Benutzerhandbuch

Austausch des persönlichen Kalenders

1. Zugriffsrechte auf Ihren Kalender anzeigen
   In den Aktionen von Mein Kalender wählen Sie Zugriff.
2. Standardberechtigungen
   
   • Termine anzeigen: Alle Gruppenmitglieder sehen jederzeit die belegten Zeiten in Ihrem Kalender. Wenn Sie einen belegten Zeit-Slot verbergen möchten, erstellen Sie einen persönlichen Termin.
   • Termindetails anzeigen: Nur Sie selbst.
   • Ihren Kalender bearbeiten (Termine hinzufügen, bearbeiten, löschen): Nur Sie selbst
3. Die Zugriffsrechte zu Ihrem Kalender bearbeiten
   Wenn Sie es einem Gruppenmitglied erlauben möchten, auf Ihre Termine zuzugreifen, gewähren Sie ihm die Lesen-Berechtigung.

   Wenn Sie es einem Mitglied erlauben möchten, Ihren Kalender zu bearbeiten (d.h. Termine zu ergänzen, zu löschen oder zu bearbeiten), gewähren Sie ihm die Lesen und Schreiben-Berechtigung. Achten Sie sorgfältig darauf, wem Sie diese Berechtigung erteilen.

4. Einem Mitglied Zugriffsrechte gewähren
   
   1. Klicken Sie auf Hinzufügen.
   2. Wählen Sie eine Gruppe, zu der dieses Mitglied gehört.
   3. Sie können auch nach diesem Mitglied suchen, indem Sie ihren/seinen Namen (oder Teile davon) in das Suchfeld eingeben.
   4. Wählen Sie das Zugriffsrecht, das Sie gewähren möchten, im Zugriffsrechte Pull-Down-Menü.
   5. Klicken Sie auf Hinzufügen.
   6. Das Mitglied erscheint nun in der Zugriffsrechte-Übersicht.
   Sie können auch mehrere Mitglieder auswählen.

   Sie können die Zugriffsrechte, die Sie gewährt haben, jederzeit wieder widerrufen.

5. Zugriffsrechte allen Gruppenmitgliedern gewähren
   
   1. Klicken Sie auf Hinzufügen.
   2. Wählen Sie eine Gruppe.
   3. Wählen Sie das Zugriffsrecht, das Sie gewähren möchten, im Zugriffsrechte Pull-Down-Menü.
   4. Klicken Sie auf Hinzufügen.
   5. Die Gruppe erscheint nun in der Zugriffsrechte-Übersicht.
   Hinweis: Falls jemand der Gruppe zu einem späteren Zeitpunkt beitritt, erhält er automatisch dieselben Zugriffsrechte. Wenn Sie dies vermeiden möchten, gewähren Sie die Rechte den einzelnen Mitgliedern, die derzeit in der Gruppe sind.

   Dementsprechend verliert ein Mitglied, wenn es die Gruppe später einmal verlässt, die gewährten Zugriffsrechte

   Sie können die gewährten Zugriffsrechte jederzeit widerrufen.

Andere Kalender

1. Funktionen
   Sie besitzen nur einen Kalender, aber Sie können unter Umständen auf andere Kalender zugreifen:
   • Kalender Gruppenmitglied
   • Gruppenkalender
   • Externer Kalender
   Darüber hinaus können Sie Kalender übereinanderlegen legen (und Ihren eigenen einschließen oder nicht). Auf diese Kalender kann nicht über ein Mobilgerät zugegriffen werden. Sie können aber auf Kalender von Gruppenmitgliedern mit CalDAV zugreifen (sofern Sie über die erforderlichen Zugriffsrechte verfügen).
2. Kalender verwalten
   Wählen Sie Andere Kalender in den Aktionen von Mein Kalender. Beginnen Sie damit, mindestens einen Kalender hinzuzufügen.

   Hinweis: Ihr Abonnement bestimmt die maximale Anzahl von Kalendern, die Sie hinzufügen dürfen.

3. Einen Kalender eines Gruppenmitglieds hinzufügen
   Klicken Sie in Andere Kalender auf Einen Kalender hinzufügen. Wählen Sie einen oder mehrere Mitglieder aus und klicken Sie auf OK.

   Standardmäßig sehen Sie nur die belegten Termine. Falls Ihnen eine Lese-Berechtigung erteilt wurde, können Sie auch die Termindetails aufrufen. Wenn Ihnen die Lesen & Schreiben-Berechtigung erteilt wurde, können Sie auch Termine in diesem anderen Kalender hinzufügen, bearbeiten und löschen.

4. Einen Gruppenkalender hinzufügen
   Wenn Sie nur von Zeit zu Zeit auf einen Gruppenkalender zugreifen möchten, müssen Sie ihn hier nicht hinzufügen. Wählen Sie einfach den Gruppennamen im Arbeitsplatz-Pull-Down-Menü. Fügen Sie ihn hier hinzu, wenn Sie auf ihn häufig zugreifen müssen und/oder wenn Sie in mit anderen Kalendern überlagern möchten.

   Klicken Sie in Andere Kalender auf Einen Kalender hinzufügen. Wählen Sie einen Gruppenkalender, indem Sie das Kästchen in der Kopfzeile neben dem Gruppennamen markieren. Klicken Sie dann auf OK.

   Sie besitzen stets die Lese-Berechtigung in einem Gruppenkalender: Die Terminbezeichnungen und Details werden jederzeit angezeigt. Wenn Ihnen die Lesen & Schreiben-Berechtigung erteilt wurde, sind Sie außerdem dazu berechtigt, Termine zu ergänzen, bearbeiten und zu löschen.

5. Einen externen Kalender hinzufügen
   Ein externer Kalender enthält öffentliche Termine (Feiertage, Schulferien, Sportveranstaltungen, etc.) und steht im Internet zur Verfügung (z.B. iCalShare).

   Klicken Sie in Andere Kalender auf Einen externen Kalender hinzufügen. Geben Sie einen eindeutigen Namen für diesen Kalender ein, seine Internetadresse (muss mit "http://" oder "https://" beginnen, vergewissern Sie sich, dass sie nicht mit "webcal://" beginnt). Sie können auch eine Standardfarbe für alle Termine dieses Kalenders wählen. Klicken Sie auf URL-Check, und wenn die URL bestätigt wurde, klicken Sie auf Speichern. Klicken Sie dann auf Erstellen. Wenn die Adresse akzeptiert wurde, erscheint der Kalender auf der Liste.

   Abhängig vom Kalenderanbieter können die Termine, die dargestellt werden, zukünftig auf eine bestimmte Anzahl an Tagen begrenzt sein (Outlook und iCloud: 200 Tage, Google: ein Jahr).

   Diese Kalender sind stets Read-only, deshalb können Sie sie nicht bearbeiten.

6. Überlagern von Kalendern
   Wenn Sie einen Kalender in Andere Kalender hinzufügen, wird er automatisch mit Ihrem Kalender überlagert:
   • Um ihn vom Überlagern auszuschließen, löschen Sie das Häkchen im Kästchen neben seinem Namen auf der linken Seite des Bildschirms.
   • Um ihn in das Überlagern einzuschließen, markieren Sie das selbe Kästchen.
   • Um andere Kalender zu verbergen, wählen Sie Nur diesen Kalender anzeigen in seinen Aktionen.
   • Um einen Kalender zu bearbeiten, klicken Sie zuerst auf seinen Namen im rechten Bereich des Bildschirms, um ihn auszuwählen.
   . Wenn das Überlagern eingeschaltet ist, wird jeder Termin mit den Initialen seines Besitzers angezeigt. Die Initialen externer Kalender stammen von der Bezeichnung, die Sie dafür gewählt haben.

   Hinweis: Ihr Abonnement legt die maximale Anzahl an Kalendern fest, die Sie zeitgleich überlagern können.

7. Einen Kalender löschen
   Um einen Kalender temporär zu verbergen, müssen Sie ihn nicht löschen. Löschen Sie nur das Häkchen aus dem Kästchen neben seinem Namen links auf dem Bildschirm. Um ihn aus der Liste zu löschen, gehen Sie zu Andere Kalender, fahren Sie mit der Maus über diesen Kalender und klicken Sie auf das Entfernen-Symbol.

Gruppenkalender

1. Zugriff auf einen Gruppenkalender
   Wählen Sie den Gruppennamen im zweiten Pull-Down-Menü (der Standardwert ist "Persönlich").
2. Einsatz des Gruppenkalenders
   Der Gruppenkalender enthält Termine von Interesse für alle Gruppenmitglieder

   Entsprechend der Zugriffsrechte, die Ihnen vom Gruppenadministrator zugeteilt wurden, können Sie Termine hinzufügen oder löschen.

3. Die Zugriffsrechte eines Gruppenkalenders anzeigen
   Wählen Sie Zugriff in den Aktionen des Gruppenkalenders.
4. Standardberechtigungen
   
   • Alle Gruppenmitglieder sehen immer alle Termine und Termindetails. Diese Lese-Berechtigung kann nicht wiederrufen werden.
   • Gruppenadministratoren und Co-Administratoren können den Gruppenkalender immer bearbeiten (hinzufügen, bearbeiten und löschen): Sie besitzen die Lesen und Schreiben Berechtigung.
5. Zugriffsrechte an einem Gruppenkalender bearbeiten
   Um es einem Mitglied zu ermöglichen, den Gruppenkalender zu bearbeiten (d.h. Termine zu ergänzen, zu löschen oder zu bearbeiten), gewähren Sie ihm die Lesen und Schreiben Berechtigung. Achten Sie darauf, wem Sie diese Berechtigung gewähren.
6. Einem Mitglied Zugriffsrechte gewähren
   
   1. Klicken Sie auf Hinzufügen.
   2. Wählen Sie eine Gruppe, zu der dieses Mitglied gehört.
   3. Sie können auch nach diesem Mitglied suchen, indem Sie ihren/seinen Namen (oder Teile davon) in das Suchfeld eingeben.
   4. Wählen Sie das Zugriffsrecht, das Sie gewähren möchten, im Zugriffsrechte Pull-Down-Menü.
   5. Klicken Sie auf Hinzufügen.
   6. Das Mitglied erscheint nun in der Zugriffsrechte-Übersicht.
   Sie können auch mehrere Mitglieder auswählen.

   Sie können die Zugriffsrechte, die Sie gewährt haben, jederzeit wieder widerrufen.

7. Zugriffsrechte allen Gruppenmitgliedern gewähren
   
   1. Klicken Sie auf Hinzufügen.
   2. Wählen Sie eine Gruppe.
   3. Wählen Sie das Zugriffsrecht, das Sie gewähren möchten, im Zugriffsrechte Pull-Down-Menü.
   4. Klicken Sie auf Hinzufügen.
   5. Die Gruppe erscheint nun in der Zugriffsrechte-Übersicht.
   Hinweis: Falls jemand der Gruppe zu einem späteren Zeitpunkt beitritt, erhält er automatisch dieselben Zugriffsrechte. Wenn Sie dies vermeiden möchten, gewähren Sie die Rechte den einzelnen Mitgliedern, die derzeit in der Gruppe sind.

   Dementsprechend verliert ein Mitglied, wenn es die Gruppe später einmal verlässt, die gewährten Zugriffsrechte

   Sie können die gewährten Zugriffsrechte jederzeit widerrufen.

8. Einen Gruppentermin hinzufügen
   Gehen Sie zu dem Gruppenkalender und überprüfen Sie, ob Sie das Recht haben, Termine hinzuzufügen. Falls dies der Fall ist, fügen Sie den Termin so hinzu, wie Sie es in Ihrem persönlichen Kalender tun würden.
9. Alle Mitglieder zu einem Gruppentermin einladen
   Markieren Sie das Alle Mitglieder einladen Kästchen, damit der Termin in den persönlichen Kalendern aller Gruppenmitgliedern erscheint. Ein Meeting wird in allen persönlichen Kalendern eingerichtet.

   Hinweis: Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn ein Termin in einem Gruppenkalender erstellt wird; sie steht nicht zur Verfügung bei persönlichen Kalendern oder wenn ein Gruppenkalender-Termin bearbeitet wird.

10. Einen Gruppentermin hinzufügen
    Sie können einen Termin im Gruppenkalender erstellen, damit er dort angezeigt wird. Sie müssen dabei nicht alle Gruppenmitglieder einladen

    Wenn Sie möchten, dass dieser Termin auch in Ihrem persönlichen Kalender erscheint, laden Sie sich selbst ein. Sie finden Ihren Namen in der Gruppenmitgliederliste, was nicht der Fall ist, wenn Sie einen Termin in Ihrem persönlichen Kalender erstellen.

11. Erinnerungen im Gruppenkalender
    Es gibt derzeit keine Erinnerungen an Gruppenkalender-Termine.

Öffentlicher Zugriff

1. Definition
   Die Standard-Zugriffsrechte ermöglichen den Austausch von Daten in Gruppen mit authentifizierten Nutzern.

   Öffentlicher Zugriff ermöglicht es Ihnen, Daten auf dem Web zu veröffentlichen: Jeder kann sie aufrufen, ohne ein Konto beim ContactOffice zu haben und ohne Authentifizierung.

   Sie müssen nur den öffentlichen Zugriff aktivieren und die URL bestimmter Daten per E-Mail, auf Ihrer Webseite, usw. mitteilen.

2. Wozu dient der öffentliche Zugriff ?
   Persönlicher Kalender
   Sie können (z.B. auf Ihrer Webseite) die belegten Termine veröffentlichen, so dass Personen, die mit Ihnen einen Termin vereinbaren möchten, die dafür passenden Zeiten vorschlagen können. Der Zweck dieser Funktion besteht darin, jemanden, der ContactOffice nicht nutzt (oder nicht zu einer Ihrer Gruppen gehört) in der Lage ist, Ihren Kalender einzusehen. Das Veröffentlichen der belegten Termine sollte dafür ausreichen.

   Gruppenkalender
   Sie können die Termine veröffentlichen, die von Ihrer Abteilung, Service-Einheit, Vereinigung, etc. organisiert werden. Sie möchten dabei wahrscheinlich auch die Termindetails für einen Gruppenkalender veröffentlichen.

   Ein öffentlicher Kalender kann mit einer Light-Version von ContactOffice oder einer Software von Drittanbietern eingesehen werden.

3. Verfügbarkeit
   Standardmäßig ist der öffentliche Zugriff nicht verfügbar. Wenn er verfügbar ist, wird Öffentlicher Zugriff in den Aktionen von Mein Kalender angezeigt.
4. Ihren Kalender veröffentlichen
   Wählen Sie Öffentlicher Zugriff in den Aktionen Ihres Kalenders. Wählen Sie dann einen Veröffentlichungsmodus:
   • Beschäftigt/frei anzeigen: nur die belegten Zeiten werden angezeigt, ohne weitere Hinweise. Termine, die Sie als persönlich gekennzeichnet haben, werden nicht angezeigt.
   • Details aufrufen: Die Betreffzeilen und Beschreibungen der Termine werden ebenfalls veröffentliche. Verwenden Sie diesen Modus mit Bedacht.
   Sie können das Veröffentlichen Ihres Kalenders jederzeit stoppen, indem Sie Deaktiviert wählen.
5. Auf einen öffentlichen Kalender zugreifen
   Im Fenster Öffentlicher Zugriff finden Sie 3 Typen von Adressen, die es ermöglichen:
   • Ihren Kalender mit einer Light-Version von ContactOffice einzusehen
   • Ihren Kalender auf einer Webseite zu veröffentlichen
   • Ihren Kalender mit einer Software eines Drittanbieters einzusehen
6. Öffentlicher Zugriff und Gruppenkalender
   Auch ein Gruppenkalender kann veröffentlicht werden. Der Gruppenadministrator sowie die Co-Administratoren der Gruppe können auf die Einstellungen zugreifen, wenn sie Öffentlicher Zugriff in den Aktionen des Gruppenkalenders wählen.

Termine löschen

1. Einen Termin löschen
   Bewegen Sie die Maus über den Termin, damit das Info-Feld angezeigt wird oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Termin, um seine Aktionen aufzurufen. Dann wählen Sie Löschen.
2. Alte Termine löschen
   Wählen Sie Zwischen 2 Daten löschen in den Aktionen eines Kalenders. Wählen Sie die beiden Daten und klicken Sie auf Löschen.

   Seien Sie sicher, dass Sie die richtigen Daten wählen, da das Löschen nicht rückgängig gemacht werden kann.

Termine

1. Was ist ein Meeting?
   Ein Termin wird zu einem Meeting, wenn Sie Teilnehmer einladen. Diese Teilnehmer werden aus den Gruppenmitgliedern und Kontakten (nur Kontakte mit einer E-Mail-Adresse können ausgewählt werden) ausgewählt.
2. Offene Termineinladungen
   Falls Sie offene Termineinladungen haben, erscheint ein roter Punkt im Symbol des Kalender-Tools. Fahren Sie mit der Maus über das Symbol, um anzuzeigen, wie viele offene Einladungen Sie gerade haben. Gehen Sie zum Kalender und klicken Sie auf Einladungen unter Mein Kalender, um die Liste der offenen Einladungen anzuzeigen.

   Hinweis: Einladungen zu vergangenen Terminen werden weder gezählt noch angezeigt.

3. Einen Terminanfrage annehmen oder ablehnen
   Die Einladung zu einem Meeting wird durch ein Piktogramm mit einem Fragezeichen angezeigt. Klicken Sie auf den Betreff, um die Details anzuzeigen und wählen Sie eine Antwort:
   • Annehmen: Klicken Sie auf Annehmen. Sie können den Termin später immer noch ablehnen indem Sie die Details aufrufen und auf Ablehnen? klicken.
   • Ablehnen und einen Termin löschen: Klicken Sie auf Ablehnen. Sie können einen Grund angeben, weshalb Sie ablehnen. Eine E-Mail-Benachrichtigung wird an den Ersteller des Termins gesendet. Wurde die Einladung abgelehnt, verschwindet der Termin automatisch aus Ihrem Kalender
   • Ablehnen, aber Termin im Kalender behalten: Klicken Sie auf Ablehnen, geben Sie einen Grund ein (optional) und entfernen Sie das Häkchen aus dem Löschen-Kästchen. Der Ersteller des Termins erhält eine Benachrichtigung, dass Sie den Termin ablehnen. Diese Funktion ist nützlich, wenn sich Ihr Terminplan nachträglich ändert oder Sie einen Termin nachverfolgen möchten, ohne tatsächlich daran teilzunehmen. Sie können den Termin später immer noch annehmen, indem Sie die Details aufrufen und auf Annehmen? klicken. Der Ersteller des Termins wird ebenfalls benachrichtigt. Ein abgelehnter Termin wird durch ein durchgestrichenes Piktogramm gekennzeichnet.
4. Einen Termin erstellen
   Erstellen Sie einen Termin und geben Sie alle erforderlichen Daten ein. Laden Sie danach die Teilnehmer in der Rubrik Teilnehmer ein. Die Personen, die Sie zuletzt eingeladen haben, werden als Vorschläge angezeigt. Klicken Sie auf den Namen einer Person, um sie/ihn einzuladen. Falls erforderlich, klicken Sie auf Hinzufügen, um auf Ihre Kontakte zuzugreifen (persönlich und Gruppen). Kreuzen Sie die Kästchen an, um die Teilnehmer einzuladen. Sie können einfach alle Gruppenmitglieder einladen, in dem Sie das erste Kästchen (alle Mitglieder) ankreuzen.
   • Teilnehmer mit einem ContactOffice-Account: Der Terminvorschlag erscheint direkt in deren Kalender mit einem blinkenden Fragezeichen. Durch Anklicken der Betreffzeile des Termins können sie ihn mit einem einzigen Klick annehmen oder ablehnen. Für den Fall, dass sie ablehnen, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung (mit einer Begründung für die Ablehnung, falls angegeben) und der Termin verschwindet von deren Kalender
   • Teilnehmer ohne einen ContactOffice-Acount: Sie erhalten eine E-Mail mit den Termindetails. Sie können ihn mit einem einzigen Mausklick annehmen oder ablehnen. Für den Fall, dass sie ablehnen, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung.
   Bitte beachten Sie, das ein Termin, der zuerst angenommen wurde, später abgelehnt werden kann und umgekehrt.
5. E-Mail-Benachrichtigung beim Erstellen deaktivieren
   Wenn Sie einen Termin erstellen, können Sie die E-Mail-Benachrichtigungen für Teilnehmer, die über ein ContactOffice Benutzerkonto verfügen, deaktivieren. Dies ist dann nützlich, wenn Sie beispielsweise zu Beginn des Jahres mehrere Termine auf einmal erstellen. Um die E-Mail-Benachrichtigung zu deaktivieren, entfernen Sie das Häkchen beim Kästchen Interne Teilnehmer benachrichtigen, das sich unter der Teilnehmerliste befindet.
   
   Hinweis: Teilnehmer, die über kein ContactOffice Benutzerkonto verfügen, erhalten stets eine E-Mail-Benachrichtigung, da dies der einzige Weg ist, um sie darüber zu informieren, dass ein Termin erstellt wurde.
6. Gruppenmitglieder in Ihren persönlichen Kontakten
   Falls ein Gruppenmitglied auch in Ihren persönlichen Kontakten gelistet ist und Sie ihn aus Ihren persönlichen Kontakten einladen, wird ContactOffice ihn wie einen ContactOffice-Benutzer behandeln, die Einladung erscheint dann also in seinem Account. Dies erfordert allerdings, dass eine E-Mail-Adresse für die beiden Kontakte übereinstimmt. In anderen Worten: Die E-Mail-Adresse, die Sie für Ihren persönlichen Kontakt eingegeben haben, muss mit einer der Adressen in den persönlichen Daten des Gruppenmitglieds übereinstimmen.
7. Nachverfolgen von Einladungen
   Der Ersteller eines Termins kann auf der Teilnehmerliste jederzeit die Antworten eines jeden Teilnehmers einsehen. Die folgenden Optionen sind möglich: Eingeladen (aber keine Antwort), angenommen oder abgelehnt. Bitte beachten Sie, dass ein Teilnehmer, der zuerst einen Termin angenommen hat, ihn später wieder ablehnen kann oder umgekehrt.

   Das Piktogramm, das einen Termin im Kalender anzeigt, kann sich ändern:

   • Zahl mit einem Fragezeichen: mindestens ein Teilnehmer hat nicht geantwortet.
   • Durchgestrichene Zahl: mindestens ein Teilnehmer hat den Termin abgelehnt.
   • Normale Zahl: Alle Teilnehmer haben den Termin angenommen
   • Die Aktionen der Teilnehmer werden angezeigt, wenn Sie mit der Maus über sie fahren. Der Ersteller des Termins kann:
     • Eine Erinnerung schicken
     • Einen Teilnehmer löschen
   • Eine Terminanfrage bearbeiten
     Nur der Absender einer Terminanfrage kann sie bearbeiten.

     Details (Uhrzeit, Betreff, Beschreibung und/oder Ort) oder Teilnehmer können bearbeitet werden. Um die Änderungen vorzunehmen, klicken Sie zunächst auf den Betreff der Terminanfrage.

     Wenn die Details bearbeitet wurden, wird der Status der Einladungen wieder auf Null gesetzt: Die Teilnehmer müssen die bearbeitete Terminanfrage erneut akzeptieren oder ablehnen. Sie erhalten dazu eine E-Mail-Benachrichtigung. Sie können diese Benachrichtigung für jede Terminanfrage ausschalten.

   • Ein Terminanfrage zurücknehmen
     Der Absender einer Terminanfrage kann diese zu jeder Zeit wieder zurücknehmen, indem er sie aus seinem eigenen Kalender löscht. Löschen Sie die Terminanfrage, als würden Sie einen normalen Termin löschen. Die Terminanfrage ist nicht mehr im Kalender der Teilnehmer sichtbar, und eine E-Mail-Benachrichtigung wird versendet. Sie können diese Benachrichtigung für jede Terminanfrage ausschalten.
   • Einen Teilnehmer entfernen
     Sie können einen Teilnehmer entfernen, selbst wenn er den Termin bereits bestätigt hat. Bitte beachten Sie, dass der entfernte Teilnehmer keine Benachrichtigung erhalten wird

     Rufen Sie im Teilnehmer Tab die Teilnehmer-Aktionen auf und wählen Sie Entfernen.

   • Wiederholte Meetings
     Sie können Terminwiederholungen mit einem einzigen Arbeitsschritt einrichten. Eine Terminwiederholung ist ein Meeting mit denselben Teilnehmern, das z.B. jede Woche oder am Ersten eines Monats stattfindet. Richten Sie einen Termin ein, legen Sie die Terminfolge fest und wählen Sie dann die Teilnehmer.

     Hinweis: Die Teilnehmer erhalten eine einzige E-Mail-Benachrichtigung für die gesamte Terminserie anstatt einer E-Mail für jedes Meeting. Teilnehmer mit einem ContactOffice-Account können alle Meetings in ihren offenen Meeting-Einladungen aufrufen (indem sie auf Einladungen in ihrem Kalender klicken).

     Die Teilnehmer können jede Einladung annehmen oder ablehnen.

     Eine Meeting-Serie verhält sich genauso wie eine Terminwiederholung, Sie können ein Meeting oder die ganze Serie bearbeiten (den Terminplan verändern, einen Teilnehmer hinzufügen oder entfernen, etc.). Sie können auch eines oder mehrere Meetings aus der Serie entfernen (z.B. auf Grund von Feiertagen, etc.).

     Wenn die Terminfolge allerdings zu komplex wird und Sie am Ende zu viele Ausnahmen in der Terminfolge haben, ist es ratsam, die Meetings stattdessen mit der Duplizieren-Funktion anzulegen.

Terminumfrage

1. Funktionen
   Nicht einfach, einen Termin zu finden, wenn mehr als zwei Personen involviert sind. Die Terminumfragefunktion ermöglicht es Ihnen, die Teilnehmer über eine Auswahl von Terminen und Zeiten abstimmen zu lassen. Damit ist es viel einfacher, einen Termin zu finden, der bei allen - der wenigstens den meisten - Teilnehmern passt.

   Hinweis: Die Teilnehmer müssen kein Benutzerkonto des ContactOffice besitzen. Allerdings müssen sie in einem persönlichen oder Gruppen-Adressbuch gelistet sein.

   Es gibt keine Gruppen-Terminumfragen. Eine Terminumfrage wird stets auf einem persönlichen Arbeitsplatz erstellt und erscheint nie auf einem Gruppenarbeitsplatz.

2. Auf das Terminumfrage-Tool zugreifen
   Klicken Sie auf Terminumfragen im linken Bereich des Bildschirms, unter Kalender, Tags und Einladungen.
3. Eine Terminumfrage erstellen
   Wählen Sie Neu und folgen Sie den Anweisungen des Assistenten.

   Nach dem letzten Schritt erhalten die Teilnehmer eine E-Mail-Einladung, sich an der Terminumfrage zu beteiligen, indem sie auf einen Link klicken.

4. Gruppenmitglieder in Ihren persönlichen Kontakten
   Falls ein Gruppenmitglied auch in Ihren persönlichen Kontakten gelistet ist und Sie ihn aus Ihren persönlichen Kontakten einladen, wird ContactOffice ihn wie einen ContactOffice-Benutzer behandeln, die Einladung erscheint dann also in seinem Account. Dies erfordert allerdings, dass eine E-Mail-Adresse für die beiden Kontakte übereinstimmt. In anderen Worten: Die E-Mail-Adresse, die Sie für Ihren persönlichen Kontakt eingegeben haben, muss mit einer der Adressen in den persönlichen Daten des Gruppenmitglieds übereinstimmen.
5. Das Umfrageergebnis abrufen
   Sie können sich den Stand der Terminumfrage jederzeit ansehen, indem Sie die Umfragedetails aufrufen.

   Bitte denken Sie daran, dass die Teilnehmer ihre Stimme jederzeit ändern können, wenn sich ihr Terminkalender ändert.

6. Erinnerungen
   Um an Teilnehmer, die noch nicht geantwortet haben, eine Erinnerung zu schicken, rufen Sie die Terminumfrage-Details auf und klicken Sie auf Erinnerungen. Alle Teilnehmer, die noch nicht geantwortet haben, werden nun selektiert, sie können aber einige davon ausschließen, bevor Sie die Erinnerung abschicken.
7. Den endgültigen Termin auswählen
   Sie können den endgültigen Termin auf der Grundlage der vorgeschlagenen Terminoptionen jederzeit auswählen. Klicken Sie dazu auf Auswählen in der Spalte des entsprechenden Terminvorschlags. Bitte denken Sie daran, dass diese Aktion nicht zurückgenommen werden kann, sie können den einmal gewählten Termin also nicht mehr ändern.

   Die Teilnehmer erhalten eine Benachrichtigungs-E-Mail. Darüber hinaus wird nun ein Termin im Kalender des ContactOffice erstellt. Er erscheint in Ihrem Kalender und im Kalender der Teilnehmer, die ein Benutzerkonto besitzen. Teilnehmer ohne Benutzerkonto können den Termin annehmen oder ablehnen, indem sie auf den entsprechenden Link in der Benachrichtigungs-E-Mail klicken.

   Was ist zu tun, wenn kein Termin für alle Teilnehmer passend ist?

   Soweit möglich wählen Sie den Termin, der für die meisten - oder die wichtigsten - Teilnehmer passt. Darüber hinaus können Sie die Terminumfrage bearbeiten und weitere Termine ergänzen.

   Was ist zu tun, wenn mehrere Termine für alle Teilnehmer passend sind?

   Als Initiator der Terminumfrage steht es Ihnen frei, den endgültigen Termin selbst zu wählen.

   Was ist zu tun, wenn alle Termine für unterschiedliche Teilnehmer passend sind?

   Bearbeiten Sie die Terminumfrage und fügen Sie weitere Termine hinzu. Manchmal gibt es aber einfach keine Lösung.

8. Eine Terminumfrage bearbeiten
   Sie können alle Einstellungen jederzeit ändern. Rufen Sie dazu die Umfragedetails auf und klicken Sie auf Bearbeiten. Sie können Termine und Zeiten ergänzen oder löschen, einen neuen Teilnehmer hinzufügen, etc.

   Die Teilnehmer erhalten eine Benachrichtigungs-E-Mail, sobald Sie Änderungen bei den Terminen oder der Teilnehmerliste vornehmen. Es wird keine Benachrichtigung gesendet, wenn Sie das Thema oder die Beschreibung ändern.

9. Eine Terminumfrage beenden
   Wenn ein Termin abgesagt wird oder Sie keinen endgültigen gemeinsamen Termin finden können, können Sie die Terminumfrage beenden. Die Umfrage behält ihren derzeitigen Stand und kann weiterhin von Ihnen und den Teilnehmern aufgerufen werden. Allerdings ist keine Stimmabgabe mehr möglich. Außerdem können Sie die Umfrage nicht mehr bearbeiten und auch keinen endgültigen Termin auswählen.

   Um eine Terminumfragen zu beenden, rufen sie ihre Details auf und klicken Sie auf Beenden.

10. Eine Terminumfrage löschen
    Wenn Sie die Terminumfrage nicht mehr benötigen, können Sie sie löschen. Sie wird dann aber für immer gelöscht.

    Um eine Terminumfrage zu löschen, rufen Sie ihre Details auf und klicken Sie auf Löschen.

Erinnerungen

1. Eine E-Mail-Erinnerung erstellen
   Rufen Sie die Termindetails auf und wählen Sie rechts Erinnerung. Die Erinnerung wird an Ihre Standard-E-Mail-Adresse geschickt.
2. Eine SMS-Erinnerung erstellen
   Rufen Sie die Termindetails auf und wählen Sie rechts Erinnerung. Die Erinnerung wird an die Telefonnummer in Ihren persönlichen Daten geschickt.
3. Erstellen einer Pop-up-Benachrichtigung
   Eine Pop-up-Erinnerung wird in der Instant Messaging-Funktion angezeigt. Rufen Sie die Termindetails auf und wählen Sie diese Erinnerungsart neben Erinnerung.
4. Eine Erinnerung bearbeiten
   Bearbeiten Sie im Bereich Erinnerung in den Termindetails den Zeitpunkt und/oder die Versandart.
5. Eine Erinnerung löschen
   Klicken Sie auf den Betreff des Termins und wählen Sie Keine vor Erinnerung.
6. Termine per SMS
   Klicken Sie auf SMS in den Kalendereinstellungen. Wählen Sie die Kalendertage sowie den Inhalt (derselbe oder der nächste Tag).

   Beachten Sie bitte: Falls Ihr Kalender für einen Tag leer ist, werden Sie keine SMS erhalten.

   Sie können auch eine Kopie Ihres Kalenders auf Ihrem Handy erstellen, indem Sie auf Jetzt senden klicken.

   Sie können die Einstellungen zu jeder Zeit bearbeiten oder die Kalender per SMS-Funktion abstellen, indem Sie alle Kreuze in den Kästchen in der Rubrik "Meinen Kalender versenden für" löschen.

Suchen

1. Suche in Tools und Arbeitsplätzen
   Das Suchfeld befindet sich im oberen rechten Teil des Bildschirms. Geben Sie ein Wort oder seine ersten Buchstaben ein, um die Suche zu starten.

   Suche und Tools:

   • Wenn Sie ein Tool (z.B. Nachrichten) nutzen und von dort eine Suche starten, wird die Suche nur in diesem Tool ausgeführt.
   • Wenn kein Tool ausgewählt ist und Sie eine Suche starten (z.B. auf der Startseite, nachdem Sie sich eingeloggt haben), wird die Suche in allen Tools ausgeführt. Die Ergebnisliste zeigt dann für jedes Ergebnis den entsprechenden Datentyp an. Um zur Startseite zurückzukehren, klicken Sie einfach auf das Logo in der linken, oberen Ecke.
   Suche und Arbeitsplätze:
   • Wenn Ihr persönlicher Arbeitsplatz ausgewählt ist und Sie eine Suche starten (z.B. in Ihren persönlichen Dokumenten), wird die Suche auf diesem Arbeitsplatz durchgeführt.
   • Wenn eine Gruppe ausgewählt ist und Sie eine Suche starten, wird die Suche nur in dieser Gruppe durchgeführt.
   • Sie können die Suche erweitern oder eingrenzen, wenn Sie auf das Dreieck klicken, um die erweiterten Suchoptionen zu öffnen. In der Rubrik Suchen in wählen Sie Persönlich oder Überall (persönlich und Gruppen). Wenn Sie letzteres auswählen, wird dies Suche gleichzeitig in allen Gruppen durchgeführt.
2. Erweiterte Suche
   Die meisten Tools verfügen über eine erweiterte Suche, die Suchkriterien hängen dabei vom entsprechenden Tool ab.
3. Ergebnisse
   Die Suchergebnisse sind auf 200 Treffer begrenzt und werden nach Relevanz sortiert.
4. Letzte Suche
   Sie können die Ergebnisse der letzten Suche anzeigen, indem Sie auf Suchergebnisse im linken Teil des Bildschirms klicken.
5. Suchfeld-Syntax
   
   • wenn Sie mehrere Wörter eingeben, erhalten Sie Suchtreffer, die alle diese Wörter enthalten. Wenn Sie "OR" zwischen den Wörtern eingeben, erhalten Sie Suchtreffer, die nur eines der eingegebenen Wörter enthalten.
   • Die Suchfunktion unterscheidet zwischen Groß- und Kleinschreibung.
   • Sie können ein Sternchen (*) nach mindesten 4 Buchstaben eingeben, um nach allen Wörtern zu suchen, die mit diesen Buchstaben beginnen.
   Beispiel:
   • Urlaub Hawaii (gleich Urlaub UND Hawaii) liefert Suchtreffer, die die Wörter Urlaub und Hawaii enthalten.
   • Maui OR Hawaii liefert Suchtreffer, die die Wörter Maui oder Hawaii enthalten.
   • "Klasse Urlaub" (mit Anführungsstrichen) liefert Suchtreffer, die die Wortfolge "Klasse Urlaub" enthalten.
   • "Info*" liefert Suchtreffer, die Wörter, die mit Info beginnen (Informationen, Informativ, Informiert, etc.)
   • Virus -Computer liefert Suchtreffer, die das Wort "Virus", aber nicht das Wort "Computer" enthalten.

Drucken

1. Einen Kalender ausdrucken
   Wählen Sie eine Darstellung (Tag, Woche, etc.) und wählen Sie Drucken aus dem Menü ... (Mehr).
2. Einen Termin ausdrucken
   Rufen Sie die Aktionen des Termins auf und wählen Sie Drucken.

Tags

1. Wozu gibt es Tags?
   Tags ermöglichen es Ihnen, Ihre Daten mit Bezeichnungen wie Dringend, Wichtig, etc. oder nach Projekt, Kunde, etc. zu sortieren. In einem ersten Schritt erstellen Sie Ihre eigenen Tags.
2. Zugriff auf die Tags
   Wählen Sie einen beliebigen Eintrag, zeigen Sie seine Aktionen an und wählen Sie Tags.
3. Einen Tag erstellen
   Rufen Sie die Tags eines beliebigen Datensatzes auf und klicken Sie auf Hinzufügen. Geben Sie die neue Tag-Bezeichnung ein und wählen Sie eine Farbe (optional).
4. Einen Tag bearbeiten
   Tag-Bezeichnungen können nicht bearbeitet werden, Sie können aber ihre Farben ändern.
5. Einen Tag löschen
   Rufen Sie im linken Bereich des Bildschirms die Tag-Aktionen auf und wählen Sie Löschen.
6. Objekt mit Tags versehen
   Wählen Sie Tags in den Aktionen des Objekts. Im Tag-Fenster markieren Sie eine oder mehrere Auswahlkästchen, je nachdem, welche(n) Tag(s) Sie setzen möchten. Sie können jederzeit weitere Tags auswählen oder Ihre Auswahl wieder zurücknehmen.

   Eine weitere Methode: Wählen Sie einen Tag links, ohne die Maustaste loszulassen und bewegen sie ihn zum Objekt (Drag & Drop). Sie können auch beim Objekt starten und dieses auf den Tag ziehen.

7. Daten mit einem bestimmten Tag anzeigen
   Es gibt zwei Möglichkeiten, dies zu tun:
   • Klicken Sie auf einen Tag im linken Teil des Bildschirms. Falls der Tag nicht angezeigt wird, öffnen Sie ihn durch Anklicken des Dreiecks. Um zum Standardbildschirm zurückzukehren, klicken Sie auf den aktuellen Ordner (Mein Kalender, Meine Kontakte, etc.)
   • Öffnen Sie die erweiterte Suche und wählen Sie einen Tag
8. Tags und Gruppen
   Tags gehören einer einzelnen Person und nicht einer Gruppe: Es gibt keine Gruppen-Tags. Es ist nicht ratsam, Tags bei Gruppen-Daten zu verwenden.

Synchronisieren mit Mobiltelefon

1. Funktionen
   Synchronisieren Sie Ihre Smartphone (iPhone, iPad, Android, etc.) Apps mit den ContactOffice Nachrichten, Kalender und Adressbuch. Greifen Sie auf ContactOffice Daten direkt in Ihrer Smartphone-App zu (Beispiel: die iPhone Kalender-App) und synchronisieren Sie die Daten.

   Sie können mehrere Endgeräte synchronisieren, dabei fungiert ContactOffice als Synchronisierungsserver. Ihr Abonnement legt die anzahl an Endgeräten fest, die Sie synchronisieren können.

   Sollte während des Synchronisierungsprozesses ein Problem auftreten (Verbindung verloren, Akku leer, etc.), geht die nächste Synchronisierung davon aus, dass die aktuellsten Daten auf ContactOffice liegen.

   Damit bleiben die Daten immer auf Ihrem Smartphone präsent.

2. Lokale Daten und Server-Daten
   Daten, die bereits auf Ihrem mobilen Gerät vorhanden sind, bleiben immer erhalten. Daten, die auf ContactOffice vorhanden sind, werden in einer anderen "Ebene" hinzugefügt: Wenn Sie die mobile Synchronisation deaktivieren, verschwindet diese Ebene.
   
   Ihr Gerät muss wissen, wo die von Ihnen erstellten Daten gespeichert werden müssen: auf dem Gerät oder auf ContactOffice. Für Kalender und Kontakte stellen Sie bitte sicher, dass Sie Ihr ContactOffice-Konto in den entsprechenden Apps auswählen.
3. iPhone/iPad
   
   1. Stellen Sie sicher, dass Sie mit einem zuverlässigen und schnellen Netz verbunden sind.
   2. Gehen Sie zu den "Einstellungen" Ihres Geräts.
   3. Tippen Sie auf 'Passwörter & Konten'.
   4. Tippen Sie unter 'Konten' auf 'Konto hinzufügen'.
   5. Tippen Sie auf 'Exchange'.
   6. Geben Sie Ihre ContactOffice E-Mail-Adresse und eine Beschreibung ein wie z.B. 'ContactOffice'
   7. Tippen Sie auf 'Weiter'
   8. Es erscheint die Meldung: "Melden Sie sich bei Ihrem ContactOffice Exchange Konto über Microsoft an?". Tippen Sie auf 'Manuell konfigurieren', da Ihr ContactOffice Benutzerkonto nicht bei Microsoft gehostet wird.
   9. Geben Sie Ihr ContactOffice Passwort ein.
   10. Tippen Sie auf 'Weiter'
   11. Geben Sie den Server ein: office.contactoffice.com. Geben Sie Ihren Benutzernamen ein: BENUTZERNAME (Ihr ContactOffice Benutzernamen)
   12. Tippen Sie auf 'Weiter' und Ihr Endgerät wird die Einstellungen überprüfen. Standardmäßig wird es 5 Datentypen synchronisieren (Nachrichten, Kontakte, Kalender, Erinnerungen und Notizen). Schalten Sie Erinnerungen und Notizen ab, weil ContactOffice diese nicht bearbeitet. Schalten sie bei Bedarf auch andere Tools ab.
       Tippen Sie auf 'Speichern'.
       An dieser Stelle beginnt das Synchronisieren der Daten. Die Zeit, die für das erste Synchronisieren benötigt wird, hängt von der Datenmenge ab.
   13. Standardmäßig synchronisiert Ihr Endgerät Nachrichten für 1 Monat. Sie können eine andere Einstellung wählen unter 'Passwörter & Benutzerkonten' > 'ContactOffice' > 'Mail Tage zu Sync'.
   Hinweis: Hilfe für iOS 12.
4. Android (Samsung, enz.)
   Da es unzählige Versionen des Android-Betriebssystems gibt, ist es unmöglich, einen Schritt-für-Schritt-Leitfaden für jede dieser Versionen zu erstellen.

   Als Grundregel:

   1. Stellen Sie sicher, dass Sie mit einem zuverlässigen und schnellen Netz verbunden sind.
   2. Tippen Sie auf das Symbol 'Einstellungen'.
   3. Wechseln Sie zur Rubrik 'Konten' und tippen Sie auf 'Konten' unter 'Meine Konten'.
   4. Tippen Sie auf 'Konto hinzufügen'.
   5. Tippen Sie auf 'Microsoft Exchange ActiveSync'.
   6. Geben Sie die Verbindungseinstellungen für ContactOffice ein, wahrscheinlich unter 'Manuelle Einstellungen':
      • E-Mail-Adresse: Ihre ContactOffice E-Mail Adresse
      • Login: BENUTZERNAME
      • Passwort: Ihr ContactOffice Passwort
      • Server: office.contactoffice.com
      • TLS/SSL: ja
      .
   7. Ihr Android-Smartphone versucht nun, mit dem Server zu kommunizieren.
      Hinweis: Es kann einige Minuten dauern, bis die Daten angezeigt werden.
   8. Passen Sie die Einstellungen Ihren Vorstellungen an.
   9. Vergeben Sie einen Namen für diese Verbindung und tippen Sie auf 'Fertig'.
   10. Das Synchronisieren der Daten beginnt.
   11. Anderenfalls können Sie es manuell starten: Gehen Sie zu den Schritten 2 und 3 zurück und tippen Sie auf 'Alles synchronisieren'.
   12. Die für das erste Synchronisieren benötigte Zeit hängt vom Datenvolumen ab.
5. Sonstige
   Alle Endgeräte und Software-Anwendungen, die ein Synchronisieren mit einem Exchange Server erlauben, können mit ContactOffice synchronisiert werden:
   • Windows Mail (Windows 8 & Windows 10)
   • eM Client
   • etc.
   Verwenden Sie als Einstellungen Ihren Benutzernamen (BENUTZERNAME) und ContactOffice Passwort, Ihre E-Mail-Adresse und als Server-Name: office.contactoffice.com. Verwenden Sie falls möglich eine sichere Verbindung.

Synchronisieren mit Outlook

1. Funktionen
   Outlook (>= 2013) kann direct mit ContactOffice synchronisiert werden.

   Sie können Ihre E-Mails, Kontakte und Ihren Kalender zwischen ContactOffice und Outlook synchronisieren. Daten aus ContactOffice erscheinen in Outlook allerdings in einem eigenen Ordner. Daten, die sich bereits in Outlook befinden, erscheinen nicht in ContactOffice, es sei denn Sie importieren sie in ContactOffice.

   Hinweis: Outlook trennt die Serververbindung, wenn etwas mit dem Synchronisieren nicht funktioniert. Um sich wieder mit dem Server zu verbunden, wählen Sie den "Senden/Empfangen"-Tab und klicken Sie zweimal auf die "Offline arbeiten"-Schaltfläche.

2. 
   
   1. Wählen Sie den "Datei"-Tab
   2. Wahlen Sie "Informationen" in der linken Spalte (sofern dies nicht bereits ausgewählt ist) und klicken Sie dann auf die "Konto hinzufügen"-Schaltfläche
   3. Wählen Sie "Manuelles Setup" oder zusätzliche Servertypen". Klicken Sie auf "Weiter"
   4. Wählen Sie "Exchange ActiveSync". Klicken Sie auf "Weiter".
   5. Geben Sie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, den Server (office.contactoffice.com), Ihren Benutzernahmen (BENUTZERNAME) und das ContactOffice-Passwort ein. Klicken Sie auf "Weiter".
   6. Klicken Sie auf "Fertigstellen"
   
   
   "Der Server kann nicht gefunden werden" (Outlook 2016)
   Wenn Sie die richtigen Server-Daten eingegeben haben und die Fehlermeldung "Der Server kann nicht gefunden werden" in Outlook 2016 (Version 16.0.8431.2079 oder später) erhalten, liegt dies daran, dass ein Microsoft Update dazu geführt hat, dass sich Ihr Outlook mit Office 365 verbindeit mit Vereinfachtes Erstellen eines Kontos". Sie können dieses Verhalten unterbinden, indem Sie den Schritten folgen, die hier erklärt werden.

Read-/Write-Zugriff von Drittanwendungen (CalDAV)

1. Besser Synchronisierung nutzen
   Wenn sowohl Ihr Abonnement als auch Ihr Endgerät (Computer, Smartphone, Tablet) Synchronisierung erlauben, raten wir Ihnen auch, dies zu tun. Das Setup ist einfacher, es gibt nur ein Setup für alle Tools und die Synchronisierung ist robuster. Allerdings verarbeitet sie anders als das Protokoll, dass in dieser Hilferubrik beschrieben wird, keine Gruppenmitglieder und Gruppendaten.
2. Funktionen
   Kalender kann mit Read/Write-Zugriffsrechten von CalDAV-kompatiblen Drittanwendungen zugegriffen werden.

   Bitte beachten Sie allerdings die folgenden Einschränkungen.

3. Meetings und Termine
   In der CalDAV Software:
   • Sie können Termineinladungen annehmen oder ablehnen.
   • Es ist nicht möglich, Termine anzulegen: Das Teilnehmermanagement erscheint nur, wenn der Termin im ContactOffice angelegt wurde.
   • Sie können allerdings Teilnehmer zu einem bestehenden Termin hinzufügen. Diese Teilnehmer müssen Gruppenmitglieder sein oder mit einer E-Mail-Adresse in ihren persönlichen Kontakten oder einem Gruppen-Adressbuch eingetragen sein.
   • Wenn Sie einen Teilnehmer löschen, wird er im ContactOffice nicht gelöscht: Deshalb raten wir Ihnen, Teilnehmer direkt im ContactOffice zu löschen.
   • Wenn Sie einen Termin bearbeiten, werden keine E-Mail-Benachrichtigungen verschickt.
   Falls dies nicht wie erwartet funktioniert, überprüfen Sie bitte, ob die E-Mail-Adresse des Teilnehmers auch in Ihrem Konto im ContactOffice eingetragen ist. CalDAV Software geht davon aus, dass E-Mail-Adressen von nicht mehr als einer Person verwendet werden.
4. Einschränkungen
   Das Synchronisieren unterschiedlicher Softwareanwendungen ist nur mit gewissen Einschränkungen möglich:
   • Erinnerungen werden nicht synchronisiert, denn sie sind software-spezifisch.
   • Derzeit werden Tags, die in der Drittanwendung gelöscht werden, nicht automatisch in ContactOffice gelöscht.
   • Wenn Sie den Kalender gleichzeitig in ContactOffice und in einem oder mehreren Drittanwendungen verwenden: Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Kalender in der Drittanwendung aktualisieren, bevor Sie darin Änderungen vornehmen. Anderenfalls sind die Änderungen, die in ContactOffice vorgenommen wurden, verloren.
5. Kompatible Software
   
   • Lightning Calendar (Thunderbird)
   • Apple Calendar (macOS)
   • iPhone/iPad (iOS)
   Hinweis: Microsoft Outlook hat keine CalDAV-Funktionen.

   Für andere Softwareprogramme, siehe https://devguide.calconnect.org/CalDAV/Client-Implementations/

6. Software-Einstellungen
   Die Einstellungen hängen von der Software ab.

   Lightning Calendar (Thunderbird)

   1. Im "Datei"-Menü wählen Sie "Neuer Kalender".
   2. Auf dem folgenden Bildschirm wählen Sie "Im Netzwerk".
   3. Auf dem folgenden Bildschirm wählen Sie "CalDAV" und geben Sie die folgende Adresse im Feld "Ort" ein: https://office.contactoffice.com/dav/BENUTZERNAME/private/events
   4. Auf dem folgenden Bildschirm wählen Sie einen Namen und eine Farbe (optional) aus. Schalten Sie das "Alarm anzeigen" Kästchen aus.
   5. Geben Sie Ihren ContactOffice Benutzernamen (BENUTZERNAME) und Ihr Passwort ein.
   Apple Calendar (macOS)
   1. Im "Calendar" Menü wählen Sie "Einstellungen".
   2. Wählen Sie den "Konten" Tab.
   3. Klicken Sie auf das "+" in der unteren linken Ecke. Im Fenster, das nun erscheint, geben Sie einen Namen für diesen Kalender im Feld "Beschreibung" ein.
   4. Geben Sie Ihren ContactOffice Benutzernamen (BENUTZERNAME) und Ihr Passwort in die beiden verbleibenden Felder ein.
   5. Klicken Sie auf das Dreieck neben "Server-Optionen" und geben Sie dann die folgende Adresse in das Feld "Konto URL": https://office.contactoffice.com/dav/principals/accounts/BENUTZERNAME/.
      Hinweis: Vergessen Sie nicht den abschließenden "/", sonst scheitert der Verbindungsaufbau!
   iPhone/iPad
   1. Im Menü "Einstellungen" wählen Sie "Kalender", danach "Account hinzufügen"; wählen Sie "Andere", dann "CALDAV-Account hinzufügen".
   2. Geben Sie office.contactoffice.com in das "Server" Feld ein.
   3. Geben Sie Ihren ContactOffice Benutzernamen (BENUTZERNAME) und Ihr Passwort in die verbleibenden Felder ein.
7. Kalender eines Gruppenmitglieds
   Sie können auf Kalender von Gruppenmitgliedern zugreifen, sofern diese Ihnen die notwendigen Zugriffsrechte eingeräumt haben:
   • Beliebige CalDAV Software
     Ersetzen Sie in den CalDAV -Einstellungen Ihre Login-Daten durch die Daten des Gruppenmitglieds. Bei der Authentifizierung benutzen Sie aber weiter Ihren eigenen Benutzernamen und Ihr Passwort.
   • Apple Calendar (macOS)
     Sie können auch die Funktion "Delegation", die in Apple Calendar zur Verfügung steht benutzen (nicht verfügbar auf iPad/iPhone).

     Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, auf verschiedene Kalender über eine einzige Konfiguration zuzugreifen.

     Gehen Sie auf "Einstellungen", wählen Sie den "Konten" Tab und wählen Sie Ihr bestehendes Konto. Falls Sie noch kein Konto besitzen, erstellen Sie es mit den CalDAV-Einstellungen in diesem Hilfe-Bereich. Klicken Sie auf den "Delegation" Tab. Die Mitglieder, die Ihnen die Berechtigung erteilt haben, auf ihre Termine zuzugreifen, erscheinen in einer Liste. Markieren Sie die Kästchen der Mitglieder, auf deren Kalender Sie zugreifen möchten.

     Wenn Sie Dritten über die Delegation-Funktionen Zugriffsrechte einräumen möchten, aktualisieren Sie bitte Ihre Zugriffsrechte entsprechend. Zugriffsrechte müssen im ContactOffice geändert werden. Ein Ändern in Apple Calendar ist nicht möglich.

8. Gruppenkalender
   Um auf einen Gruppenkalender zugreifen zu können, verwenden Sie bitte die folgende URL:
   • Lightning Calendar (Thunderbird) und andere
     https://office.contactoffice.com/dav/groups/GRUPPENNAME/events
   • Apple Calendar (macOS, iPhone/iPad):
     https://office.contactoffice.com/dav/principals/groups/GROUP_NAME
   Hinweis: Beim Gruppennamen wird nach Groß- und Kleinschreibung unterschieden: Großbuchstaben müssen als Großbuchstaben eingegeben werden.

Read-only Zugriff mit Software, die iCal-kompatibel ist

1. Besser Synchronisierung nutzen
   Wenn sowohl Ihr Abonnement als auch Ihr Endgerät (Computer, Smartphone, Tablet) Synchronisierung erlauben, raten wir Ihnen auch, dies zu tun. Das Setup ist einfacher, es gibt nur ein Setup für alle Tools und die Synchronisierung ist robuster. Allerdings verarbeitet sie anders als das Protokoll, dass in dieser Hilferubrik beschrieben wird, keine Gruppenmitglieder und Gruppendaten.
2. Funktionen
   Fremdsoftware kann mit ContactOffice verknüpft werden, das dann als Kalenderserver fungiert.

   Sie können mit der Fremdsoftware keine Termine hinzufügen oder bearbeiten. Die Kalender werden durch Ihrem Benutzernamen und Ihr Passwort geschützt.

   Auf Ihrer virtuellen Festplatte werden Sie in den Hauptordnern (persönlich + einen Ordner pro Gruppe) einige "Kalender.ics" Dateien finden, die für diese Funktion genutzt werden: Ihre Größe ist 0 Kb. Diese Dateien können nicht gelöscht werden.

3. Kompatible Software
   Lightning Calendar (Thunderbird), Apple Calendar, usw.
4. Konfiguration der Software
   Für Ihren persönlichen Kalender nutzen Sie die Adresse:
   https://office.contactoffice.com/docs/BENUTZERNAME/private/calendar.ics

   Für einen Gruppenkalender nutzen Sie die Adresse:
   https://office.contactoffice.com/docs/BENUTZERNAME/GRUPPENNAME/calendar.ics