Guida per l'utente

v.01/2024

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Documenti personali

  1. Aggiungere un documento (caricamento)



  5. Modificare un documento
    Per modificare un documento, bisogna prima scaricarlo sul tuo computer, effettuare le modifiche necessarie, eliminare o rinominare il documento attuale sulla Rete e poi sostituirlo con la nuova versione, caricandolo.

    Puoi semplificare questi processi usando un disco virtuale.

  6. Scaricare un documento
    Clicca sul nome del documento o seleziona Scaricare nel menù Azioni del documento.

    Ogni volta che il documento viene scaricato (usando l'interfaccia della Rete o il disco virtuale), il contatore dello scaricamento viene aggiornato.

  7. Rinominare un documento
    Seleziona Rinominare nel menù Azioni del documento.

  9. Spostare un documento
    Seleziona Spostare nel menù Azioni del documento. Poi seleziona la cartella di destinazione. Il documento verrà spostato e sparisce dalla cartella attuale.
  10. Copiare un documento
    Seleziona Copiare nel menù Azioni del documento. Poi seleziona la cartelle di destinazione. Il documento verrà copiato a quell'altra cartella e il file originale rimarrà nella cartella attuale.
  11. Accesso diretto
    Ogni documento è accessibile direttamente usando un indirizzo URL specifico che puoi incollare in una email o in un sito Web, ecc. L'opzione di questo accesso diretto non disattiva i diritti di accesso: gli utenti devono autenticarsi prima di poter scaricare il documento.

    Clicca su Azioni accanto a un documento per ottenere il suo accesso diretto URL.

Documenti di gruppo

  1. Accedere ai documenti di gruppo
  2. Diritti di accesso predefiniti

  4. Amministratori: autorizzare dei membri ad aggiungere dei documenti
    Clicca su Accesso accanto al nome della cartella e contrassegna le caselle nella colonna Aggiungere dei documenti.

    Attenzione: Le persone contrassegnate saranno anche autorizzate a creare delle sottocartelle e di caricarci dei documenti.

    Attenzione: Ogni cartella ha i suoi diritti di accesso. Puoi facilmente applicare gli stessi diritti a tutte le sottocartelle contrassegnando Applica queste impostazioni a tutte le sottocartelle di. Attenzione: se in futuro modificherai i diritti di accesso alla cartella principale, dovrai applicarli di nuovo anche alle sottocartelle.



  7. Aggiungere un documento di gruppo
    Attenzione: Puoi aggiungere contenuto nella cartella attuale solo se l'amministratore del gruppo ti ha dato l'autorizzazione.

    Carica un nuovo documento come faresti nel tuo ambiente privato. Puoi anche creare una sottocartella e caricarci dei documenti.

  8. Condividere un documento privato con un gruppo
    Attenzione: Per usare questa funzione, l'amministratore di gruppo ti deve aver autorizzato ad aggiungere dei documenti nella cartella root (cartella di primo livello) dei documenti di gruppo.

    Se il documento si trova già nei tuoi documenti privati, puoi condividerlo con il gruppo. Vai ai tuoi documenti privati e seleziona Condividere con dei gruppi nel menù Azioni del documento. Poi contrassegna il nome del gruppo. Se non è possibile contrassegnare la casella significa che l'amministratore di gruppo non ti ha autorizzato ad aggiungere dei documenti nella cartella root dei documenti di gruppo.

    Il documento appare nella cartella root dei documenti di gruppo. Ora puoi spostarlo in un'altra cartella (se sei autorizzato a aggiungere dei documenti nella cartella scelta).


  10. Notificare i membri del tuo gruppo
    Quando crei o modifichi un documenti di gruppo, puoi inviare una notifica per email a tutti i membre del gruppo (tranne a te stesso) per avvertirli che un nuovo documento (o una nuova versione di un documento) è disponibile. Questa notifica standard può essere personalizzata con i tuoi commenti. Attenzione: Solo il creatore del documento può inviare una notifica.

    Per inviare una notifica, seleziona Notificare per email nel menù Azioni del documento.

Edizione online

  1. Funzioni
    Non hai più bisogno di softwareOffice (Microsoft Office, OpenOffice) installato sul tuo computer per poter usare word, fogli excel e per presentare dei documenti. ContactOffice integra un editore online che offre le opzioni principali.

    Questo editore è disponibile se l'amministratore del ContactOffice l'ha attivato (come impostazione standard, è disattivato) e hai il diritto di lavorare un Documento specifico.

    Selezionare Modificare online dal menù contestuale di un Documento "Office". Per salvare le tue modifiche, clicca sul tasto "Salvare" nell'editore online.

    Nota bene: L'editore online viene offerto da un'applicazione di terzi, che accederà al contenuto dei tuoi Documenti lavorati. La terza compagnia non garantisce questo servizio per il futuro.

  2. Modifiche in collaborazione
    I documenti presenti in un gruppo possono essere modificati da più persone alla volta, ogni utente può lavorare su un paragrafo alla volta. Le modifiche degli altri utenti sono visibili in tempo reale. Inoltre gli utenti hanno a disposizione una chat.
  3. Limitations
    Please note that the maximum document size is 10 MB.
    Please note also that your documents are not automatically saved after a while: you need to save them manually from time to time.

  4. Nota bene: L'editore online viene offerto da un'applicazione di terzi, che accederà al contenuto dei tuoi Documenti lavorati. La terza compagnia non garantisce questo servizio per il futuro.

Disco virtuale

  1. Definizione
    Il disco virtuale ti permette di accedere direttamente ai tuoi documenti (senza navigatore di rete): i documenti si trovano in una cartella dedicata sul tuo computer, protetti con un login e una password.

    Questa cartella funziona come una cartella standard: puoi aggiungere, eliminare e/o rinominare dei file e delle sottocartelle. Puoi anche aprire un file dalla cartella o da un'altra applicazione aperta sul tuo computer. Il disco virtuale è anche un modo comodo per fare il backup di file salvati sul tuo PC.

  2. Creare un disco virtuale
    La procedura dipende dal tuo sistema operativo.

    Vedrai che il disco virtuale consiste in più cartelle:

    • Una cartella 'privata': contiene le tue cartelle e documenti privati
    • Una cartella per ogni gruppo: ogni cartella contiene delle cartelle e dei documenti di gruppo

    Attenzione: Tutti i documenti vanno salvati in una di queste cartelle: non puoi inserire dei documenti al livello più alto, né creare delle nuove cartelle a quel livello.

  3. Creare una cartella Web in Windows 10 & Vista
    1. Vai a "Computer".
    2. Clicca su "Connetti unità di rete" nel menù orizzontale.
    3. Clicca su "Connessione a un sito Web per l'archiviazione di documenti e immagini".
    4. Clicca su "Aggiunta guidata risorse di rete".
    5. Inserisci questo URL: https://office.contactoffice.com/docs/NOME UTENTE
    6. Inserisci il tuo ContactOffice login (NOME UTENTE) e password.
  4. Creare una cartella Web in Windows 7 & 8
    1. Vai su "Start - Computer".
    2. Clicca su "Mappare Unità di Rete" nel menù orizzontale.
    3. Copia questo link nel campo Cartella: https://office.contactoffice.com/docs/NOME UTENTE
    4. Inserisci ContactOffice login (NOME UTENTE) e password.

  6. Creare un disco virtuale su macOS (Mac)
    1. Nel Finder seleziona il menù "Vai" e seleziona "Connessione al server..." (oppure tasti cmd + K).
    2. Nella finestra di scelta "Connessione al server" inserisci questo indirizzo: https://office.contactoffice.com/docs/NOME UTENTE.
    3. Nella finestra successiva, in "Connettiti come", seleziona "Utente registrato". Come utente inserisci le tue credenziali ContactOffice login (NOME UTENTE) e ContactOffice password. Puoi scegliere di registrare queste credenziali nel tuo portachiavi, nel qual caso presta attenzione alla sicurezza del tuo computer.
    4. Clicca su "Connetti".
    5. La cartella WebDAV appare tra le Condivise nel pannello laterale nelle finestre del Finder. Appare anche andando nel menù "Vai > Computer".
    È possibile creare automaticamente questa cartella all'avvio del Mac. Come prima cosa devi far memorizzare la password nel portachiavi. Poi vai nelle "Preferenze di Sistema", seleziona "Utenti e Gruppi" e clicca il bottone "Elementi login", quindi trascina l'icona del disco virtuale condiviso nell'elenco degli elementi di login.
  7. Files atipici con macOS
    Con macOS, caricare un file alla Cartella Web crea un duplicato del file il cui nome inizia con '_'.
  8. Crea un disco virtuale su iPhone o iPad
    iOS non include nativamente il protocollo WebDAV. Si può però usare una app allo scopo, come WebDAV Navigator (potrebbe non essere disponibile nell'App store italiano).
  9. Crea un disco virtuale su Android
    Android non include nativamente il protocollo WebDAV (usato per i dischi virtuali). Si può però usare una app allo scopo, come WebDAV Navigator.
  10. Crea un disco virtuale su Linux
    Puoi connettere il tuo dispositivo al tuo ContactOffice account usando il protocollo WebDAV.

    GNOME (Nautilus File Manager):
    1. Apri il browser dei file Nautilus.
    2. Seleziona il menù File > Connetti al Server.
    3. Inserisci questo URL: davs://office.contactoffice.com/docs/NOME UTENTE
    4. KDE (Dolphin file manager):
      1. Apri Dolphin
      2. Nella colonna di sinistra seleziona "Rete" e poi "Aggiungi cartella di rete"
      3. Nella finestra successiva seleziona "Cartella web (webdav)".
      4. Clicca il pulsante "Successivo".
      5. Inserisci i seguenti parametri:
        • Nome: che titolo vuoi dare alla cartella nei segnalibri, ad es. ContactOffice
        • Utente: NOME UTENTE
        • Server: office.contactoffice.com (senza https:// prima o percorso di cartelle dopo)
        • Cartella: /office.contactoffice.com/docs/NOME UTENTE.
      6. (opzionale) Clicca "Crea icona" per aggiungere un segnalibro nella sezione Posizioni.
      Nota: se usi un desktop o gestore diverso per favore fai riferimento alla sua documentazione per istruzioni precise.

      A seconda del tuo ambiente GNU/Linux, potrebbe essere necessario installare prima il pacchetto davfs2.
    5. Possibili problemi
      Per un uso ottimale, nota bene:
      • Evita di usare degli accenti nel nome delle cartelle
      • Configura il tuo firewall personale o quello di rete in modo tale da permettere la connessione al tuo disco virtuale (protocollo WebDAV su porta 443(https): il tuo computer deve essere autorizzato a mandare dei dati).
      • Secondo il tipo di abbonamento, i livelli nelle tue cartelle e sottocartelle variano. Se cerchi di inserire più livelli nelle tue cartelle virtuali, riceverai un messaggio di errore
    6. Disconnessione in corso
      La connessione alla tua Cartella Web è attiva solo durante il periodo che sei connesso a internet e che il tuo computer è acceso. Per interrompere la connessione manualmente, clicca con il tasto destro su 'Risorse del computer' e seleziona 'Disconnetti unità di rete'. Seleziona l'unità di rete corrispondente alla tua Cartella Web e clicca su 'OK'.

    Cartelle e sottocartelle


    2. Creare una cartella o una sottocartella
    3. Rinominare una cartella
    4. Spostare una cartella
    5. Eliminare una cartella



    4. Ultima ricerca
      Potrai visualizzare i risultati della tua ultima ricerca cliccando su Risultati della ricerca nella parte sinistra dello schermo.



    2. Invia come link
      Anziché inviare il Documento all'interno del messaggio email, puoi inviarlo come un collegamento ipertestuale. Il destinatario avrà qualche giorno di tempo per scaricarlo cliccando sul collegamento ipertestuale e tu riceverai una notifica.

    Drop folder

    1. Definizione
      Il drop box (cartella di deposito) è una cartella speciale nei tuoi Documenti privati, dove i membri del gruppo del quale fai parte possono lasciarti dei Documenti. Il drop box è come una casella postale: quando qualcuno ti lascia un documento, a lui diventa invisibile.

      Attenzione: tutti i membri dei gruppi dei quali fai parte possono usare il tuo drop box in qualsiasi momento.


    2. Questa funzione ti permette di ricevere dei file direttamente nello strumento Documenti piuttosto che per email: rapporti, compiti, ecc.


    5. Lasciare un documento
      Per lasciare un documento nel drop box di qualcuno, bisogna prima crearlo nei tuoi Documenti privati. Poi, scegli Inviare a un drop box nel menù Azioni di questo documento. Nell'elenco di gruppo, clicca sul nome del destinatario.

    7. Gestire i documenti lasciati
      Le solite funzioni (inclusa la condivisione con i gruppi) si applicano ai Documenti lasciati nel tuo drop box. Puoi anche spostarli in altre cartelle o eliminarli.

    Tags









    Eliminare dei documenti

    1. Eliminare un documento
    2. Eliminare una selezione di documenti

    Conversione PDF

    1. Funzioni
      Per visualizzare un file per il quale non hai il software necessario installato sul tuo computer, o semplicemente per convertire un Documento a formato PDF, seleziona Convertire a PDF nel menù contestuale di questo Documento.

      La conversione viene fatta sul momento e necessita di un tempo che dipende dalle dimensioni e la complessità del file. Per favore attendere mentre la conversione viene effettuata. Quando è finita, puoi salvare il file PDF sul tuo computer.

      I seguenti formati vengono accettati: .pdf, .swf (Flash), .html, .odt, .sxw, .doc, .docx, .rtf, .wpd, .txt, .wikitext (MediaWiki), .ods, .sxc, .xls, .xlsx, .csv, .tsv, .odp, .sxi, .ppt, .pptx, .odg, .svg

    Accesso pubblico

    1. Definizione
      I diritti di accesso standard permettono la condivisione dei dati in gruppo di utenti autenticati.

      L'accesso pubblico ti permette di pubblicare dei dati in rete: chiunque li potrà vedere senza avere un account all'ContactOffice e senza nessuna autenticazione.

      Basta attivare l'accesso pubblico e comunicare l'indirizzo URL di un dato specifico via email, sul tuo sito web, ecc.


    2. Questa funzione ti permette di pubblicare modelli, rapporti, studi, ecc.

      Attenzione: ContactOffice décline toute responsabilité en cas d'utilisation illégale. Pubblicare dei contenuti non tuoi è contro la legge. Verrai considerato il solo ed unico responsabile in caso di azioni legali.


    3. Se sei autorizzato all'accesso pubblico, apparirà "Accesso pubblico" nelle finestre dei diritti di accesso.

    4. Per impostare dati (un documento per esempio) per l'accesso pubblico, bisogna prima impostare la cartella che contiene il documento per l'accesso pubblico, così come tutte le cartelle fino alla cartella root (inclusa).

      Per esempio, se vuoi impostare il documento "form.doc" per l'accesso pubblico, e questo documento si trova nella sottocartella "comunicazione" della cartella "pubblico", bisgogna impostare la cartella root, la cartella "pubblico" e la sottocartella "comunicazione" per l'accesso pubblico.

      Infine, bisogna impostare il documento stesso per l'accesso pubblico. Siccome ogni documento ha i suoi diritti di accesso, non c'è bisogna di impostare tutti documenti di una cartella per l'accesso pubblico.

    5. Accesso a dei dati pubblici



    Server a distanza

    1. Definizione
      Un server a distanza è un server di documenti che permette delle connessioni WebDAV (di solito sulla porta 80 (http)/443(https)). Configurando un server a distanza nel ContactOffice, potrai riunire tutti i tuoi documenti in un'unica interfaccia.

      Attenzione: è il server a distanza che imposta i diritti di accesso (visualizzare, scrivere) per le sue cartelle e documenti. Imposta anche lo spazio disponibile sul disco.

    2. Operazioni sulle cartelle e i file di server a distanza
      Una cartella di un server a distanza è simile a una dell'ufficio virtuale per le operazioni di base: aggiungere, eliminare, rinominare un documento, ecc. Puoi copiare o spostare dei documenti da un server a distanza all'ufficio virtuale e vice versa.
    3. Aggiungere un server a distanza
      Clicca su Server a distanza nella barra di menù. Inserisci le impostazioni della connessione:
      • Nome: questo nome identificherà il server. Questo nome è limitato all'ufficio virtuale e non ha nessun legme con il nome attuale del server a distanza.
      • URL: l'indirizzo del server a distanza
      • Login: il tuo login sul server a distanza
      • Password: la tua password sul server a distanza.

      Poi clicca su Salvare. Questo confermerà automaticamente le impostazioni e creerà il server a distanza se le impostazioni sono valide. Se le impostazioni non sono valide, modifcale. Se sono valide ma non vengono confermate, contatta l'assistenza tecnica del server a distanza.



    6. Modificare un server a distanza
      Clicca su Modificare accanto al server a distanza, modifica le impostazioni e clicca su Salvare.

      Attenzione: se modifichi il nome del server a distanza, il cambiamento verrà considerato solo dalla prossima volta che ti connetti.


    8. Disattivare un server a distanza
      Puoi disattivare un server a distanza senza eliminarlo.
    9. Eliminare un server a distanza
 

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