nome do servidor remoto.
   • URL: endereço do servidor remoto
   • Nome de usuário: seu Nome de usuário no servidor remoto
   • Senha: sua senha no servidor remoto.

   Em seguida clicar emSalvar. Os parâmetros são automaticamente validados e, se forem válidos, o servidor remoto é criado. Se os parâmetros forem inválidos, corrigi-los. Se estiverem corretos mas não forem validados, contatar o suporte técnico do servidor remoto.

4. Configuração Dropbox.com
   Selecione este serviço ao criar um novo servidor remoto. As configurações são definidas automaticamente. Você só precisa inserir seu nome de usuário e senha do Dropbox.com.
5. Configuração do Google Drive
   Selecione este serviço ao criar um novo servidor remoto. As configurações são definidas automaticamente. Você só precisa inserir seu nome de usuário e senha do Google Drive.
6. Editar um servidor remoto
   Clicar em Editar ao lado do servidor remoto, editar os parâmetros e clicar em Salvar.

   Nota: se você editar o nome do servidor remoto, a mudança será considerada em sua próxima conexão.

7. Servidores remotos e mensagens
   Em Mensagens, você pode:
   • Selecionar um anexo em um servidor remoto
   • Salvar um anexo em um armazenamento remoto
8. Desativar um servidor remoto
   Você pode desativar um servidor remoto sem excluí-lo.
9. Deletar um servidor remoto
   Exiba o servidor remoto Ações e selecione Excluir. Obviamente, isso não afeta os dados armazenados neste servidor.