Guida per l'utente

v.01/2024

Messaggi Messaggi Calendario Calendario Contatti Contatti Documenti Documenti Instant messaging IM SMS SMS Fax Fax Gruppi Gruppi

Inviare dei messaggi

  1. Recipient types
    Clicca su Comporre nella barra di menù. Inserisci i parametri seguenti nella prossima finestra:
    • A:indirizzo email del destinatario principale
    • Cc (facoltativo): uno o più destinatari in copia
    • Ccn (facoltativo): uno o più destinatari in copia muta
    • Oggetto (facoltativo): l'oggetto del tuo messaggio
    • Messaggio (facoltativo): il messaggio
    Attenzione: Gli indirizzi nel campo Cc sono visibili a tutti i destinatari, mentre gli indirizzi nel campo Ccn sono invisibili a tutti i destinatari.
  2. Address autosuggest (autocomplete)
    Enter some letters from a first name, a last name or an email address to display a list of suggestions. These suggestions come from:
    • your collected addresses (email addresses that are not in your private Contacts and you have written to recently using the Web interface)
    • your private Contacts
    • your sender addresses (in the From pull-down menu)
    • your groups (@group addresses, to send a mail to all group members)
    • your private contacts lists (@list addresses)
    If the email address you search for does not appear in the suggestions, launch a search by clicking on To, Cc or Bcc.

    The autosuggest may contain up to 1000 addresses. If you have more than 1000 in the categories listed above, addresses not recently used will be ignored. You can still search for them.

    Note: in previous versions, suggestions came from private Contacts, group Contacts and group members. The number of Contacts involved made the suggestions inefficient, hence this new approach.
  3. Creare una bozza
    Mentre scrivi un messaggio, clicca su Salvare per salvare il messaggio come una bozza. Non viene inviato e viene messo automaticamente nella cartella Bozze.

    Per continuare a scrivere e/o inviare il messaggio, vai a Bozze e clicca sul messaggio.

  4. Lay-out (colours, etc.)
    Una email puoi essere inviata in testo (formato predefinito) o in HTML. Questo secondo formato permette la formattazione di testo (carattere, alineamento, colori, ecc.), immagini, ecc.

    Per inviare una email in HTML, clicca su Comporre e poi sul pulsante <Rich text>. Una barra di bottoni (simile a una barra di bottoni per l'elaborazione di testo) appare al di sopra del testo del messaggio. Sposta il mouse sopra ogni bottone per ottenere la sua didascalia.

  5. Insert an image
    To insert an image directly in the message content and not as an attachment, make sure that the message format is Rich text formatting (using Plus for a specific message or Settings for all messages). Images are indeed visible in this format only. Click on the last but one button in the lay-out menu bar, representing an image. Choose the image on your computer or in the Documents. Finally, apply some styling (alignment) after clicking on the image.

    Mind that the image weight must be acceptable for an email.

    Note: The image is stored in the Mail images folder in your private Documents.

  6. Rispondere
    Apri il messaggio e clicca su Rispondi. Ora appare il messaggio di risposta con la citazione del messaggio originale. Puoi eliminare tutte le linee dispensabili.

    Per rispondere a tutti i destinatari (campi A e Cc) con un'unica azione, clicca su A tutti dopo Rispondi.

    I messaggi ai quali hai risposto vengono segnalati con il pittogramma.

  7. Inoltrare
    Apri il messaggio e clicca su Inoltra. Ora appare un nuovo messaggio con la citazione del messaggio originale. Puoi eliminare tutte le linee dispensabili.

    I messaggi che sono stati inoltrati vengono segnalati con il pittogramma.

  8. Indirizzo del mittente
    Puoi avere più di un indirizzo dal quale inviare dei messaggi (fino a 50). Questi indirizzi vanno inseriti nei tuoi dati personali.

    Quando scrivi un messaggio, clicca su Da per modificare i tuoi dati personali e aggiungi (o modifica) un indirizzo email.

    Quando scrivi un messaggio, seleziona un indirizzo mittente nel menù a tendina accanto a Da. Puoi impostare l'indirizzo predefinito del mittente cliccando su Parametri > Messaggi > Generale.

  9. Send a SMS
    Inserisci il numero completo nel formato internazionale (Paese + prefisso + numero) seguito da @SMS (es. 32475123456@SMS). Gli allegati non possono essere inviati a questi destinatari.
    Attenzione: Ti consigliamo di firmare il tuo SMS in modo che i destinatari capiscono da chi viene. In più, se desideri una risposta via SMS, includi il tuo numero di cellulare nel messaggio.
  10. Send a fax
    Inserisci il numero completo nel formato internazionale (Paese + prefisso + numero) seguito da @fax (es. 32475123456@FAX). Il testo del messaggio viene mandato sulla prima pagina, gli allegati sulle pagine successive.
    Attenzione: Ti consigliamo di firmare i tuoi fax in modo che i destinatari capiscano da chi viene. In più, se desideri una risposta via fax, includi il tuo numero nel messaggio.

Collected addresses

  1. What are collected addresses?
    Collected addresses are email addresses you have sent a mail to recently using the Web interface and which are not already in your private Contacts. Email addresses in mails sent from external software such as an IMAP client (Outlook, Thunderbird, etc.) won’t be collected.

    Collected addresses will appear in the email autosuggest when you write a mail in the Web interface.

    If you wish to synchronize recipient email addresses with other software or devices, add these to your private Contacts and sync with CardDAV or Exchange ActiveSync.
  2. How to view collected addresses?
    Go to Settings > Messages > Collected addresses.
  3. Edit a collected address
    If the name or address is or has become wrong (the recipient has switched mail provider or company for instance), you can edit both by clicking on the collected address.
  4. Turn a collected address into a contact
    Click on the collected address and then on Create contact and save the new contact. All email addresses in your private Contacts will automatically be suppressed from your collected addresses.
  5. Delete a collected address
    If you do not wish a collected address to appear in the recipient autosuggest anymore, you can delete it. Move the pointer to the collected address and click on the deletion icon that appears.

Rubriche

  1. Usa la Rubrica
    Quando scrivi un messaggio puoi riempire i campi A, Cc e Ccn usando l'opzione Rubrica: clicca su A, Cc o Ccn.
  2. Usare la Rubrica
    When you call the contacts by clicking on A, Cc or Bcc, email addresses are displayed. In the pull-down menu on the right, select Phone numbers so that you can select recipients for SMS or fax.
  3. Inviare un messaggio a tutti i membri del gruppo
    Click on Bcc. Select the group in the pull-down menu then select Group members in the left column. Tick the All members checkbox. This way, email addresses will not be shown to all group members. If you wish that addresses are displayed, click on To or Cc at the start.
  4. Add to contacts
    You can add data to contacts in several ways:
    • Click on a correspondent name and choose Save in Contacts to create a new contact with this email address or Add to a Contact to associate the email address with an existing contact.
    • Click on a phone number and choose Save in Contacts to create a new contact with this number or Add to a contact to associate it to an existing contact.

Elenco dei contatti

  1. Definizione
    Gli elenchi ti permettono di raggruppare più contatti delle varie rubriche. Così facendo, puoi inviare lo stesso messaggio a tutti questi contatti con una sola azione.

    Puoi raggruppare diversi canali di comunicazione (email, SMS, fax) se il tuo abbonamento lo permette.

    Il numero di elenchi che puoi creare e il numero di destinatari che possono contenere dipende dal tuo tipo di abbonamento.

    Anche se possono essere bidirezionali (se metti tutti gli indirizzi in Cc: e il tuo in A), gli elenchi sono piuttosto unidirezionale.

    Attenzione: gli elenchi non possono essere usati fuori da ContactOffice.

  2. What are lists for?
    Create lists containing groups of people you frequently communicate with: superiors, colleagues, students, etc.

    You don't have to create a list with all members from a group, as it already exists and is automatically updated.

    Warning: lists are not designed for mass mailing, and certainly not for sending unsolicited commercial email). Abuse could result in your account being suspended. There are mass mailing solutions on the market.

  3. Creare un elenco privato
    Clicca su Elenchi nella barra di menù e nella finestra successiva seleziona Privato nel menù a tendina. Crea il tuo elenco selezionando gli appositi indirizzi dalla rubrica (privata o di gruppo).
  4. Creare un elenco di gruppo
    Tutti i membri del gruppo possono inviare un messaggio all'elenco di gruppo in qualsiasi momento. Solo l'amministratore di gruppo può creare e modificare gli elenchi di gruppo.

    Se sei tu l'ammnistratore di gruppo, clicca su Elenchi, seleziona il gruppo nel menù a tendina e poi crea l'elenco di gruppo come faresti con un elenco privato. Per autorizzare i membri a modificare un elenco di gruppo, clicca su Accesso accanto al nome dell'elenco e contrassegna le apposite caselle.

  5. Usare un elenco
    Per vedere il contenuto di un elenco, clicca sul suo nome.

    Per inviare un messaggio a un elenco, crea un nuovo messaggio e clicca su A e seleziona il tab "Elenchi". Contrassegna la casella di un elenco.

    Puoi anche cliccare su Elenchi, selezionare "Privato" o un nome di gruppo e poi cliccare su Inviare un messaggio a questo elenco accanto al nome dell'elenco.

  6. To, Cc or Bcc?
    Choose carefully which field to call your list from. To and Cc will display the recipients list to all of them. On the contrary, Bcc hides all recipients.
  7. Modificare un elenco
    Clicca su Elenchi e poi su Modificare accanto all'elenco e fai tutte le modifiche necessarie.
  8. Esportare un elenco
    Per esportare un elenco a un file CSV (valori separati da virgola), clicca su Esportare accanto all'elenco.
  9. Eliminare un elenco
    Select Delete in the list Actions. This deletes the list, but contacts in the list are of course not deleted.

Allegati

  1. Allegati in uscita
    To send a file stored on your computer, click on Attach and then select Attachments.

    To send a file already stored in the Documents, click on Attach and then select Documents.

  2. Invia come link
    Anziché inviare il Documento all'interno del messaggio email, puoi inviarlo come un collegamento ipertestuale. Il destinatario avrà qualche giorno di tempo per scaricarlo cliccando sul collegamento ipertestuale e tu riceverai una notifica.
  3. Allegati in arrivo
    Gli allegati vengono segnalati con il pittogramma di una graffetta accanto al campo dell'oggetto del messaggio. Quando apri il messaggio, gli allegati vengono visualizzati in fono della finestra. Hai 3 possibilità:
  4. Visualizzare (clicca su "Visualizzare");
  5. Salvare l'allegato sul computer (clicca su "Scaricare");
  6. Salvare l'allegato direttamente nei documenti personali (clicca su "Salvare in documenti"). Una nuova finestra mostrerà tutte le cartelle dei tuoi documenti personali.
  7. Hide attachments
    You can hide attachments by clicking on the zone where they appear. They are just hidden and not deleted.
  8. Delete an attachment
    It is possible to delete an attachment in a received or sent email, to save storage in the mailbox. The deletion has no impact in your correspondents' mailboxes: once you have sent an email with an attachment, the recipients gets this attachments and nothing can be done about it.

    In the Actions of an attachment, select Delete. A trace of the attachment remains, because there indeed was an attachment when you received or sent the email.

Visualizzazione

  1. Unread messages
    To display only unread emails in the current folder, select Unread only in the Actions of this folder.
  2. Display external images
    If there are external images in a message, i.e., images hosted on a server and not directly in the message, they are not displayed. Indeed, external images can inform the sender that you have opened the message. They can deduce from that, for instance, that your email address is valid and active. This is useful information for a spammer.

    However, some external images are harmless and improve the message lay-out. Therefore, an alert is displayed on top of a message when some images are hidden: "Images on third-party Web servers are filtered. Display images in this email?". Click on Yes if you wish to display them and if you trust the sender.

  3. Ordinare i messaggi
    I messaggi vengono ordinati automaticamente in ordine cronologico inverso (i messaggi più recenti sono più in alto).

    Puoi ordinare secondo uno dei seguenti criteria: letto o non letto, oggetto del messaggio, nome del mittente, dimensioni del messaggio e data. Per ognuno puoi scegliere l'ordine normale (alfabetico o crescente) o l'ordine inverso (decrescente).

  4. Display the complete date
    In the messages list, bring the mouse on an abbreviated date to display the full date and the hour.

Threads

  1. Threads
    Threading visualizza le email come in un forum: i messaggi di una stessa conversazione vengono visualizzati in modo gerarchico, il commento più recent viene messo in fondo.

    Nota bene: ContactOffice usa una serie di criteri per raccogliere i messaggi all'interno di threads. Se rispondi a un messaggio e cambi completamente i contenuti della conversazione, ContactOffice non sarà in grado di capirlo e continuerà ad associare questi messaggi nello stesso thread. Vive versa, se dei messaggi di mittenti diversi hanno lo stesso oggetto, probabilmente appariranno nello stesso thread.

  2. Activation
    Per attivare questo modo di visualizzare, seleziona Threads nel menù Visualizzare. Questo modo di visualizzare rimarrà selezionato per le tue future sessioni.

    Per tornare al modo tradizionale di visualizzare, deseleziona questa opzione.

  3. How to use threading
    In the list on the left, a thread is represented by a single message. The total number of messages is displayed for each thread. If a thread contains at least one unread message, it is displayed as an unread message.

    When you select a thread, all messages in it are displayed on the right. Click on a message to read it. Unread messages are displayed with the same background colour than unread messages on the left.

  4. Mark a message in a thread as read
    Select a thread on the left and a message on the right. Opening the message will mark it as read.
  5. Mark a message in a thread as unread
    Select a thread on the left and a message on the right. In the menu bar, select "More/..." and then Mark as unread.

Firma

  1. Create a signature
    Go to Messages Settings and select Signatures. If you use lay-out options (colours, alignment, etc.), make sure that the Default format in General is set to Rich text formatting.

    You can create a signature for each of your sender addresses (16384 characters).

  2. Insert an image in a signature
    To insert an image (logo, etc.) in your signature, do as follows:
    1. In Messages Settings, heading General, in the Edition section, make sure that the Default format is Rich text formatting. Images are indeed visible in this format only.
    2. In Messages Settings, heading Signatures, create the text part of your signature. You can use the lay-out options (colours, etc.). Then, click on the last but one button in the lay-out menu bar, representing an image. Choose the image on your computer or in the Documents. Finally, apply some styling (alignment) after clicking on the image.
      Note: The image is stored in the Mail images folder in your private Documents. Don't delete it, otherwise it will vanish from your signature.
    You can have several images in a signature.
  3. Use a signature
    • If you wish to sign each outgoing message, tick Automatic signature in Settings > Messages > Signatures. If you don't want to sign a specific message, just select the signature text with the mouse and delete it. You can also go to Plus (on the right) and choose Disable in the Signature section.
    • If you wish to sign some messages: write the message and then, in More (on the right), choose Insert at bottom or Insert at cursor in the Signature section.
  4. Recapiti in allegato
    Un altro modo per firmare il tuo messaggio è includere una vCard (biglietto da visita eletrronico, che contiene le informazionni salvate nei tuoi dati personalli). Basta cliccare su vCard mentre scrivi il tuo messaggio. Tutti i dati contenuti nei tuoi dati personali verranno usati nella vCard (eccetto i campi Commento e Tags).
  5. Firma obbligatoria
    Per certi tipi di abbonamenti, tutti i messaggi in uscita devono essere firmati (marketing, clausula di esclusione della responsabilità,ecc.). Questa firma obbligatoria non può essere disattivata, però puoi sempre usare la tua firma personale.

Password encrypted messages

  1. What are password encrypted messages?
    With this feature, you can send a secure message to any email address. The recipient will be able to read your message after entering the password received from you by some other way. Just a password: nothing to install or set-up, no OpenPGP keys to create.

    The recipient will get an email containing a link and an optional password hint. Clicking on the link will open the message on ContactOffice. The recipient will be able to answer to your message with the same security level. You will read the answer using the same password.

    The privacy of the message relies on the fact that the password is not known or guessed by a third-party.
  2. Send a password encrypted message
    Compose a message as usual and click on Encryption. Two options appear. Select Password encrypted. As for OpenPGP encrypted, see "Electronic signature and encryption" in this manual.

    Carefully choose a password that you will send by some other means of communication (face to face, by phone, by SMS, etc.). Never use your ContactOffice password, your private key passphrase or any other sensitive password. Optionally, you can add a clue. Be aware that this clue won't be encrypted and therefore could be read by anyone.

    Password encrypted message have a one week default expiration date, but you can choose a different date or send a message that will never expire. After the expiration date, the recipient won't be able to read the message.

    Eventually, click on Send to send the message.

    The message is stored in your usual folder. You need the password to read it. You will be able to read it even after the expiration date. Beware: if you delete the message before its expiration date, the recipient will not be able to read it anymore.

Electronic signature and encryption

  1. Why sign your messages?
    Email was designed in such a way that it does not check whether an email has actually been sent by the owner of the sender email address. This is the reason why you might get messages that seem to come from banks, well-known suppliers or friends. Likewise, others could also use your own address as sender address. They don't need to hijack your mailbox do to that: they just have to know your email address.

    The purpose of electronic signature is to make sure that the sender of an email is really the sender email address owner and, conversely, to make sure that emails sent with your email address as sender are really sent by yourself.

  2. Why encrypt your messages?
    Il servizio e-mail fu concepito in modo da poterne leggere il contenuto durante il transito tra i server. Il percorso tra due server può essere molto lungo e appoggiarsi a molti intermediari. Oltretutto, sistemi automatici dei servizi di intelligence o reti criminali sono in ascolto. Vale la pena notare che è tecnicamente possibile alterare il contenuto di una e-mail mentre transita sulla rete Internet.

    Lo scopo della crittografia è di rendere il contenuto dei messaggi illeggibile a terze parti: solo il destinatario sarà in grado di leggerlo. Allo stesso modo, solo tu sarai in grado di leggere le e-mail che ti manda.

  3. Your key pair
    Electronic signature and encryption both rely on a pair of keys. These keys are electronic files:
    • A private or secret key, that you will really keep private. Besides, it is protected by a password, called a "passphrase". The system security is based on the privacy of the private key and the passphrase.
    • A public key, that you can send freely and also publish on the Internet.
    1. Electronic signature means signing an email with your private key.
      The recipient's email software will compare your signature with your public key and will confirm that the email is correctly signed.
    2. Encryption means encoding an email with the recipient's public key.
      The recipient's email software will compare the email content with the recipient's private key and will confirm that the email is correctly encrypted and that its content has not been modified. It will decode the message so that the recipient can read it, but will keep on storing it in its encrypted form.
    Note: when you send an encrypted message, ContactOffice will sign it as well. Exchanging encrypted messages in ContactOffice therefore requires that both correspondents have the public key of one another. On the contrary, you could get from outside encrypted messages that are not signed.

    Note: publishing a public key on public key servers is a non-reversible process. It will also publish your given first and last name along with your associated email address that you will not be able to delete or modify once published. However, this will allow other users to find your public key easily.

    This key pair architecture is a standard. Its name is OpenPGP.

  4. Your keystore
    Your keystore contains not only your own key pair but also the public keys you add in there. The system security is based on the trust you give to each public key. Before you add a public key, you have to make sure that it belongs to the right person.

    Adding a public key enables ContactOffice to: validate messages electronically signed by this person, decode messages encrypted by this person and send this person encrypted messages.

  5. How to start?
    Here are a few tips to start using these features
    • You don't necessarily have to switch to a situation where you would only send and receive encrypted emails. Depending on the message confidentiality and the technical capability of the recipient's mail system to handle encryption, you send a normal or encrypted message, on a case-by-case basis. Contrary to other encryption platforms that force you to encrypt all your messages and to communicate only with users on the same platform, ContactOffice lets you free.
    • You can electronically sign all your messages. On the recipient side, even if their email system does not handle electronic signatures validation, he will be able to read your messages.
    • Because encryption means encoding an email with the recipient's public key, it requires that the recipient has created their own key pair and that you are in possession of their public key. A good way to start is identifying a few correspondents who may be interested in exchanging encrypted messages with you. If these correspondents are also ContactOffice users (colleagues, members of your organization for instance), it will be much easier.
    • For optimal performance, keeping total attachment(s) size up to 5 MB or lower in end-to-end encrypted and/or digitally signed messages is recommended.
  6. Part of a security policy
    Encryption is just part of a security policy. If your ContactOffice password and/or your passphrase are too easy to guess or written on a Post-It next to your screen, email encryption is at great risk to be compromised.
  7. Technical information
    We support RSA-algorithm based OpenPGP keys for both encryption/decryption and digital signing operations. ECC (Curve25519) algorithm based OpenPGP keys are also supported for encryption/decryption operations. All OpenPGP keys should be ASCII Armored.

    If you already have your keypair and if it was generated using RSA-algorithm, it is recommended to keep the message attachment(s) total size between 3 MB to 5 MB for optimal encryption/decryption performance.

Filtri

  1. Definizione
    I filtri permettono di gestire i messaggi in arrivo (incluso gli account POP3 esterni) a certe condizioni. Non si applicano ai messaggi di spam, almeno che i mittenti non siano in whitelist.
  2. Access to filters
    Go to Settings, choose Messages and then Filters.
  3. Creare un filtro
    Clicca su Filtri nalle barra di menù e poi su Aggiungere. Inserisci i parametri seguenti:
    • Descrizione: dai un nome specifico al filtro così da poter gestirlo facilmente.
    • Condizioni: usa almeno una condizione. Per aggiungerne un'altra, clicca su Aggiungere una condizione. Per eliminare una condizione, clicca su Eliminare accanto alla condizione. Se inserisci più di una condizione, decidi se vanno rispettate tutte (logico AND) o minimo una (logico OR).
    • Azioni: inserisci minimo un'azione usando il menù a tendina. Per aggiungerne una, clicca su Aggiungere un'azione. Per eliminare un'azione, clicca su Eliminare accanto a quell'azione. A seconda dell'azione scelta, può darsi che ti venga chiesto di dare delle informazioni aggiuntive (la cartella nella quale va spostato il messaggio ecc.).
  4. Blacklist
    There is no feature named "blacklist" but you can get the same result with Filters. If you wish to block sender addresses or domains, create a filter with action Delete. In such case, the sender will still be able to send you messages, but you will not see them in your mailbox, nor will they use any of your mailbox space. Be careful when you create the condition for such a filter. You can also use the Move to Trash action to avoid any immediate deletion.
  5. Modificare un filtro
    Puoi modificare un filtro in qualsiasi momento cliccando sul suo nome.
  6. L'ordine dei filtri
    I filtri vengono eseguiti nell'ordine di comparizione nel riepilogo dei filtri (il filtro in alto della pagina viene eseguito per primo). Ciò significa che un altro ordine darà risultati diversi.
  7. Disattivare un filtro
    Nel riepilogo dei filtri, clicca sul nome del filtro e togli il contrassegno alla casella accanto a "Attivo". Ora il filtro è stato disattivato ma non eliminato. Puoi riattivarlo in qualsiasi momento.
  8. Eliminare un filtro
    Nel riepilogo dei filtri, clicca sul cestino accanto al filtro.
  1. Search in tools and environments
    The search field is located in the upper right part of the screen. Enter a word or its first letters to launch a search.

    Search and tools:

    • If you are using a tool (Messages, for instance) and launch a search from there, it will search in this tool.
    • If no tool is selected when you launch a search (in the homepage, just after you have logged in, for instance), it will search in all tools. The results list will display the data type for each result. To get back to the homepage, click on the logo in the upper left corner.
    Search and environments:
    • If your private environment is selected when you launch a search (your private documents, for instance), it will search in this environment.
    • If a group is selected when you launch a search, it will search only in this group.
    • You can broaden or narrow the search by clicking on the triangle to display the advanced search options. In the Search in section, select Private or Private + Groups. If you select the latter, search will be done in all groups at the same time.
  2. Advanced search
    Most tools have an advanced search, the search criteria being specific to each tool.
  3. Results
    Results are limited to 200 items and are sorted by relevance.
  4. Ultima ricerca
    Potrai visualizzare i risultati della tua ultima ricerca cliccando su Risultati della ricerca nella parte sinistra dello schermo.
  5. Search from a correspondent
    Click on a correspondent (sender or recipient) name and select Received and sent messages to search for all messages sent to and received from him.
  6. Sorting results for Messages
    Search results for messages are sorted by date by default. Go to Settings, then Messages, then the General section if you want results to be sorted by relevance.
  7. Search field syntax
    • If you enter several words, you will get data that contain all these words. If you enter "OR" between words, you will get data that contain one of the words.
    • The search does make a difference between uppercase and lowercase.
    • You can add a star (*) after at least 4 characters to search on all words starting with these characters.
    Examples:
    • holiday Hawaii (equal to holiday AND Hawaii) will return data containing holiday and Hawaii.
    • Maui OR Hawaii will return data containing Maui or Hawaii.
    • "great holiday" (with the quotation marks) will return data containing the "great holiday" expression.
    • "info*" will return data containing words starting with info (information, informative, informed, etc.)
    • virus -computer will return data containing the word "virus" but not the word "computer".

Modelli

  1. Definizione
    Un modello è un messaggio email già pronto da inviare che ti permette di gestire dei messaggi ricorrenti: domande d'informazioni, richieste,ecc.

    Come con tutte le email, il modello può contenere più indirizzi e allegati.

    Una volta aperto il modello (come messaggio nuovo oppure come risposta a un messaggio ricevuto), il suo messaggio può essere personalizzato senza modificare il modello.

  2. Creare un modello
    Clicca su Modelli nella barra di menù e poi su Aggiungere un nuovo modello. Da' un nome al nuovo modello inserendolo nel campo "Oggetto". Clicca su Salvare come modello quando hai finito.

    Puoi anche cliccare su Comporre e cliccare su Salvare come modello.

  3. Usare un modello
    Per rispondere a un messaggio usando un modello, clicca su Con modello dopo Rispondere, seleziona il modello desiderato, fai le modifiche necessarie al messaggio (il modello non verrà modificato) e clicca su Inviare.

    Per inviare un nuovo messaggio da un modello, clicca su Modelli, seleziona il modello desiderato e fai le modifiche necessarie al messaggio (il modello non verrà modificato e infine clicca su Inviare.

Gestione delle cartelle

  1. Folders
    Ogni messaggio va salvato in una cartella.

    Certe cartelle vengono create automaticamente e non si può cambiare il loro nome, non possono essere eliminate, né spostate: Posta in arrivo (messaggi ricevuti), Posta inviata (messaggi mandati), Cestino, Bozze, Modelli e Spam?.

    Puoi creare altre cartelle per salvare i tuoi messaggi. Puoi anche usare dei filtri per spostare i tuoi messaggi automaticamente nell'apposita cartella.

  2. Creare una cartella
    Select the root folder (one level above the Inbox), display its contextual menu (click on it with the right mouse button or click on the 3 dots next to it) and select New folder. Enter a name and hit the Enter key.
  3. Spostare una cartella
    You have two ways to do this:
    • Select the folder with the mouse and drop it on the destination folder.
    • Display the folder Actions and select Move.
  4. Rinominare una cartella
    Vai a una cartella e seleziona Rinominare nel menù Azioni associato alla cartella.
  5. Eliminare una cartella
    Beware:
    • Deleting a folder means deleting all messages it contains, as well as its subfolders and contents.
    • Once the Trash has been emptied, you can't get the messages back. So, be careful when you empty the Trash.
    • Instead of deleting folders, you can archive them (see the corresponding help section).
    Select the folder, display its Actions and select Delete.

    Note: the folder will be actually deleted when the Trash will be emptied. If you have sent a folder to the Trash by mistake, you will find it there and will be able to move it back. Don't leave it in the Trash as it may be emptied automatically.

  6. Sottocartelle
    Puoi creare delle sottocartelle in tutte le cartelle tranne che in "Posta in arrivo" e "Spam?".

    Per creare una sottocartella, clicca sulla cartella principale nella parte sinistra dello schermo e scegli Nuova cartella nel menù Azioni associato alla cartella.

  7. Number of messages in a folder
    Display the folder Actions to show how much messages they contain. This number does not include messages in subfolders. Of course, subfolders also display how many messages they contain.

    The folders tree displays the number of unread messages, and not the total number of messages.

  8. Spostare un messaggio in una cartella
    You have two ways to do this:
    • Select the message with the mouse and drop it on the destination folder.
    • Display the message Actions and select Move.

Eliminare dei messaggi

  1. Eliminare un singolo messaggio
    Tick or select the message, display its Actions and select Delete. You can also drag and drop it to the Trash.

    Note: the message will be actually deleted when the Trash will be emptied. If you have sent a message to the Trash by mistake, you will find it there and will be able to move it back. Don't leave it in the Trash as it may be emptied automatically.

  2. Eliminare una selezione di messaggi
    Beware:
    • Once the Trash has been emptied, you can't get the messages back. So, be careful when you empty the Trash.
    • Instead of deleting messages, you can archive them (see the corresponding help section).
    The deletion is done folder by folder. You need to a select a folder first. Tick the messages (or select them using the keyboard or mouse), display the Actions and select Delete. You can also drag and drop messages to the Trash.

    Note: messages will be actually deleted when the Trash will be emptied. If you have sent messages to the Trash by mistake, you will find them there and will be able to move them back. Don't leave them in the Trash as it may be emptied automatically.

  3. Svuotare il Cestino
    Display the Trash Actions and select Empty trash.
  4. Vuotatura automatica del Cestino
    Ogni qual volta fai il login, i messaggi che si trovano nel Cestino da più di 7 giorni verranno eliminati automaticamente.

Shared mailboxes

  1. What is a shared mailbox?
    A mailbox is shared when the main email address in Messages is shared with one or more group members.

    If you share your own mailbox, members you have chosen will have full access to it and will therefore be able to manage it with you. They will be allowed to read and send messages, reply, move messages to folders or delete them, etc.

    Likewise, you could also access shared mailboxes.

    Shared mailboxes can be accessed only in the Web interface.
  2. What is a shared mailbox for?
    Share a mailbox to:
    • Delegate its management. For instance, a manager shares their mailbox with this personal assistant(s).
    • Manage a common mailbox (service, department, generic address such as info@example.com, etc.) with several people
  3. Share a mailbox
    Note: not every subscription allows to share one's mailbox, but all subscriptions allow to access a shared mailbox.

    Just like for the other tools, you can only share a mailbox within a group: to share your mailbox with another user, he has to be in at least one group with you.

    Users that connect to a shared mailbox have full access: all folders can be accessed (including those containing messages that you have already sent) and can do anything. They may also see the contacts in your private environment. However, they may not edit them or add new contacts.

    Warning! Don't share your mailbox with just anybody: besides obvious privacy concerns, this could also lead to messages being deleted by anyone you would have shared your mailbox with.

    Please note the following consequences when your share your mailbox:
    • All your private Contacts names and email addresses will be displayed in the recipient email address autosuggest (autocomplete). However, only you may still add, edit or delete private Contacts.
    • All your sender addresses including your aliases are shared as well, so that the right address is selected when replying to a message.
    To share your mailbox, go to Settings, in the Messages section and click on Mailbox sharing. Then, select one or more group members.

    Note: Sharing with all group members in a single click is disabled on purpose. Someone might indeed join the group later and be allowed to access your mailbox without you being warned.
  4. Access a shared mailbox
    If you may access at least one shared mailbox, the environment selector (the pull-down menu which displays "Environment: private" by default) appears in the Messages tool. Browse this menu to get to the shared mailbox. If the sharing has just occurred and the pull-down menu does not appear, please log out and then log in again.

    Please note the following consequences when you access a shared mailbox:
    • If you wish, you may create a signature for the shared mailbox sender address(es). These signatures will be available to you only.
    • Your own Settings for View and Lay-out will be used (default font, for instance).
    • You may manage filters, out of office message and collected addresses.
    • Search looks into the shared mailbox messages.
    • When you open the contacts while writing a new message, mailbox owner contacts will be displayed as well as contacts from groups you and him/her are both members of.
    • When you save a sender as contact from an email, only the groups you and the mailbox owner are both member of are displayed. Of course, you won't be able to add a contact to the group if you have not been granted the Add content right.
  5. Access to Settings (filters, away message)
    If you have access to a shared mailbox, you can manage its filters, away message and collected addresses. Go to the Settings and select the shared mailbox email address in the pull-down menu. Make sure that the Settings are convenient for all the shared mailbox users.

    The following filters are not available for shared mailboxes because they may not access the mailbox owner personal data: notifications (SMS, email, Jabber/XMPP) and tagging.
  6. Address autosuggest (autocomplete) and shared mailboxes
    When you access a shared mailbox, the suggestions come from:
    • the shared mailbox collected addresses (email addresses that are not in the shared mailbox contacts and that have been written to recently)
    • the shared mailbox owner private Contacts
    • the shared mailbox owner sender addresses (in the From pull-down menu)
    Only the shared mailbox owner may create Contacts from collected addresses, because only he/she may create Contacts in their private Contacts. The created Contacts will be available to anyone accessing the shared mailbox.

    Users that access the shared mailbox may only edit and delete collected addresses.
  7. Tags and shared mailboxes
    Each user has their own tags. For tags to work within a shared mailbox, all users that access this mailbox have to agree on a tag list and everyone must create them in their own account. Everyone can also have their own personal tags, provided they are not used in the shared mailbox.
  8. Access from third-party software
    Shared mailboxes you have access to are automatically displayed in IMAP software. Each mailbox appears in a folder with its name after a tilde (~) and has its own folder tree.

    Please note:
    • Third-party mail software display the primary mail account (your own account) and the secondary mail accounts (each shared mailbox you have access to) in a single view, and therefore display several inboxes, trashes, spam folders, etc. Unfortunately, they don't handle operations such as moving a mail to the trash using the keyboard: you will have to manually drag and drop the e-mail to the trash of the shared mailbox, otherwise it will end up in the trash of your own account. $1 just handle commands sent by mail software and cannot move messages in another trash that the one it is asked to use.
    • Shared mailboxes are not available in the mobile synchronisation (Exchange ActiveSync)
    • Although iOS devices display the shared mailbox in IMAP, they don't display messages.
  9. Stop sharing a mailbox
    You can stop sharing your mailbox at any time. Go to the Mailbox sharing, set the mouse on the person you wish to delete and click on the - icon. The changes are taken into account immediately.

Controllare gli indirizzi email esterni (POP3)

  1. POP or IMAP external address?
    If you have other email addresses, you can add them here to get and send messages with these. Most third-party email servers offer POP and IMAP.
    • Choose POP to gather all your email addresses in a single mailbox, the one provided by the Messages tool.
    • Choose IMAP to manage your email addresses in distinct mailboxes. Besides, IMAP makes it easier to manage a single mailbox from several accesses: Web interface, email software on your computer, smartphone, tablet, etc.
  2. Access to external email addresses
    Go to Settings, then Messages, then choose External addresses.
  3. Funzioni
    ContactOffice è in grado di controllare la maggior parte degli indirizzi email esterni: POP3 (ISP), Google, Yahoo, ecc. Questo lo rende possibile di raccogliere tutti i tuoi indirizzi email in un'unica interfaccia che puoi usare ovunque.

    Puoi impostare dei filtri per organizzare i tuoi messagge.

  4. Aggiungere un account POP3
    In External addresses, click on New. Click on one of the main providers if your address comes from them; the server name and the connection security will be handled automatically.

    If your email address is linked with another server, click on Other (POP3). In this case, you have to manually enter the server name. We also advise a secure connection (if available).

    Be careful with the options: messages are deleted from the server by default. You will find more information about the options in this help section.

  5. Option: leave messages on the server
    Messages will be kept on the external server. Be careful when you activate this option, because it can cause two kinds of issues.

    On one hand, if the server is never cleaned up, your inbox might get full and therefore refuse new incoming messages. Be sure to regularly clean up your mailbox on the external server.

    On the other hand, to be able to tell which messages are new, ContactOffice stores a list of already downloaded messages. This list has a limited number of items. If the external server has more messages than the number of items the list can contain, the automatic check will be disabled and the manual check will fail.

  6. Option: download new messages only
    If you leave messages on the external server, be sure to enable this option, so that only new messages are downloaded.
  7. Option: automatic check
    Messages will be downloaded automatically, even if you're not logged in.
  8. Controllo manuale
    Clicca su Scaricare solo questo account o su Scaricare tutti gli account. Apparirà una barra di progressione. Puoi cancellare questo scarico in qualsiasi momento cliccando su Annullare.

    Usa il controllo automatico per evitare le inconvenienze dei controlli manuali.

  9. Indirizzo del mittente per le risposte
    Se controlli degli indirizzi esterni con POP3, bisgona aggiungere questi indirizzi nei tuoi Dati personali. Verrà automaticamente selezionato l'indirizzo corretto quando rispondi a un messaggio.
  10. Modificare un account POP3
    Modificarlo può essere necessario quando c'è un'impostazione sbagliata o se è cambiata la tua password.

    Visualizza l'elenco degli account POP3 cliccando su POP3 e poi clicca su Modificare accanto all'account.

  11. Eliminare un account POP3
    Visualizza l'elenco degli account POP3 cliccando su POP3 e poi clicca sul cestino accanto all'account. L'eliminazione dell'account non ha conseguenze per i messaggi che erano già stati controllati.

Controllare gli indirizzi email esterni (IMAP)

  1. POP or IMAP external address?
    If you have other email addresses, you can add them here to get and send messages with these. Most third-party email servers offer POP and IMAP.
    • Choose POP to gather all your email addresses in a single mailbox, the one provided by the Messages tool.
    • Choose IMAP to manage your email addresses in distinct mailboxes. Besides, IMAP makes it easier to manage a single mailbox from several accesses: Web interface, email software on your computer, smartphone, tablet, etc.
  2. Funzioni
    Puoi controllare delle caselle postali ospitati su un server IMAP di terzi.

    Usando il cliente IMAP, i messaggi vengono semplicemente visualizzati nell'interfaccia dell'ContactOffice, ma non vengono salvati, al fine di evitare un duplice salvataggio. Il server di terzi è l'unico a salvare i messaggi.

    E' normale che il cliente IMAP è un po' lento, perché deve recuperare i messaggi dal server di terzi via Internet, il che è molto più lento che recuperarli dai propri server locali.

    I messaggi che hai mandato dall'ContactOffice vengono salvati nella casella di posta inviata sul server di terzi. Quando scrivi un messaggio, assicurati che l'indirizzo del mittente selezionato è quello impostato nel server a distanza.

    Le seguenti funzioni sono disponibili quando vengono trattate dal server a distanza:

    • Tags (Nota bene: in questo caso, uno tag non può avere spazi)
    • Cercare
    • Selezionare
    Attenzione: Questo cliente IMAP senza capacità di archiviazione non è raccomandato per importare o esportare dei messaggi.
  3. Limiti
    Siccome i messaggi non vengono salvati nell' ContactOffice, il cliente IMAP ha dei limiti. Le seguenti funzioni non sono disponibili:
    • Ricevute
    • Filtri
    • Commenti riguardo a un messagio
    • Archiviazione
    • Threads
    • Importare messaggi in un server a distanza

    Per lo più:

    • Non è possibile spostare una cartella tra un indirizzo IMAP e il tuo indirizzo principale. Questa funzione non è pensata per importare dei messaggi.
    • I messaggi con degli allegati non vengono visualizzati come tali (non ci sono le icone degli allegati)
    • I messaggi ai quali è stato risposto o che sono stati inoltrati vengono visualizzati come tali, ma non per più tempo della durata della sessione attuale.
    • Per usare un cliente IMAP, devi avere un indirizzo principale nell'ContactOffice, anche se non lo usi.
  4. Access to external email addresses
    Go to Settings, then Messages, then choose External addresses.
  5. Impostazioni
    • Selezionare IMAP nei Server a distanza menu.
    • Clicca su Aggiungere.
    • Nel campo e-mail, inserisci l'indirizzo email esatto sul server a distanza. Questo indirizzo email verrà automaticamente aggiunto ai tuoi dati personali, in modo tale da poterci inviare dei messaggi.
    • Nel campo tipo scegli tra una connessione IMAP or IMAP-S (secured). Nota bene: è possibile che il tuo server a distanza non accetta la connessione IMAPS-S.
    • Alla fine, inserisci l'indirizzo del server a distanza, cosi' come il tuo login e la tua password.
    • Clicca su Salvare e seleziona la casella di fronte al server a distanza per attivarlo.
    Una volta fatto il set-up, apparirà una nuova cartella nello strumento Messaggi. Il suo nome è l'indirizzo e-mail sul server a distanza.

    Nota bene: Certi server IMAP salvano tutte le cartelle nella posta in arrivo. Per questo motivo, ContactOffice visualizzerà i messaggi della casella della posta in arrivo nella cartella principale (quella con il nome come quello dell'indirizzo email sul server a distanza) e non in una cartella chiamata "Posta in arrivo". Anche le altre cartelle appariranno in questa cartella principale.

L'accesso con software POP3

  1. Funzioni
    Se il tuo tipo di abbonamento lo permette, puoi controllare la tua casella postale con un software tradizionale.
  2. Software compatibili
    Tutti i software POP3: Microsoft Outlook, Windows Mail, Thunderbird, Apple Mail, ecc.
  3. Impostazioni del software
    Crea un nuovo account nel software email usando le impostazioni seguenti:
    • Account POP3: NOME UTENTE
    • Password dell'account POP3: la tua password ContactOffice
    • Server POP3. pop.contactoffice.com
    Per assistenza su come creare un account nel tuo software, vedi la documentazione del software stesso.
  4. il relay SMTP
    Con il relay SMTP (server in uscita) non c'è bisogno di cambiare il server SMTP sul tuo portatile ogni qual volta ti connetti a un'altra rete.

    Créez un nouveau serveur d'envoi dans votre logiciel et introduisez les paramètres suivants:

    • Identifiant: NOME UTENTE
    • Mot de passe: votre mot de passe sur ContactOffice
    • Serveur SMTP: smtp.contactoffice.com
    • Port: 465
    • Chiffrement: TLS/SSL
    • Authentification: normale (également appelée LOGIN ou PLAIN)
    Ces paramètres protègent votre mot de passe et assurent la sécurité de la connexion.

    Attenzione: Questo relay SMTP non va usato per inviare delle email spam o degli invii multipli (autorizzati o non). Per garantire la qualità del servizio, il numero di messaggi che puoi inviare e il numero di destinatari per messaggio sono limitati. In caso di abuso, l'amministrazione bloccherà il tuo accesso al relay SMTP senza preavviso.

  5. L'accesso a POP3 e le interfacce di rete
    Se configuri il software di email per lasciare dei messaggi sul server, potrai accederli in qualsiasi momento usando l'interfaccia di rete. Attento a non raggiungere lo spazio massimo consentito della tua casella postale; altrimenti i messaggi in arrivo verranno rifiutati.

    Se configuri il tuo software per eliminare i messaggi dal server, questi verranno spostati nel Cestino quando li scarichi. Non c'è bisogno di usare l'interfaccia di rete ogni tanto per svuotare il Cestino: verrà svuotato automaticamente se c'è bisogno di spazio sul disco per dei messaggi nuovi.

    Se usi dei filtri che spostano i messaggi in altre cartelle, non sarà possibile scaricare questi messaggi con il tuo software POP3. Non verranno scaricati nemmeno i messaggi della cartella "Spam?": bisogna connetterti all'interfaccia di rete ogni tanto per controllare se ci sono dei messaggi validi in questa cartella. IMAP4 non ha queste limitazioni.

L'accesso con il software IMAP4

  1. Funzioni
    Se il tuo tipo di abbonamento lo permette, puoi controllare la tua casella postale con un software tradizionale.

    Vantaggi di IMAP rispetto al POP3

    • IMAP ti permette di accedere a tutti i tuoi messaggi (le cartelle personali e i messaggi inviati inclusi), mentre con POP3 puoi ricevere solo i messaggi nuovi nella posta in arrivo. In altre parole, IMAP ti permette di sincronizzare tra ContactOffice e un software di posta. La sincronizzazione può essere limitata alle cartelle che usi più spesso. Inoltre, se imposti il tuo software di scaricare i messaggi completamente (e non solo i titoli), puoi usare i tuoi messaggi fuori linea.
    • IMPAP mantiene sempre i messaggi sul server. Secondo le circostanze, puoi accedere ai tuoi messaggi usando l'interfaccia di rete ContactOffice o il tuo software di posta, senza il rischio di perdere qualche messaggio.
    • IMAP è più veloce perché scarica solo i titoli (mittente, oggetto, ecc.). Quando vuoi leggere il messaggio, il resto del contenuto (il testo del messaggio e gli allegati) viene scaricato. Il tuo computer deve quindi essere connesso a Internet se vuoi leggere la tua posta (tranne per i messaggi che erano già stati scaricati completamente).
  2. Software compatibili
    Tutti i software IMAP4: Microsoft Outlook, Windows Mail, Thunderbird, Apple Mail etc.
  3. Impostazioni del software
    Crea un nuovo account nel software di posta usando le impostazioni seguenti:
    • Account IMAP4: NOME UTENTE
    • Password dell'account IMAP4: la tua password di ContactOffice
    • Server IMAP4: imap.contactoffice.com
    Per assistenza su come creare un account nel tuo software, vedi la documentazione del software.

    Consigli

    • Siccome i nomi delle cartelle non sono standardizzati, il software potrebbe rilevare solo la posta in arrivo e il Cestino. Altre cartelle (Posta Inviata e Bozze) potrebbero non essere rilevate e il software potrebbe creare le sue cartelle. Puoi costringere il software a usare le cartelle dell'ContactOffice cambiando le impostazioni dei nomi delle cartelle in "Elementi Inviati" (non "Posta Inviata") e "Bozze". In Outlook, visualizza le proprietà degli account IMAP, seleziona la scheda IMAP e modifica il nome della cartella.
    • La prima volta che Outlook si connette, solo la posta in arrivo sarà contrassegnata per la sincronizzazione. Contrassegna altre cartelle se vuoi che vengono sincronizzate.
    • Quando rispondi a un messaggio usando il software, la risposta verrà salvata in una cartella chiamata "Elementi inviati". Puoi trascinare e rilasciare questo messaggio alla cartella "Posta inviata" di ContactOffice oppure modificare le impostazioni del tuo software per usare automaticamente la suddetta cartella.
  4. il relay SMTP
    Con il relay SMTP (server in uscita) non c'è bisogno di cambiare il server SMTP sul tuo portatile ogni qual volta ti connetti a un'altra rete.

    Créez un nouveau serveur d'envoi dans votre logiciel et introduisez les paramètres suivants:

    • Identifiant: NOME UTENTE
    • Mot de passe: votre mot de passe sur ContactOffice
    • Serveur SMTP: smtp.contactoffice.com
    • Port: 465
    • Chiffrement: TLS/SSL
    • Authentification: normale (également appelée LOGIN ou PLAIN)
    Ces paramètres protègent votre mot de passe et assurent la sécurité de la connexion.

    Attenzione: Questo relay SMTP non va usato per inviare delle email spam o degli invii multipli (autorizzati o non). Per garantire la qualità del servizio, il numero di messaggi che puoi inviare e il numero di destinatari per messaggio sono limitati. In caso di abuso, l'amministrazione bloccherà il tuo accesso al relay SMTP senza preavviso.

  5. L'accesso IMAP e l'interfaccia di rete
    Usare IMAP4 non ha influenza sull'interfaccia di rete.

    Quando elimini un messaggio dal tuo software, il suo titolo verrà barrato nell'interfaccia di rete di ContactOffice. Ciò significa che il messaggio è stato eliminato dal software ma non dal server. Per eliminarli anche dal server, usa un comando speciale nel tuo software ("Svuota cartella posta eliminata" nel menù Modifica di Outlook).

  6. Importare ed esportare dei messaggi
    Con l'uso di IMAP4, è facile importare delle email già ricevute o inviate usando il software di posta o vice versa, esportare delle email in un software tradizionale.

    Nel tuo software, i messaggi sono legati a un account esistente; lo chiameremo l'account ordinario. Crea un altro account (un account IMAP4 connesso all'ContactOffice) e poi sposta le cartelle o i messaggi da un account a un altro usando l'opzione trascinare e rilasciare. Alla fine, elimina l'account IMAP4.

    • Per importare dei messaggi: sposta le cartelle o i messaggi dall'account ordinario all'account IMAP4.
    • Per esportare dei messaggi nel tuo software: sposta le cartelle o i messaggi dall'account IMAP4 al tuo account ordinario.

Sincronizzazione dispositivi mobili

  1. Funzionalità
    Sincronizzare le app dello smartphone (iPhone, iPad, Android, ecc.) con ContactOffice Messaggi, Calendari, Contatti. Accedere ContactOffice ai dati direttamente dalle app (es: Calendario di iPhone) e sincronizzarle.

    Puoi sincronizzare più dispositivi, ContactOffice è il server.

    Nel caso di problemi durante la sincronizzazione (caduta della connessione, mancanza di corrente, ecc.), la sincronizzazione successiva assicurerà l'aggiornamento dei dati su ContactOffice.

    Questa sincronizzazione mantiene i dati già presenti nel tuo smartphone.

  2. Local data and server data
    Data already present on your mobile device always remain. Data present on ContactOffice will be added in a different "layer": if you disable the mobile sync, this layer will disappear.

    Your device needs to know where the data you create has to be stored: in the device or on ContactOffice. For calendar and contacts, please make sure to select your ContactOffice account in the respective apps.
  3. iPhone/iPad
    1. Make sure you are connected to a reliable and fast network.
    2. Go to your device 'Settings'.
    3. Tap 'Passwords & Accounts'.
    4. Under 'Accounts', tap 'Add Account'.
    5. Tap 'Exchange'.
    6. Enter your ContactOffice email address and a description such as 'ContactOffice'
    7. Tap 'Next'
    8. An alert appears: "Sign in to your ContactOffice Exchange account using Microsoft?". Tap 'Configure Manually', as your ContactOffice account is not hosted on Microsoft servers.
    9. Enter your ContactOffice password.
    10. Tap 'Next'
    11. Enter the server: office.contactoffice.com. Enter the Username: NOME UTENTE (your ContactOffice username)
    12. Tap 'Next' and your device will check the settings. By default, it will synchronize 5 data types (Mail, Contacts, Calendars, Reminders and Notes). Turn off Reminders and Notes because ContactOffice doesn't handle them. Turn off other tools if necessary.
      Tap 'Save'.
      At this point, data starts being synchronized. The time needed for the first synchronization to complete depends on the amount of data.
    13. By default, your device synchronizes Mail for 1 month. You can set a different setting in 'Passwords & Accounts' > 'ContactOffice' > 'Mail Days to Sync'.
    Note: help for iOS 12.
  4. Android (Samsung, etc.)
    As many versions of the Android platform coexist, it is impossible to give a step-by-step guide for each of them.

    As a general rule:

    1. Make sure you are connected to a reliable and fast network.
    2. Go to your device 'Settings'.
    3. Go to the 'Accounts' tab and tap on 'Accounts' under 'My accounts'.
    4. Tap on 'Add account'.
    5. Tap on 'Microsoft Exchange ActiveSync'.
    6. Enter connection settings for ContactOffice, probably in 'Manual settings':
      • email address: your ContactOffice email address
      • Login: NOME UTENTE
      • Password: your ContactOffice password
      • Server: office.contactoffice.com
      • TLS/SSL: yes
    7. Your device now tries to communicate with the server.
      Note: It can take a few minutes for data to show up.
    8. Change the settings to your liking.
    9. Give a name to this connection and tap on 'Done'.
    10. The data sync starts.
      Otherwise, you can start it manually: go back to step 2 and 3 and then tap on 'Sync all'.
      The time needed for the first synchronization to complete is related to the amount of data.
  5. Other
    All devices and software that can synchronize with an Exchange server (ActiveSync protocol) can synchronize with ContactOffice:
    • Windows Mail (Windows 8 & Windows 10)
    • eM Client
    • etc.
    Use as settings your username (NOME UTENTE) and ContactOffice password, your email address and as server name: office.contactoffice.com. Use a secure connection if it's available.

Sincronizzazione con Outlook

  1. Funzionalità
    Outlook (>=2013) si sincronizza direttamente con ContactOffice.

    Puoi sincronizzare la posta, i contatti e il calendario tra ContactOffice e Outlook. I dati di ContactOfficeappariranno dentro Outlook, ma in un account separato.I dati già presenti in Outlook non appariranno in ContactOffice, a meno di importarli dentro ContactOffice.

    NB: Outlook si sconnetterà dal server in caso di problemi di sincronizzazione. Per riconnettersi al server, selezionare la scheda "Invia/Ricevi" e cliccare due volte sul bottone "Offline".

  2. Impostazioni
    1. Select the "File" tab
    2. Select "Info" in the left column (if not already selected), then click on the "Add Account" button
    3. Select "Manual setup or additional server types". Click on "Next".
    4. Select "Outlook.com or Exchange ActiveSync compatible service". Click on "Next".
    5. Fill in your name, your email address, the server (office.contactoffice.com), your username (NOME UTENTE) and ContactOffice password. Click on "Next"
    6. Click on "Finish"


    "The server cannot be found" (Outlook 2016)
    If you have entered the correct server value above and get the error "The server cannot be found" in Outlook 2016 (version 16.0.8431.2079 or later), it is because a Microsoft upgrade set your Outlook to connect to Office 365 using Simplified account creation". You can disable this behaviour by following the steps explained here.

Conferme di lettura

  1. Definizione
    Una conferma di lettura conferma che il messaggio è stato aperto dal destinatario, ma non garantisce che il messaggio è stato letto. Tuttavia, il destinatario non è tenuto a inviare una conferma, neanche quando ha letto il messaggio. Il suo software email potrebbe anche non offrire questa opzione.

    La conferma di lettura è una email; il suo contenuto cambia secondo il software dell'email. Di solito, l'oggetto è identico a quello del messaggio originale.

  2. Richiedere una conferma di lettura
    Mentre scrivi un messaggio, contrassegna la casella Richiedere conferma di lettura.
  3. Inviare una conferma di lettura
    Quando un messaggio in arrivo richiede una conferma di lettura, appare il testo: "Il mittente del messaggio ha chiesto la conferma di lettura di questo messaggio. Desideri informare il mittente?". Clicca su Sì o No.

Priorità

  1. Definizione
    La priorità di una email informa il destinatario dell'urgenza del messaggio. Non ha nessun effetto sui server della posta elettronica: un messaggio con priorità alta non verrà inviato più velocemente.
  2. Impostare una priorità
    Mentre scrivi un messaggio, selezionane la priorità nel menù a tendina accanto a Priorità. L'impostazione standard è "normale".
  3. View the priority
    A message with a high or the highest priority is displayed with a red exclamation mark.

Tags

  1. What are tags for?
    Tags allow for organizing your data with labels such as Urgent, Important, etc. and/or by project, client, etc. The first step is to create your own tags.
  2. Access to the tags
    Select any data, display its Actions and select Tags.
  3. Create a tag
    Display the tags of any data and click on Add. Enter the new tag name and choose a colour (optional).
  4. Edit a tag
    Tag names cannot be edited. However, you can change their colours.
  5. Delete a tag
    In the left part of the screen, display the tag Actions and select Delete.
  6. Tag an item
    Select Tags in the item Actions. In the tag window, tick one or more checkboxes, depending on the tags you wish to set. Later, you will be able to select other tags or unselect the current ones.

    Another method: select a Tag on the left without releasing the mouse button and move it to the item (drag & drop). You can also start from the item and drop it on the Tag.

  7. Display data with a given tag
    There are two ways to do this:
    • Click on a tag in the left part of the screen. If the tag list is not displayed, open it by clicking on the triangle. To get back to the normal display, click on the current folder (My calendar, My contacts, etc.)
    • Open the advanced search and select a tag.
  8. Set a tag with the filters
    Filters can set a tag automatically on some conditions (sender, subject, etc.)
  9. Tags synchronisation with third-party software
    If you access your emails with third-party IMAP software that handle tags, these will be synchronised provided they exist both in the IMAP software and in ContactOffice. Tags won't be created automatically.

    Note: Outlook 2016 does not support tags (or categories).

Commenti

  1. Add a comment
    You can add a comment to an email. It will be separate from the email itself and only you will view it.

    Select Comment in a message Actions. Messages with a comment appear with a special icon.

  2. Set a comment with the filters
    Filters can set a comment automatically on some conditions (sender, subject, etc.)

Antispam

  1. Definizione
    L'antispam è attivo a livello del server email e scansiona ogni nuovo messaggio per eliminare automaticamente lo spam (messaggi commerciali non richiesti).

    I filtri vengono eseguiti dopo lo il controllo antispam: la risposta automatica (che è un filtro speciale) non risponderà a una email di tipo spam.

  2. Notifiche
    I messaggi che vengono considerati spam vengono spostati automaticamente nella cartella "Spam?". Ogni tanto, controlla se sono stati archiviati come spam dei messaggi validi.
  3. Mark a message as not spam
    It happens that a normal message is flagged as spam and is therefore located in the Spam? folder. If you wish to report this message, select Mark in the Actions and then choose As not spam. The message is automatically moved to the Inbox and the system will improve over time.
  4. Mark an email as spam
    If a spam has not been detected as such and you wish to report it, select Mark in the Actions and then choose As spam. The message is automatically moved to the Spam? folder and the system will improve over time.
  5. Empty the Spam folder
    In the Spam folder Actions, select Delete all spams to delete them immediately, without moving them to the Trash.
  6. Whitelist
    Nessun filtro antispam verrà applicato ai messaggi in ingresso sugli indirizzi e dominî presenti nella tua white list: non saranno mai rifiutati, né finiranno nella cartella Spam. Verranno però rifiutati messaggi contenenti virus noti.

    Attenzione: la whitelist contiene indirizzi e-mail e non persone, uno spammer potrebbe usare come mittente un indirizzo presente nella tua whitelist.

    Vai in Parametri, Poi Messaggi e quindi White-list. Clicca su Aggiungere e-mail o dominio.
    • Per far passare tutti gli indirizzi della tua società, aggiungi semplicemente la parte destra, cioè il dominio (es. nomeazienda.com). Consigliamo di non aggiungere dominî con milioni di indirizzi e-mail, quali gmail.com
    • Per far passare un singolo mittente, inserisci la sua e-mail
    • Per disabilitare completamente l'antispam, clicca la casella Disattivare l'antispam per tutti i messaggi in arrivo.
  7. Spam folder and white list
    If you move a message from the Spam folder, you will be asked if you want to whitelist the sender email address or domain. No more emails sent by this address or domain will end up in the Spam folder then.

Importare

  1. Importare file
    Puoi importare delle email nel formato .eml (Outlook).
    1. Salvare i file .eml in una cartella dal nome "posta"
    2. Se vuoi, salva i file .eml in delle sottocartelle delle quali i nomi sono uguali a quelli delle cartelle dell'ufficio virtuale: "Posta in arrivo", "Posta inviata", ecc. Se la sottocartella non esiste nell'ufficio virtuale, verrà creata automaticamente.
    3. Comprimi la cartella della posta
    4. Clicca su Importare e seleziona il file compresso.
  2. Importare ed esportare dei messaggi
    Con l'uso di IMAP4, è facile importare delle email già ricevute o inviate usando il software di posta o vice versa, esportare delle email in un software tradizionale.

    Nel tuo software, i messaggi sono legati a un account esistente; lo chiameremo l'account ordinario. Crea un altro account (un account IMAP4 connesso all'ContactOffice) e poi sposta le cartelle o i messaggi da un account a un altro usando l'opzione trascinare e rilasciare. Alla fine, elimina l'account IMAP4.

    • Per importare dei messaggi: sposta le cartelle o i messaggi dall'account ordinario all'account IMAP4.
    • Per esportare dei messaggi nel tuo software: sposta le cartelle o i messaggi dall'account IMAP4 al tuo account ordinario.

Archiviazione in corso

  1. Definizione
    L'archiviazione ti permette di esportare dei messaggi per liberare spazio sul disco senza eliminare vecchi messaggi.

    I messaggi vengono archiviati in un file con l'estensione .eml (formato Outlook), compressi in un file .zip e messi nello strumento Documenti (se c'è abbastanza spazio).

  2. Creare un archivio
    • Vai alla cartella (o alla sottocartella) della quale desideri archiviare i messaggi.
    • Se desideri archiviare solo dei vecchi messaggi, selezionali contrassegnando tutte le apposite caselle.
    • Poi clicca su Archiviare e decide se archiviare solo i messaggi selezionati, tutti i messaggi, o tutti i messaggi della cartella prima di una certa data.Un'opzione ti permette di eliminare tutti i messaggi dopo l'archiviazione.
    • L'archivio viene creato automaticamente e viene messo nello strumento Documenti, se c'è abbastanza spazio libero. Il nome del file di archivio è la data di creazione ma è possibile cambiarlo.
  3. Usare un archivio
    Puoi salvare il tuo archivio nello strumento Documenti e/o scaricarlo sul tuo computer.

    Per leggere un archivio, scaricalo e aprilo con un doppio clic. Appare l'elenco di tutti i messaggi archiviati; sono nel formato .eml (compatibile con Outlook). Apri un messaggio con un doppio clic.

Stampare

  1. Stampare dei messaggi
    Display the message Actions and select Print.

Parametri

  1. Access to Settings
    There are several ways to access the Settings:
    • From any tool, click on the "..." button in the Actions and then choose Settings.
    • Click on your name in the right upper part of the screen to display the menu and choose Settings.
    • In the horizontal toolbar, choose the Settings icon. Note: this icon has been removed in the latest versions.
  2. Display external images
    If there are external images in a message, i.e., images hosted on a server and not directly in the message, they are not displayed. Indeed, external images can inform the sender that you have opened the message. They can deduce from that, for instance, that your email address is valid and active. This is useful information for a spammer.

    However, if you wish external images to be always displayed, activate this option.

  3. Compact mode
    In compact mode, the messages list in a folder displays a larger number of messages, because each of them is reduced to one line instead of two.
  4. Trasferimento automatico
    Clicca su Preferenze nella barra di menù. Accanto a Inoltro automatico di tutti i messaggi in arrivo a, inserisci un indirizzo email. I messaggi inoltrati verranno automaticamente eliminati.

    Per disattivare l'inoltramento automatico, elimina l'indirizzo inserito.

    Avviso: Attenzione a non creare un loop! Se l'indirizzo inserito per l'inoltramento automatico inoltra al primo indirizzo email, crea un loop e causerà la moltiplicazione infinita di messaggi. Se inserisci un indirizzo esterno POP3 e inoltri tutti i messaggi in arrivo a quell'indirizzo, anche in questo caso verrà creato un loop.

  5. Messaggio in assenza
    Attiva l'avviso di assenza quando non puoi accedere alla tua casella per un certo periodo (vacanza, viaggio, ecc.). Puoi specificare le date di inizio e fine. Puoi anche modificare l'oggetto e il messaggio automatico. Ti consigliamo di inserire un messaggio personalizzato per indicare la data di rientro, chi contattare in caso di urgenza, ecc.

    Un singolo corrispondente verrà avvisato una volta sola per ogni attivazione del risponditore automatico. Tuttavia ciò vale solamente i primi 100 destinatari, i successivi riceveranno un messaggio di assenza ogni volta che ti scriveranno.
  6. Email notification
    I messaggi in arrivo possono essere notificati a un altro indirizzo e-mail. Seleziona "Una volta" se desideri essere notificato se è arrivato almeno un nuovo messaggio oppure seleziona "Ogni e-mail" se vuoi essere notificato per ogni email in arrivo. Puoi anche creare un filtro se desideri essere notificato solo per certi mittenti o oggetti.
  7. SMS notification
    Messaggi in arrivo possono essere notificati al tuo cellulare. Seleziona "Una volta" se vuoi essere notificato se almeno un nuovo messaggio è arrivato, oppure seleziona "Ogni email" per essere notificato per ogni email in arrivo. Puoi anche creare un filtro se desideri essere notificato solo per certi mittenti o oggetti.

Account

  1. Dimensioni massime
    Indipendentemente dal tipo di abbonamento, un messaggio in arrivo non deve superare i 50 MB.

    Il limite massimo per un messaggio in arrivo (testo e allegati) dipende anche dallo spazio disponibile nella tua casella postale, secondo lo spazio sul disco e il tipo di abbonamento e anche dallo spazio già usato. Un indicatore dello spazio libero appare sotto l'elenco delle cartelle.

    Per aumentare lo spazio di archiviazione disponibile, archivia o elimina dei vecchi messaggi o aumenta il livello del tuo abbonamento.

  2. Suffissi degli indirizzi email ("plus addressing")
    Puoi attribuire a qualcuno o inserire in un modulo Web un indirizzo email con suffisso, in modo tale da renderti conto quando il tuo indirizzo email è stato inoltrato a un terzo. Se il tuo indirizzo email ha il formato nome.cognome@example.com, un indirizzo con suffisso ha il formato nome.cognome+suffisso@example.com. Esempio: con mario.rossi@example.com, puoi usare mario.rossi+amazon@example.com.
  3. Alias
    Un alias è un secondo indirizzo di posta elettronica per lo stesso account. I messaggi inviati all'alias arrivano quindi nella stessa cartella.

    Per creare un alias, seleziona Parametri in alto a destra del tuo account, poi nella colonna sinistra sotto Messaggi la voce Alias. Clicca su Nuovo e scrivi il nome che preferisci. Il dominio (la parte a destra della @) deve corrispondere a quello del tuo indirizzo principale.

    Il tipo di abbonamento definisce quanti alias puoi attivare.

Indirizzo email con il tuo nome di dominio

  1. What is an email address with own domain?
    Anziché un indirizzo email creato sul nome di dominio dell'ufficio virtuale, puoi usare il tuo dominio direttamente sui nostri server. I nostri server diventeranno così i server ufficiali per la posta elettronica del tuo nome di dominio.

    Consizioni

    • Devi essere in possesso di un nome di dominio.Noi non vendiamo nomi di dominio: se non ne hai uno, contatta un rivenditore.
    • Devi essere in possesso di un account a pagamento.

    Implicazioni

    • Se esiste già, l'indirizzo email con il nome di dominio di ContactOffice verrà distrutto e potrà essere dato a un altro utente. Se usi questo indirizzo, dovresti avvisare i tuoi contatti del cambio indirizzo.
    • Tutti i messaggi inviati a qualsiasi indirizzo del tuo nome di dominio arriverà sui nostri server: perciò non è possibile trasferire solo una parte degli indirizzi.
  2. Add an email domain
    Go to Settings > Messages and then Email domains. Click on Add an email domain. Enter a domain name. Choose a validation method to prove that you own the domain: add a file on the domain website or a record in the DNS. Follow the instructions on the screen and click on Validate.

    Once the domain is validated, the next steps will appear in the wizard: email servers for your domain (MX) and precautions to prevent sending messages by a third-party (SPF, DKIM and DMARC). Follow the instructions in the wizard.

    Your subscription sets the number of email domains you may add.
  3. Delete an email domain
    You can delete an email domain only if there are no email addresses using it in ContactOffice. If there are still addresses using the domain, you may keep the accounts but you will need to replace these.

    In the domains list, bring the pointer on the domain and click the deletion icon.
  4. Replace your own email address with an address on your domain
    If your main address is on the ContactOffice domain, you can replace it by an address on one of your domains.

    First, create the domain in your ContactOffice account. Then:
    • If you have no Users and don't plan to have any: please contact support.
    • If you have Users: go to Settings > Administration > Users. Select your account and edit your email address.

      Note: if you have just validated your email domain, you will need to log out and log in again for the users list to be displayed.
    If you wish to keep your ContactOffice address, recreate it as an alias.
 

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